Kartenbelege digital führen
Am Kartenterminal entstehen oft zwei Ausdrucke, und nur einer davon ist ein Beleg im Sinne der Buchführung. Wer das trennt, hat den halben Weg zur digitalen Ablage schon hinter sich — der andere halbe steht in fünf Randziffern der GoBD.
Stand: 08. August 2026
Zwei Papiere, ein Beleg
Der Zahlungsbeleg des Terminals nennt Händler, Betrag, Datum und die letzten Ziffern der Karte. Was bezogen wurde, mit welchem Steuersatz und zu welchem Entgelt, steht nur auf dem Kassenbon oder der Rechnung. Für den Vorsteuerabzug zählt allein das zweite Papier: Er setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); bis 250 Euro brutto genügen dafür die vier Angaben des § 33 UStDV.
Die GoBD haben diese Trennung seit der Änderung vom 14. Juli 2025 ausdrücklich aufgenommen: Der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nicht aufbewahrungspflichtig — es sei denn, er wird als Buchungsbeleg verwendet, er ist die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst oder er gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle (GoBD Rz. 121).
Praktisch heißt das: Fotografieren Sie den Bon mit den Positionen, nicht den Zahlungsbeleg. Fehlt der erste, fehlt die Belegfunktion — und die ist nach GoBD Rz. 61 die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung.
Was das Digitalisieren verlangt
- Bildliche Übereinstimmung: Das elektronische Dokument ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die Erfassung darf ausdrücklich mit Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen erfolgen (GoBD Rz. 130).
- Eine Organisationsanweisung: Sie regelt, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und wie Fehler protokolliert werden (Rz. 136).
- Farbe, wenn ihr Beweisfunktion zukommt — etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift oder farbigen Bearbeitungsvermerken (Rz. 137).
- Keine Signatur: Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich (Rz. 138).
- Kein Medienbruch: Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen; die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139).
- Der erzeugte Volltext: Wird per Texterkennung ein Volltext gewonnen, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren (Rz. 130).
Warum gerade Kartenbelege digital besser aufgehoben sind
Kartenbelege kommen fast immer auf Thermopapier. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Ein Bon, der nach zwei Jahren leer ist, erfüllt das nicht mehr — unabhängig davon, wie ordentlich er abgeheftet wurde.
Die Frist ist länger, als sie klingt. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Tankbeleg vom Januar 2026 liegt damit bis zum 31. Dezember 2034. Und die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Für Belege einer Auslandsdienstreise gilt eine praktische Erleichterung: Sie dürfen dort erfasst werden, wo sie entstanden oder empfangen wurden — die GoBD nennen den Fall der Dienstreise ausdrücklich (Rz. 130, 136).
Formate und Fristen im Überblick
| Anforderung | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Papierbeleg erfassen | bildlich übereinstimmende Wiedergabe, Erfassung auch mit dem Smartphone | GoBD Rz. 130 |
| Erzeugter Volltext aus der Texterkennung | nach Verifikation und Korrektur mit aufzubewahren | GoBD Rz. 130 |
| Elektronisch empfangene Belege | in dem Format aufbewahren, in dem sie empfangen wurden | GoBD Rz. 131 |
| E-Rechnung im strukturierten Format | der strukturierte Teil genügt; nur inhaltliche Übereinstimmung nötig | GoBD Rz. 118 und 131 in der Fassung vom 14.07.2025 |
| Papier nach dem Scan vernichten | zulässig, soweit die Unterlagen nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind | GoBD Rz. 140 |
| Buchungsbelege aufbewahren | acht Jahre ab Schluss des Entstehungsjahres | § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO |
Wo die digitale Ablage kippt
Trägt nicht: Die Belege liegen als Bilddateien in Ordnern auf dem Netzlaufwerk. „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Nach dem Scan wandert das Papier weiter durch den Freigabeweg und sammelt Vermerke. Genau das untersagt Rz. 139 — nach der Erfassung wird nur noch elektronisch weitergearbeitet.
Trägt nicht: Gescannt wird, ohne dass jemand festgelegt hat, wer erfasst, wann und mit welcher Kontrolle. Ohne Organisationsanweisung nach Rz. 136 fehlt dem Verfahren die Grundlage.
Trägt nicht: Das Belegfoto liegt im Nachrichtenverlauf, die Kartenposition in der Buchhaltung. Beleg und Buchung müssen in beide Richtungen verknüpft sein; bei elektronischen Belegen genügt dafür ein eindeutiger Index oder ein Barcode (GoBD Rz. 63, 64).
Trägt: Unmittelbar nach Erhalt mittels DV-System gesichert, geprüft, mit der Kartenposition verknüpft und festgeschrieben. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 gar nicht — dann gilt aber auch: eine unprotokollierte Änderung ist nicht mehr zulässig.
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht des Steuerpflichtigen und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151). Als Ausgangspunkt dient die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband, Version 2.1 vom 27.02.2026; sie deckt auch das mobile Scannen ab und verlangt, dass vor jeder Vernichtung alle beschriebenen Schritte einschließlich mindestens eines Backup-Laufs durchlaufen sind.
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 110, 130, 136 bis 141 — Unveränderbarkeit, bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Vernichtung
- GoBD Rz. 118, 121, 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025 — Zahlungsnachweise und Aufbewahrung elektronischer Belege
- § 147 Abs. 2, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — Lesbarkeit, Aufbewahrungsfrist, Fristbeginn
- § 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Pflichtangaben und Vorsteuerabzug
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich den Bon nach dem Scannen wegwerfen?
- Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Ausgenommen bleiben unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, Zollunterlagen sowie Urkunden, deren Beweiskraft an der Urkunde hängt. Werden Belege im Vorsteuervergütungsverfahren gebraucht, erfolgt die Vernichtung frühestens nach dessen Abschluss.
- Reicht ein Handyfoto?
- Ja, das Gerät ist nicht das Kriterium — GoBD Rz. 130 nennt Smartphones ausdrücklich. Es bleiben die Anforderungen an bildliche Übereinstimmung, Lesbarkeit, Qualitätskontrolle und Unveränderbarkeit. Ein schief fotografierter, halb abgeschnittener Bon erfüllt sie nicht.
- Brauche ich eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?
- Für Besteuerungszwecke nicht (GoBD Rz. 138). Beim digitalen Bewirtungs-Eigenbeleg verlangt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 dagegen eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung samt aufgezeichnetem Zeitpunkt — das ist eine eigene Anforderung an den Eigenbeleg, nicht an das Scannen.
- Zählt der Terminalbeleg als Rechnung?
- Nein. Ihm fehlen Menge und Art der Leistung sowie der Steuerausweis, also die Angaben, die § 33 UStDV bis 250 Euro und § 14 Abs. 4 UStG darüber verlangen. Er belegt die Zahlung, nicht die Leistung.
- Was passiert mit einer digital empfangenen Rechnung?
- Sie wird nicht gescannt, sondern im Empfangsformat aufbewahrt (GoBD Rz. 131). Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt seit dem 14. Juli 2025 die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich bedeutsame Informationen enthält.
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