Firmenkreditkarte: die Abrechnung, nicht die Karte

Was die Karte am Steuerrecht ändert: nichts

Das Belegprinzip kennt keine Ausnahme für bequeme Zahlungsmittel: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden." (GoBD Rz. 61). Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf, nicht die Kartenzahlung.

Die Monatsabrechnung des Kartenherausgebers ist deshalb kein Belegersatz, sondern eine Aufgabenliste. Sie sagt Ihnen, zu wie vielen Vorgängen Sie einen Beleg brauchen — und sie ist der einzige Zeitpunkt im Monat, an dem diese Liste vollständig vorliegt.

Der Vorsteuerabzug hängt an derselben Stelle: Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Kein Kartenumsatz erfüllt das aus sich heraus.

Der Monatslauf und seine Fristen

Was zu jeder Position vorliegen muss

• Der Beleg des Händlers — bis 250 Euro brutto mit den vier Angaben nach § 33 UStDV, darüber mit den zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
• Eine Leistungsbeschreibung, die den Vorgang trägt. Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung sind Pflichtangabe, nicht Ausschmückung.
• Der betriebliche Anlass in ganzen Worten, besonders bei Reise- und Bewirtungsvorgängen.
• Der benannte Zahlungsempfänger. § 160 AO erlaubt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
• Die Verknüpfung von Beleg und Buchung. Ein empfangener Geschäftsbrief wird erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63), elektronisch genügt ein eindeutiger Index oder Barcode (Rz. 64).

Drei Gewohnheiten, die teuer werden

Fremdwährung, Auslandsreisen und die Gebühr obendrauf

Firmenkarten werden vor allem unterwegs gezogen, und damit kommen Auslandsbelege ins Haus. Die GoBD lassen die bildliche Erfassung im Ausland ausdrücklich zu, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden; genannt sind Belege über eine Dienstreise im Ausland (Rz. 130, 136).

Die Gebühr, die der Kartenherausgeber für die Zahlung in Fremdwährung berechnet, verschwindet nicht in einer Sammelposition. Bei Auslandsübernachtungen zählt die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung zu den Übernachtungsnebenkosten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117) und folgt deren Behandlung.

Mahlzeiten gehören nie zu den Übernachtungskosten. Bei einem Gesamtpreis ist um 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 118) — eine Rechnung, die auf der Kartenabrechnung nicht zu sehen ist.

Papierbelege nach dem Scannen

Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Der Verzicht auf den Papierbeleg darf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (Rz. 141).

Voraussetzung ist eine Organisationsanweisung nach GoBD Rz. 136: wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt, welches Schriftgut, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung verlangt ist, wie die Qualitätskontrolle läuft und wie Fehler protokolliert werden. Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (Rz. 138).

Nach dem Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen; die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139). Der Zettel, auf dem noch jemand die Kostenstelle notiert, ist damit ein Verstoß — und einer, den Prüfer kennen.

Reicht die Monatsabrechnung als Nachweis für die Betriebsausgaben?

Nein. Sie belegt den Geldfluss, nicht die Leistung. Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen (GoBD Rz. 61), und für den Vorsteuerabzug ist zusätzlich eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Bis wann muss die Abrechnung aufgearbeitet sein?

Eine eigene Frist für Kartenabrechnungen gibt es nicht. Es gelten die allgemeinen Fristen: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47) und ein Abstand zwischen Erfassung und Buchung, der den Ablauf des Folgemonats nicht ohne vorherige Grundaufzeichnung überschreitet (Rz. 52).

Was tun, wenn ein Mitarbeitender den Beleg verloren hat?

Dann kommt ein Eigenbeleg in Betracht, mit Datum, Empfänger, Art der Leistung, betrieblichem Anlass und Betrag. Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, nicht aber den Vorsteuerabzug. Häufen sich Eigenbelege, wird daraus ein Prüfungsschwerpunkt, auch wenn jeder einzelne sauber ist.

Dürfen Belege im Ausland eingescannt werden?

Ja, wenn sie dort entstanden oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden; die GoBD nennen ausdrücklich Belege über eine Dienstreise im Ausland (Rz. 130, 136). Bei genehmigter Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO hat die Erfassung zeitnah zur Verbringung zu erfolgen.

Wie lange bleiben die Belege einer Firmenkreditkarte im Archiv?

Buchungsbelege acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, Rechnungen acht Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, jeweils ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist; die Kammern empfehlen in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation einheitlich mindestens zehn Jahre.

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