Firmenkarten für Mitarbeitende: die Belegpflicht bleibt

Die Pflicht verteilt sich, sie verschwindet nicht

Steuerlich ist es unerheblich, wer die Karte in der Hand hält. Es bleibt bei dem Satz, der jede Buchung trägt: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden." (GoBD Rz. 61).

Organisatorisch ändert sich dagegen viel. Die Person, die den Beleg bekommt, ist nicht mehr die Person, die ihn braucht. Zwischen beiden liegen Reisetage, Postfächer und Jackentaschen — und die Fristen der zeitgerechten Erfassung laufen unterdessen weiter.

Der teuerste Einzelposten in dieser Kette ist der Vorsteuerabzug. Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Kartenumsatz ohne Händlerbeleg erfüllt das nicht, egal wie eindeutig die Zahlung dokumentiert ist.

Was eine Kartenrichtlinie regeln sollte

• Wer eine Karte bekommt, mit welchem Limit und für welche Ausgabenarten.
• Bis wann der Beleg eingereicht ist. Das ist eine betriebliche Frist — steuerlich gibt es keine Einreichungsfrist für Mitarbeitende, wohl aber Erfassungsfristen für den Betrieb.
• Wie mit privaten Umsätzen verfahren wird und über welchen Weg sie ausgeglichen werden.
• Wer freigibt und ab welchem Betrag eine zweite Person mitzeichnet.
• Was bei einem verlorenen Beleg passiert: Eigenbeleg mit Datum, Empfänger, Art der Leistung, betrieblichem Anlass und Betrag — als Ausnahme, nicht als Standardweg.
• Wo der Beleg abgelegt wird. Ein privates Postfach ist kein Archiv.

Was der Beleg tragen muss

Die Grenzen, die nicht verhandelbar sind

Privatausgaben auf der Firmenkarte

Der Kartenumsatz ist da, der betriebliche Anlass fehlt: Das ist der häufigste Streitfall bei ausgegebenen Karten. Buchhalterisch gehört ein solcher Umsatz nicht in den Aufwand, sondern in die Abrechnung mit der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber — als offener Posten, der ausgeglichen wird.

Wichtig ist der Zeitpunkt. Wer solche Positionen zunächst im Aufwand belässt und sie zum Jahresende „herausrechnet", hat für Monate eine Buchführung geführt, die die tatsächlichen Verhältnisse nicht abbildet. Die Korrektur muss außerdem nachvollziehbar bleiben: § 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Eine Vorsteuer entsteht aus solchen Positionen ohnehin nicht, und ein Eigenbeleg hilft hier nicht weiter — er ersetzt einen fehlenden Fremdbeleg, nicht einen fehlenden betrieblichen Anlass.

Der Beleg entsteht unterwegs

Die GoBD honorieren die frühe Sicherung ausdrücklich: Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung und längerer Fristen nicht (Rz. 52). Gleichzeitig gilt dann, dass eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig ist.

Für die Erfassung im Ausland ist die Lage ebenso klar. Sie ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden; die GoBD nennen als Beispiel Belege über eine Dienstreise im Ausland (Rz. 130, 136).

Was eine Richtlinie an dieser Stelle leisten muss, ist die Organisationsanweisung nach GoBD Rz. 136: wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt, welches Schriftgut, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung verlangt ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler protokolliert werden. Ohne sie ist das Scannen unterwegs eine Praxis ohne Grundlage.

Gibt es eine gesetzliche Frist, bis wann Mitarbeitende ihre Belege einreichen müssen?

Für Mitarbeitende nicht. Die Fristen treffen den Betrieb: unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung darf den Ablauf des Folgemonats nicht ohne vorherige Grundaufzeichnung überschreiten (Rz. 52). Eine betriebliche Einreichungsfrist ist deshalb sinnvoll, aber arbeitsrechtlich zu vereinbaren.

Darf ein Beleg mit dem Smartphone abfotografiert werden?

Ja. Die bildliche Erfassung darf mit den verschiedensten Arten von Geräten erfolgen, Smartphones sind in GoBD Rz. 130 ausdrücklich genannt. Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, und wird per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur mit aufzubewahren.

Was passiert, wenn ein Mitarbeitender privat mit der Firmenkarte zahlt?

Der Umsatz ist keine Betriebsausgabe und gehört in die Abrechnung mit der betreffenden Person. Wie das im Betrieb geregelt wird, ist eine arbeitsrechtliche Frage des Einzelfalls; die lohnsteuerliche Einordnung hängt an der konkreten Vereinbarung und sollte vor der Kartenausgabe geklärt sein.

Können wir für fehlende Belege pauschal Eigenbelege schreiben?

Der Eigenbeleg ist zulässig, aber systematisch die Ausnahme vom Fremdbelegprinzip (GoBD Rz. 61). Er trägt den Betriebsausgabenabzug, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug. Eine Häufung ist ein Prüfungsschwerpunkt, auch wenn jeder einzelne Beleg für sich sauber ist.

Wie viele Karten sind sinnvoll?

Das ist keine steuerliche, sondern eine organisatorische Frage. Steuerlich zählt, dass zu jedem Umsatz ein Beleg vorliegt, dass er zeitgerecht erfasst und unveränderbar abgelegt ist und dass sich der Vorgang lückenlos verfolgen lässt (GoBD Rz. 32, 33). Jede zusätzliche Karte vervielfacht genau diese Pflichten.

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