Bewirtungsbeleg-Vorlage: die Felder und ihre Reihenfolge
Wer nach einer Bewirtungsbeleg-Vorlage sucht, sucht meist nach Sicherheit: ein Blatt, das alles abfragt, was verlangt wird. Ein amtliches Formular dafür existiert nicht. Was existiert, ist eine Liste von Angaben, die vollständig und zeitnah vorliegen müssen — und die Reihenfolge, in der sie sich am ehesten vollständig ausfüllen lassen.
Stand: 07. August 2026
Es gibt kein amtliches Formular
Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 spricht in Rn. 1 von einem „formlosen Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg)". Formlos heißt: Die Gestaltung ist frei, der Inhalt nicht. Maßgeblich ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG mit den Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen.
Eine Vorlage ist deshalb kein rechtliches Muss, sondern ein Arbeitsmittel gegen Lücken. Ihr Wert liegt darin, dass sie jedes Pflichtfeld sichtbar macht, solange die Erinnerung an den Abend noch frisch ist. Genau darauf kommt es an: Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH, Urteil vom 25. März 1988, III R 96/85).
Die Felder der Reihe nach
| Feld | Grundlage |
|---|---|
| Tag der Bewirtung — das Datum des Essens, nicht das Datum des Ausfüllens | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG |
| Ort der Bewirtung — Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG |
| Teilnehmer — alle bewirteten Personen, dazu die eigene Seite | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG |
| Anlass der Bewirtung — der konkrete geschäftliche Vorgang | BFH IV R 81/96 |
| Höhe der Aufwendungen — der Rechnungsbetrag, gegebenenfalls mit Trinkgeld | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG |
| Unterschrift des Steuerpflichtigen, digital als elektronische Genehmigung | BMF 19.11.2025, Rn. 1 und 19 |
| Verweis auf die zugehörige Rechnung | BMF 19.11.2025, Rn. 20 |
Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern; Ort, Tag und Höhe stehen dann auf der beizufügenden Rechnung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG, R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR). Eine Vorlage, die trotzdem alle Felder abfragt, schadet nicht.
Die drei Felder, die in der Praxis falsch gefüllt werden
- Der Anlass. „Geschäftsessen", „Arbeitsgespräch", „Infogespräch", „Hintergrundgespräch" und „Kundenpflege" sind vom BFH als zu allgemein verworfen worden. Gefragt ist der konkrete Vorgang, zu dem das Essen gehörte.
- Die Teilnehmer. Eine Zahl genügt nicht, gefragt sind die Personen. Wer eine große Runde bewirtet, braucht eine Teilnehmerliste als Anlage — und sie muss zusammen mit dem Beleg aufbewahrt werden.
- Das Datum. Ein Beleg, der beim Jahresabschluss entsteht, ist nicht zeitnah. Das Ausfülldatum ist ein eigenes Feld und ersetzt den Tag der Bewirtung nicht.
Was eine Vorlage nicht retten kann
Trägt nicht: Ein sauber ausgefüllter Eigenbeleg heilt keine mangelhafte Rechnung. Fehlt auf der Rechnung eine ausreichende Leistungsbeschreibung, entfällt der Abzug trotzdem (BMF 19.11.2025, Rn. 6).
Trägt nicht: Handschriftliche Ergänzungen auf der Rechnung sind kein Ersatz für fehlende Angaben des Bewirtungsbetriebs. Für den Leistungszeitpunkt sagt Rn. 7 das ausdrücklich.
Trägt nicht: Eine Vorlage in einer Tabellenkalkulation neben der Belegablage erfüllt die Zuordnungspflicht nicht. Eigenbeleg und Rechnung müssen zusammengefügt sein (Rn. 20).
Trägt: Eine Vorlage, die alle Pflichtfelder abfragt, den Ausfüllzeitpunkt festhält und den Beleg mit der Rechnung verknüpft, deckt die Anforderungen aus Rn. 22 ab.
Papier oder digital
Beides ist zulässig. Auf Papier ist die Unterschrift das Autorisierungsmerkmal, digital tritt an ihre Stelle eine elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung — mit der Maßgabe, dass die Angaben im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können (BMF 19.11.2025, Rn. 19).
Für die digitale Variante verlangt Rn. 22 zusätzlich die elektronische Aufzeichnung des Erstellungs- und des Signaturzeitpunkts, die Aufbewahrung zusammen mit der Rechnung und die Einhaltung der GoBD. Die angewandten Verfahren sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Eine ausgedruckte und wieder eingescannte Vorlage ohne diese Kette erfüllt die Anforderungen nicht.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG — Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe
- R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR — Erleichterung bei Bewirtung im Bewirtungsbetrieb
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033 — Rn. 1, 6, 7, 19, 20 und 22
- BFH, Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96, BStBl II S. 263 — Unterschrift und Anlassangabe
- BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85, BStBl II S. 655 — zeitnahe Angaben
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es ein amtliches Muster für den Bewirtungsbeleg?
- Nein. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 spricht von einem formlosen Dokument. Verbindlich sind nur die Angaben aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG sowie Unterschrift, Zeitnähe und die Zuordnung zur Rechnung.
- Muss die Vorlage handschriftlich ausgefüllt werden?
- Nein. Der Eigenbeleg darf digital erstellt oder digitalisiert werden. Statt der Unterschrift genügt dann eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, deren Zeitpunkt aufgezeichnet wird (Rn. 19 und 22).
- Wie viele Teilnehmer müssen namentlich genannt werden?
- Das Gesetz nennt die Teilnehmer ohne Einschränkung. In der Praxis wird deshalb jede bewirtete Person aufgeführt; bei größeren Runden übernimmt das eine Teilnehmerliste, die zum Beleg gehört und mit ihm aufbewahrt wird. Wie weit Ausnahmen reichen, hängt vom Einzelfall ab.
- Kann ich eine Vorlage für alle Bewirtungen eines Monats sammeln?
- Davon ist abzuraten. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH III R 96/85), und jeder Bewirtungsrechnung muss ein zuordenbarer Bewirtungsbeleg gegenüberstehen (BMF 19.11.2025, Rn. 20). Eine Sammelaufstellung erfüllt beides in der Regel nicht.
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