Die Kartenabrechnung im Monatsabschluss
Der Kartenmonat endet am Abrechnungstag, Ihr Monat am Monatsletzten. Zwischen beiden Daten liegen Umsätze, die gekauft, aber noch nicht abgerechnet sind — und die Frage, ob der Monat wirklich geschlossen werden kann.
Stand: 08. August 2026
Der Kartenmonat ist nicht Ihr Monat
Läuft der Abrechnungszeitraum vom 21. bis zum 20., liegen am Monatsende regelmäßig zehn Tage Umsätze vor, zu denen es noch keine Abrechnung gibt. Sie sind trotzdem entstanden, und sie gehören in die Periode, in der die Leistung bezogen wurde: Aufwendungen und Erträge sind unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung im Jahresabschluss zu berücksichtigen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB).
Auf die Abrechnung zu warten, ist deshalb kein Verfahren, sondern eine Verzögerung. Der Beleg des Händlers entsteht am Kauftag; die Abrechnung des Kartenherausgebers ist ein Abgleichdokument, das später kommt und die Zahlungsseite zeigt.
Für die Umsatzsteuer gilt dieselbe Trennung: Der Vorsteuerabzug knüpft an die bezogene Leistung und den Besitz einer Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG), nicht an den Tag, an dem das Kartenkonto belastet wurde.
Der Abschluss in der Reihenfolge, die trägt
- Positionen einzeln erfassen, nicht die Abrechnungssumme. Nur so bleibt jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung verfolgbar (GoBD Rz. 32, 33).
- Belege zuordnen und fehlende gezielt anfordern — mit einer Frist, die vor dem Buchungsschluss liegt.
- Umsätze nach dem Leistungszeitpunkt der Periode zuordnen, nicht nach dem Belastungsdatum der Karte.
- Fremdwährungspositionen umrechnen und die Herkunft des Kurses dokumentieren; für die Umsatzsteuer sind Werte in fremder Währung nach den vom Bundesministerium der Finanzen monatlich bekannt gegebenen Durchschnittskursen umzurechnen (§ 16 Abs. 6 UStG).
- Privatanteile und nicht abziehbare Positionen trennen, bevor kontiert wird.
- Kontieren, prüfen, freigeben — jede Entscheidung mit Name und Zeitpunkt.
- Festschreiben und exportieren. Danach sind Korrekturen nur noch als eigene, rückbeziehbare Buchung zulässig.
Die Termine, die den Abschluss bestimmen
| Vorgang | Frist oder Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | innerhalb von zehn Tagen unbedenklich | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | nicht über den Ablauf des folgenden Monats hinaus | GoBD Rz. 52 |
| Barabhebung mit der Karte in die Kasse | Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Aufwand der Periode zuordnen | unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung | § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB |
| Vorsteuerabzug ausüben | Leistung bezogen und Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erhalten | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG |
| Buchungsbelege aufbewahren | acht Jahre ab Schluss des Entstehungsjahres | § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO |
Was mit dem Nachzügler passiert
Der Beleg kommt am 5. des Folgemonats. Dann gibt es zwei saubere Wege. Ist der Abschluss noch offen, bleibt die Position als offener Punkt stehen und wird gebucht, sobald der Beleg vorliegt. Ist der Monat bereits festgeschrieben, wird im Folgemonat gebucht — mit einer Verknüpfung auf den ursprünglichen Vorgang, damit die Zuordnung erhalten bleibt.
Nicht zulässig ist der dritte Weg, der im Alltag am nächsten liegt: das stille Nachtragen im geschlossenen Monat. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107); auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein (Rz. 111).
Wer regelmäßig Nachzügler hat, verschiebt das Problem nicht in die Buchhaltung, sondern zurück an den Beleg: Wird unmittelbar nach Erhalt gesichert, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 gar nicht.
Vier Muster, die den Abschluss verschieben
Trägt nicht: Der Monat wird geschlossen, obwohl zu mehreren Positionen kein Beleg vorliegt. Die Vorsteuer bleibt dann offen — sie setzt eine Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG) —, und der Betriebsausgabenabzug hängt zusätzlich daran, dass der Empfänger auf Verlangen benannt werden kann (§ 160 AO).
