Innergemeinschaftlicher Erwerb im Beleglauf

Die drei Voraussetzungen

§ 1a Abs. 1 UStG verlangt dreierlei: Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen. Der Erwerber ist ein Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt, oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist. Und der Lieferer ist ein Unternehmer, der die Lieferung im Rahmen seines Unternehmens gegen Entgelt ausführt und nach dem Recht seines Mitgliedstaates kein Kleinunternehmer ist.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, liegt kein innergemeinschaftlicher Erwerb vor — und dann ist die Rechnung, die netto bei Ihnen ankommt, entweder aus einem anderen Grund richtig oder schlicht falsch. Der häufigste Fall ohne Erwerb: Der Mitarbeitende kauft vor Ort im Laden und die Ware verlässt das Land nie als Lieferung, sondern in seinem Koffer.

Werte und Fundstellen

Die Frist, die niemand auf dem Zettel hat

Die Erwerbsteuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens aber mit Ablauf des dem Erwerb folgenden Kalendermonats (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG). Das ist die eine Regel, die den Beleglauf wirklich unter Druck setzt: Eine Rechnung, die drei Monate im Postfach eines Einkäufers liegt, verschiebt die Steuerentstehung nicht. Sie ist längst entstanden.

Der Vorsteuerabzug aus dem Erwerb folgt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG und setzt keine Rechnung voraus. Steuer und Vorsteuer fallen also im selben Zeitraum an — vorausgesetzt, jemand hat den Vorgang erkannt und erklärt. Wird er erst später erfasst, stimmt die Periode nicht mehr, und die Korrektur läuft über eine berichtigte Voranmeldung.

Die Identifikationsnummer entscheidet über den Ort

Der Erwerb wird grundsätzlich dort besteuert, wo die Beförderung oder Versendung endet (§ 3d Satz 1 UStG). Verwendet der Erwerber gegenüber dem Lieferanten aber eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaates, gilt der Erwerb zusätzlich in diesem Staat als bewirkt, solange nicht nachgewiesen ist, dass der Erwerb im Bestimmungsland besteuert wurde (§ 3d Satz 2 UStG).

Das klingt akademisch, ist aber ein realer Fallstrick in Konzernstrukturen und bei Reihengeschäften. Praktische Konsequenz für den Beleglauf: Die verwendete Identifikationsnummer gehört zum dokumentierten Vorgang, nicht in das Gedächtnis des Einkäufers. Sie steht auf der Rechnung des Lieferanten und ist damit Teil des aufbewahrungspflichtigen Belegs.

Beleg-Signale, die Sie ernst nehmen sollten

Verwechslungen, die teuer werden

• Einkauf vor Ort im EU-Ausland mit ausländischer Umsatzsteuer: kein Erwerb, kein deutscher Vorsteuerabzug. Ob die ausländische Steuer erstattet wird, ist eine getrennte Frage mit eigenem Verfahren.
• Dienstleistung statt Warenlieferung: Dann geht es nicht um § 1a UStG, sondern um die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b Abs. 1 UStG.
• Ware aus einem Drittland: Das ist eine Einfuhr, keine innergemeinschaftliche Lieferung — mit Einfuhrumsatzsteuer und eigenen Nachweisen.
• Erwerb durch einen Kleinunternehmer oder eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft: Hier greift die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro (§ 1a Abs. 3 UStG), auf die verzichtet werden kann — der Verzicht bindet dann zwei Kalenderjahre (§ 1a Abs. 4 UStG).
• Rechnung ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers: Der Lieferant hat die Steuerbefreiung seiner Lieferung dann schwerer nachzuweisen, und Sie bekommen möglicherweise eine korrigierte Rechnung mit ausländischer Steuer.

Wann muss ich den innergemeinschaftlichen Erwerb erklären?

Die Steuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des dem Erwerb folgenden Kalendermonats (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG). Maßgebend ist damit nicht, wann der Beleg in der Buchhaltung ankommt, sondern wann er ausgestellt wurde beziehungsweise wann der Erwerb stattfand.

Brauche ich eine Rechnung für den Vorsteuerabzug aus dem Erwerb?

Nein. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG knüpft den Abzug an die entstandene Erwerbsteuer, nicht an den Rechnungsbesitz. Für die Buchführung brauchen Sie den Beleg trotzdem: Er ist die Grundlage der Bemessung und aufbewahrungspflichtig.

Der Lieferant hat ausländische Umsatzsteuer berechnet. Kann ich sie abziehen?

Nicht über die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung. § 15 UStG erfasst nur die deutsche Steuer. Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt ein innergemeinschaftlicher Erwerb vorliegt; wenn ja, bitten Sie um eine berichtigte Rechnung. Ansonsten kommt allenfalls ein eigenes Erstattungsverfahren im anderen Staat in Betracht.

Was ist die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro?

Sie gilt nicht für den gewöhnlichen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer, sondern für den Kreis, den § 1a Abs. 3 UStG benennt — etwa Kleinunternehmer oder juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft. Bleiben deren Erwerbe unter diesem Betrag, liegt kein innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Auf die Schwelle kann verzichtet werden; der Verzicht bindet zwei Kalenderjahre (§ 1a Abs. 4 UStG).

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Rechnungen acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Versand- und Liefernachweise gehören dazu, weil sie die Voraussetzung des Grenzübertritts belegen, und bleiben mit der Rechnung verknüpft (GoBD Rz. 63, 64).

• Wann der Vorsteuerabzug ausgeschlossen istVier Gründe, aus denen die Vorsteuer entfällt: fehlende Rechnung, zu geringe unternehmerische Nutzung, steuerfreie Ausgangsumsätze und Repräsentationsaufwand.
• Rechnung berichtigen — rückwirkend oder nichtWer berichtigen darf, was § 31 Abs. 5 UStDV verlangt und warum die Rückwirkung auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung bis heute umstritten ist.
• Wann eine Rechnung verjährtDrei Jahre ab Schluss des Entstehungsjahres — das ist die Regel. Was den Lauf hemmt, was ihn neu beginnen lässt und warum die Akte länger bleibt.