Geschäftsessen: Ablauf, Nachweis, Abzug
Das Essen ist bezahlt, der Beleg steckt in der Jacke, und auf dem Eigenbeleg steht als Anlass „Geschäftsessen". Genau dieses Wort hat der BFH als Anlassangabe verworfen. Der Rest der Regeln ist erstaunlich gut dokumentiert.
Stand: 07. August 2026
Die Regel in drei Sätzen
Bewirtet ein Betrieb Personen aus geschäftlichem Anlass, sind 70 Prozent der Aufwendungen abziehbar und 30 Prozent nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Aufwendungen müssen nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen sein, ihre Höhe und die betriebliche Veranlassung müssen nachgewiesen sein.
Die Umsatzsteuer folgt dieser Kürzung nicht. Aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ist die Vorsteuer in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
Und drittens: Bewirtungsaufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Wer sie in den allgemeinen Aufwand mischt, verliert den Abzug an einer Formalie.
Was der Nachweis enthalten muss
- Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen — so verlangt es § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG.
- Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG).
- Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Der BFH hat das ausdrücklich verlangt (Urteil vom 25.3.1988, III R 96/85).
- Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (BFH, Urteil vom 15.1.1998, IV R 81/96); digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung.
Allgemeine Anlassangaben wie „Arbeitsgespräch", „Infogespräch", „Kundenpflege" oder eben „Geschäftsessen" reichen nach der Rechtsprechung nicht aus (BFH IV R 81/96). Gefragt ist der konkrete geschäftliche Vorgang, nicht die Kategorie.
Was auf der Rechnung stehen muss
| Angabe | bis 250 € | über 250 € |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs | ja | ja |
| Ausstellungsdatum | ja | ja |
| Menge und Art der Leistung | ja | ja |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz | ja | — |
| Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und Steuerbetrag | — | ja |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Bewirtungsbetriebs | — | ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | — | ja |
| Name des Bewirtenden | — | ja |
Woran der Abzug in der Prüfung scheitert
Trägt nicht: „Speisen und Getränke" plus Gesamtsumme genügt als Leistungsbeschreibung nicht. Zulässig sind dagegen Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" (BMF vom 19.11.2025, Rn. 6).
Trägt nicht: Der Leistungszeitpunkt darf nicht handschriftlich ergänzt oder gestempelt werden. Ein gedruckter Verweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt dagegen (Rn. 7).
Trägt nicht: Nutzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden nur maschinell erstellte und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen anerkannt. Andernfalls entfällt der Abzug vollständig (Rn. 13).
Trägt nicht: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Abzug ist zu versagen (Rn. 20).
Trägt: Konkreter Anlass, vollständige Teilnehmerliste, zeitnah erstellter und unterschriebener Eigenbeleg, dazu die maschinelle Rechnung — damit trägt der Vorgang.
Der digitale Weg ist ausdrücklich vorgesehen
Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 regelt den digitalen Bewirtungsbeleg in den Rn. 19 bis 22. Die Rechnung darf digitalisiert werden, der Eigenbeleg darf digital entstehen. Autorisiert wird er durch eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
Eigenbeleg und Rechnung müssen digital zusammengefügt sein — ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem genügt. Rn. 22 verlangt zusätzlich die Aufzeichnung des Erstellungs- und des Signaturzeitpunkts, die gemeinsame Aufbewahrung und die Beschreibung der Verfahren in der Verfahrensdokumentation.
Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025; für frühere Bewirtungen bleibt die alte Fassung anwendbar.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG — Abzugsbeschränkung und schriftlicher Nachweis
- § 4 Abs. 7 EStG — einzeln und getrennt aufzuzeichnen
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — voller Vorsteuerabzug aus Bewirtungsaufwendungen
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 3 bis 23
- BFH, Urteile III R 96/85 (zeitnahe Aufzeichnung) und IV R 81/96 (Unterschrift, Anlassangabe)
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie formuliere ich den Anlass richtig?
- So konkret, dass ein Dritter den geschäftlichen Vorgang erkennt: Wer wurde getroffen, worüber wurde gesprochen, in welchem Zusammenhang. „Angebotsgespräch Pumpenwartung mit Herrn Krause, Firma Nordsee Technik" ist eine Anlassangabe. „Geschäftsessen" ist keine.
- Muss ich mich als Bewirtenden selbst auf der Teilnehmerliste nennen?
- Das Gesetz verlangt Angaben zu den Teilnehmern der Bewirtung. Wer am Tisch saß, gehört dazu — auch die Personen aus dem eigenen Betrieb. Eine Liste, die nur die Gäste nennt, beschreibt den Vorgang unvollständig.
- Bekomme ich die Vorsteuer aus dem nicht abziehbaren Drittel zurück?
- Ja. Der 30-prozentige Abzugsausschluss betrifft nur die Einkommensteuer. Die Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ist nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG voll abziehbar. Das ist einer der häufigsten Fehler in der Praxis.
- Gilt das alles auch, wenn nur eigene Mitarbeitende essen gehen?
- Nein, die 70-Prozent-Regel knüpft an den geschäftlichen Anlass an, also an die Bewirtung von Personen außerhalb des Betriebs. Bewirtung ausschließlich eigener Mitarbeitender folgt anderen Regeln; ihre lohnsteuerliche Behandlung hängt vom Anlass ab — Betriebsveranstaltung, Arbeitsessen oder Sachbezug — und ist hier bewusst nicht dargestellt.
- Was ist bei einer Bewirtung im Ausland zu beachten?
- Es gelten dieselben Anforderungen. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war; bei einer handschriftlichen ausländischen Rechnung ist zusätzlich glaubhaft zu machen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht (BMF vom 19.11.2025, Rn. 23).
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