Trägt nicht: Die Abrechnungssumme wird als eine Buchung erfasst und später „aufgeteilt". Damit ist der einzelne Geschäftsvorfall nicht mehr progressiv und retrograd prüfbar (GoBD Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Privatausgaben bleiben bis zur Jahresprüfung im Aufwand stehen. Die Korrektur ist dann eine Umbuchung ohne Beleglage — und der Beleg, mit dem sie zu begründen wäre, ist ein Jahr alt.
Trägt nicht: Der Ausgleich des Kartensaldos wird ein zweites Mal als Aufwand gebucht. Die Belastung des Bankkontos begleicht eine Verbindlichkeit; der Aufwand ist mit dem Umsatz entstanden.
Trägt: Belege zeitnah gesichert, Positionen einzeln erfasst, offene Punkte als offene Posten in den Folgemonat übernommen, Korrekturen als eigene Buchung mit Bezug auf die ursprüngliche (GoBD Rz. 63, 64).
Ob eine Position periodenübergreifend abzugrenzen ist — die Jahreslizenz im März, der Versicherungsbeitrag im Dezember —, entscheidet sich nach den Vorschriften über Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 HGB) und hängt vom Einzelfall ab. Diese Frage gehört in die Abschlussarbeiten und zu Ihrer Kanzlei, nicht in die monatliche Kartenprüfung.
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 61, 63, 64 — Prüfbarkeit, Erfassungsfristen, Belegfunktion, Verknüpfung
- GoBD Rz. 107 und 111, § 146 Abs. 4 AO — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, § 250 HGB — periodengerechte Zuordnung und Rechnungsabgrenzung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, § 16 Abs. 6 UStG — Vorsteuerabzug und Umrechnung fremder Währung
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO, § 160 AO — Kassenaufzeichnung, Aufbewahrung, Empfängerbenennung
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 117 — Kreditkartengebühr bei Zahlung in fremder Währung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich auf die Kartenabrechnung warten, bevor ich buche?
- Nein. Der Aufwand entsteht mit der bezogenen Leistung, und der Beleg des Händlers liegt in der Regel früher vor als die Abrechnung. Die Abrechnung dient dem Abgleich: Sie zeigt, ob zu jeder Belastung ein erfasster Vorgang existiert — und ob ein Vorgang fehlt.
- Der Abrechnungstag ist der 20. — wie schließe ich den Monat?
- Indem Sie die Umsätze nach ihrem Leistungszeitpunkt zuordnen und nicht nach dem Abrechnungszeitraum der Karte. Die Umsätze vom 21. bis zum Monatsletzten gehören in den laufenden Monat, auch wenn sie erst auf der nächsten Abrechnung erscheinen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB).
- Bis wann muss der Kartenmonat gebucht sein?
- Die Ordnungsmäßigkeit setzt voraus, dass die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grundaufzeichnungen erfasst wurden, sobald der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinausgeht (GoBD Rz. 52). Für die Erfassung selbst gilt bei unbaren Vorfällen die Zehn-Tage-Marke der Rz. 47.
- Dürfen wir abschließen, wenn ein Beleg fehlt?
- Wirtschaftlich lässt sich der Monat schließen, steuerlich bleibt die Position offen. Ein Eigenbeleg kann den Betriebsausgabenabzug tragen, wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist (GoBD Rz. 61) — den Vorsteuerabzug trägt er nicht. Häufung ist zusätzlich ein Prüfungsschwerpunkt, weil der Eigenbeleg systematisch die Ausnahme ist.
- Wie gehe ich mit Fremdwährungsumsätzen um?
- Für die Umsatzsteuer sind Werte in fremder Währung nach den vom Bundesministerium der Finanzen monatlich bekannt gegebenen Durchschnittskursen umzurechnen (§ 16 Abs. 6 UStG). Der verwendete Kurs und seine Herkunft gehören dokumentiert, damit die Umrechnung nachvollziehbar bleibt. Eine besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in fremder Währung zählt bei Auslandsübernachtungen zu den Übernachtungskosten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117).
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