Kassenbuch führen: Pflicht, Form, Fristen
Ein Kassenbuch schuldet nicht jeder Betrieb. Wer eines führt, führt es aber nach denselben drei Anforderungen: einzeln aufgezeichnet, täglich festgehalten, jederzeit kassensturzfähig. Die Fragen in der richtigen Reihenfolge lauten Pflicht, Form, Inhalt.
Stand: 08. August 2026
Wer ein Kassenbuch führen muss
Die Pflicht folgt nicht aus dem Kassenbuch, sondern aus der Buchführungspflicht. Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen. § 140 AO zieht diese Pflicht ins Steuerrecht nach.
§ 141 Abs. 1 AO begründet sie zusätzlich eigenständig: für gewerbliche Unternehmer mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr. In die Gegenrichtung wirkt § 241a HGB: Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, sind von Buchführung und Inventar befreit.
Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, führt keine Bücher und schuldet deshalb kein Kassenbuch. Das ist keine Entwarnung: Die Einzelaufzeichnungspflicht des § 146 Abs. 1 AO, die Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG und die Aufbewahrungspflichten des § 147 AO gelten unabhängig davon. Die Bareinnahmen sind also auch ohne Kassenbuch nachzuweisen.
Die Form: offene Ladenkasse oder elektronisches System
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Kassenart vor. Es schreibt vor, was die gewählte Kasse leisten muss — und daraus folgt für beide Wege etwas anderes.
Bei der offenen Ladenkasse wird die Tageseinnahme nicht abgelesen, sondern gerechnet: Aus dem ausgezählten Endbestand ergibt sich rückwärts, was am Tag eingenommen wurde. Dieser Kassenbericht ist der Nachweis. Ob zusätzlich ein Zählprotokoll über die einzelnen Scheine und Münzen zu führen ist, schreibt § 146 AO nicht ausdrücklich vor. Wer eines führt, dokumentiert die Kassensturzfähigkeit ohne nennenswerten Zusatzaufwand und nimmt der Frage damit ihre Schärfe.
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, hat es nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen und nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER mitzuteilen; für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme gilt dafür eine Frist von einem Monat nach der Anschaffung. Das Kassenbuch tritt dann neben die Einzeldaten des Systems — es ersetzt sie nicht.
Die Einzelaufzeichnung ist der Grundsatz (§ 146 Abs. 1 AO). Aus Zumutbarkeitsgründen entfällt sie beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung, solange keine elektronische Kasse, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wer ein Kassensystem einsetzt, kann sich auf diese Ausnahme nicht berufen.
Woraus sich die Tageseinnahme im Kassenbericht ergibt
- Kassenendbestand, tatsächlich ausgezählt am Ende des Tages.
- abzüglich des Kassenanfangsbestands, also des Endbestands vom Vortag.
- zuzüglich der Barausgaben des Tages, jede mit ihrem Beleg.
- zuzüglich der Barentnahmen für private oder betriebsfremde Zwecke.
- abzüglich der Bareinlagen, die in die Kasse gegeben wurden.
- Ergebnis ist die Tageseinnahme. Sie ist damit rechnerisch abgeleitet und nicht geschätzt — das ist der Unterschied, auf den eine Kassenprüfung zuerst schaut.
Woran die Kassenführung im Alltag scheitert
Trägt nicht: Ein negativer Kassenbestand. Bargeld kann nicht weniger als null sein; eine Kasse im Minus beweist, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh erfasst wurden. Sie ist der klassische Anlass, die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO in Frage zu stellen und nach § 162 AO zu schätzen.
Trägt nicht: Bargeld und Kartenzahlung in einer Summe führen. Wer Kartenumsätze in der Kasse mitlaufen lässt, muss die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle nachweisen können; der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nach GoBD Rz. 121 unter anderem dann aufbewahrungspflichtig, wenn er allein diese Abgrenzung gewährleistet.
