Fehlender Kreditkartenbeleg: der Weg zurück zur Buchung
Auf der Abrechnung steht eine Position, zu der niemand einen Beleg findet. Die Buchung soll trotzdem stehen, der Monat soll schließen. Dafür gibt es einen geordneten Weg — und drei Stellen, an denen er regelmäßig verlassen wird.
Stand: 07. August 2026
Die Abrechnung ist der Zahlungsnachweis, nicht der Leistungsnachweis
Eine Kreditkartenabrechnung zeigt, dass gezahlt wurde: Händler, Datum, Betrag. Was geleistet wurde, zu welchem Steuersatz und aus welchem betrieblichen Anlass, steht dort nicht. Die GoBD verlangen für jeden Geschäftsvorfall den Beleg urschriftlich oder als Kopie der Urschrift; ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61).
Für die Umsatzsteuer ist die Trennung hart. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Abrechnungszeile ist keine Rechnung, und auch die Buchung auf dem Kartenkonto ersetzt sie nicht.
Eine verwandte Frage hat die GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 geklärt: Der Nachweis, den ein Zahlungsabwicklungsdienst über die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugt, ist nicht aufbewahrungspflichtig — es sei denn, er wird als Buchungsbeleg verwendet, ist die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst oder gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle (Rz. 121). Wer einen Zahlungsnachweis zum Buchungsbeleg macht, weil der Leistungsbeleg fehlt, fällt genau in diese Ausnahme.
Der Reihe nach: vier Wege, bevor der Eigenbeleg kommt
- Zweitschrift beim Händler anfordern. Das ist der Regelweg und meist der schnellste — bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen ohnehin die vier Angaben des § 33 UStDV, sodass eine Neuausstellung kaum Aufwand macht.
- Das eigene Postfach durchsuchen. Kartenumsätze aus dem Netz kommen fast immer mit einer Rechnung per E-Mail oder liegen im Kundenkonto des Anbieters zum Herunterladen bereit.
- Beim Mitarbeitenden nachfragen, und zwar mit der konkreten Position: Händler, Datum, Betrag. Eine pauschale Bitte um „alle fehlenden Belege" bringt am Monatsende nichts zurück.
- Prüfen, ob überhaupt ein betrieblicher Anlass bestand. Eine privat veranlasste Position gehört nicht in den Aufwand, sondern zurück an die zahlende Person — nicht in einen Eigenbeleg.
Was welcher Nachweis leistet
| Nachweis zur Kartenposition | Vorsteuerabzug | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung mit den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG | ja | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto | ja | § 33 UStDV |
| Fahrausweis | ja | § 34 UStDV |
| Eigenbeleg | nein | GoBD Rz. 61, § 15 UStG |
| Abrechnungszeile ohne weiteren Beleg | nein | GoBD Rz. 61 |
Was den Abzug trägt und was ihn kostet
Trägt: Ein zeitnah erstellter Eigenbeleg mit Datum des Vorgangs, Zahlungsempfänger, Art der Leistung, betrieblichem Anlass, Betrag und einer Verknüpfung zur Kartenposition trägt den Betriebsausgabenabzug.
Trägt nicht: Vorsteuer aus dem Eigenbeleg. Der Abzug setzt eine Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); der Betriebsausgabenabzug kann bleiben, die Vorsteuer ist weg.
Trägt nicht: „Diverse" oder „Onlinehändler" als Empfänger. Nach § 160 AO kann der Betriebsausgabenabzug versagt werden, wenn der Zahlungsempfänger auf Verlangen nicht genau benannt wird.
Trägt nicht: Der Eigenbeleg als Dauerlösung für dieselbe wiederkehrende Kartenposition. Er ist systematisch die Ausnahme (GoBD Rz. 61); eine Häufung ist ein Prüfungsschwerpunkt, auch wenn jeder einzelne Beleg für sich sauber ist.
Die Frist, an die niemand denkt
Die Belegsuche hat einen Termin, und der liegt vor dem Jahresabschluss. Für unbare Geschäftsvorfälle halten die GoBD eine Erfassung in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (Rz. 47). Wächst der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, ist die Ordnungsmäßigkeit nur noch erfüllt, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig erfasst wurden (Rz. 52).
Praktisch heißt das: Die offenen Positionen einer Abrechnung gehören innerhalb des Abrechnungszeitraums geklärt, nicht im Frühjahr danach. Je länger die Lücke offen bleibt, desto unwahrscheinlicher wird die Zweitschrift — und desto schwächer wird der Eigenbeleg, weil sich der Anlass nicht mehr rekonstruieren lässt.
Ob ein Eigenbeleg im konkreten Fall genügt, hängt von Höhe, Häufigkeit und Nachweisbarkeit des Vorgangs ab. Das ist eine Einzelfallfrage, die zu Ihrer Kanzlei gehört und nicht in eine allgemeine Regel passt.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61 — Belegprinzip und Eigenbeleg als Ausnahme
- GoBD Rz. 121 (Fassung vom 14.07.2025) — Nachweise eines Zahlungsabwicklungsdienstes
- GoBD Rz. 47, 52 — zeitgerechte Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro; § 34 UStDV — Fahrausweise
- § 160 AO — Benennung des Zahlungsempfängers
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht die Kreditkartenabrechnung als Beleg für die Buchung?
- Für den Zahlungsvorgang ja, für die zugrunde liegende Leistung nein. Die GoBD verlangen den Beleg zum Geschäftsvorfall (Rz. 61), und der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach den §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ohne Leistungsbeleg bleibt die Position unvollständig.
- Kann ich die Vorsteuer ziehen, wenn ich einen Eigenbeleg schreibe?
- Nein. Der Eigenbeleg ersetzt den fehlenden Nachweis für den Betriebsausgabenabzug, nicht die Rechnung. Bleibt die Rechnung verschwunden, entfällt der Vorsteuerabzug für diese Position, während der Aufwand bestehen bleiben kann.
- Was mache ich mit einer privat bezahlten Position auf der Firmenkarte?
- Sie wird als privat gekennzeichnet und von der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber ausgeglichen. Ein Eigenbeleg ist dafür der falsche Weg: Er würde einen betrieblichen Anlass behaupten, den es nicht gab.
- Bis wann muss der Beleg vorliegen?
- Eine feste Nachreichfrist für den einzelnen Beleg gibt es nicht, wohl aber die Fristen der zeitgerechten Erfassung: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47), und ein Abstand zur Buchung über den Ablauf des Folgemonats hinaus ist nur bei vorheriger vollständiger Erfassung unbedenklich (Rz. 52).
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