Trägt nicht: Privatentnahmen und Einlagen weglassen. Sie sind Kassenvorgänge und gehören mit Datum und Betrag ins Buch — sonst stimmt der ausgewiesene Bestand nicht mehr mit der Zählung überein.
Trägt nicht: Den Bestand am Monatsende glattziehen. Eine Differenz ist ein Geschäftsvorfall und wird als solcher erfasst und belegt. Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen; fehlt ein Fremdbeleg, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle (GoBD Rz. 61).
Trägt: Kassensturzfähigkeit herstellen: Der ausgewiesene Sollbestand stimmt jederzeit mit dem gezählten Istbestand überein. Das ist der eine Test, den eine Kassenprüfung ohne Vorankündigung durchführen kann.
Die Fristen, die an der Kasse hängen
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Kassenbuch als Aufzeichnung aufbewahren | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Kassenbelege als Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Beginn beider Fristen | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
| Kein Fristablauf bei laufender Festsetzungsfrist | unbefristet | § 147 Abs. 3 Satz 5 AO |
| Elektronische Kasse dem Finanzamt mitteilen | 1 Monat nach Anschaffung | § 146a Abs. 4 AO |
Ob und in welcher Form Ihr Betrieb Kassenaufzeichnungen führen muss, hängt von Rechtsform, Gewinnermittlung und eingesetzter Kasse ab. Diese Seite beschreibt die Anforderungen an eine geführte Kasse; die Einordnung Ihres Falls gehört zu Ihrer Kanzlei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 238 Abs. 1 HGB, § 140 und § 141 Abs. 1 AO sowie § 241a HGB — Buchführungspflicht und Befreiung, Schwellen von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn beziehungsweise Jahresüberschuss
- § 146 Abs. 1 AO und § 22 UStG — Einzelaufzeichnung, Zumutbarkeitsausnahme bei offener Ladenkasse, tägliches Festhalten der Kassenvorgänge, umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten
- § 146a Abs. 1 und Abs. 4 AO — zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und Mitteilung über ELSTER binnen eines Monats nach Anschaffung
- § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — zehn und acht Jahre Aufbewahrung, Fristbeginn, kein Ablauf bei laufender Festsetzungsfrist
- § 158 und § 162 AO sowie GoBD Rz. 61 und 121 — Beweiskraft der Buchführung, Schätzung, Belegfunktion, Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich als Einnahmenüberschussrechner ein Kassenbuch führen?
- Für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG verlangt das Gesetz keine Bücher und damit auch kein Kassenbuch. Die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO, die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG und die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO bleiben davon unberührt — die Bareinnahmen sind also trotzdem nachzuweisen.
- Ab welchem Umsatz besteht Buchführungspflicht?
- § 141 Abs. 1 AO knüpft an mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr an. § 241a HGB befreit Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter denselben Werten bleiben. Für Kaufleute im Übrigen gilt § 238 Abs. 1 HGB unmittelbar.
- Brauche ich ein Zählprotokoll?
- Bei der offenen Ladenkasse ist der Kassenbericht der Nachweis. Ein Zählprotokoll über die einzelnen Stückelungen schreibt § 146 AO nicht ausdrücklich vor; es bleibt aber das einfachste Mittel, die Kassensturzfähigkeit zu belegen. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie darauf verzichten.
- Muss ich jede Einnahme einzeln aufzeichnen?
- Grundsatz ist die Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 AO). Aus Zumutbarkeitsgründen entfällt sie beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung, solange eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Mit einem Kassensystem greift die Ausnahme nicht.
- Was mache ich bei einer Kassendifferenz?
- Sie wird erfasst und erläutert, nicht ausgeglichen. Eine dokumentierte Differenz ist normal; ein Kassenbuch, das über Monate keine einzige aufweist, ist der auffälligere Befund. Wird der Bestand rechnerisch negativ, ist die Kassenführung angreifbar und eröffnet die Schätzung nach § 162 AO.
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