Anlass der Bewirtung: was als Angabe genügt
Der Anlass ist das kürzeste Feld auf dem Bewirtungsbeleg und das mit der höchsten Ausfallquote. Wer hier eine Floskel einträgt, verliert nicht 30 Prozent, sondern den gesamten Betriebsausgabenabzug — und die Angabe lässt sich in der Prüfung nicht mehr nachholen.
Stand: 07. August 2026
Warum genau dieses Feld entscheidet
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie über die Höhe der Aufwendungen. Vier dieser fünf Angaben liefert die Rechnung oder der Kalender. Der Anlass ist die einzige, die nur die bewirtende Person kennt.
Er trägt zugleich die Beweislast für die betriebliche Veranlassung. Ohne ihn steht im Raum, ob überhaupt ein geschäftlicher Vorgang vorlag — und damit fällt nicht die Kürzung auf 70 Prozent, sondern der Abzug insgesamt.
Formulierungen, die nicht genügen
Trägt nicht: „Arbeitsgespräch" — vom BFH als allgemeine Angabe verworfen (Urteil vom 15. Januar 1998, IV R 81/96).
Trägt nicht: „Infogespräch" und „Hintergrundgespräch" — dieselbe Entscheidung, dieselbe Begründung: Der konkrete Zusammenhang bleibt offen.
Trägt nicht: „Kundenpflege" — beschreibt eine Absicht, keinen Vorgang.
Trägt nicht: „Geschäftsessen" — benennt die Bewirtung selbst und damit nichts, was über den Beleg hinausgeht.
Trägt: Eine Angabe, aus der ein Dritter den geschäftlichen Vorgang erkennt: das Vorhaben, den Vertrag, das Projekt oder die Entscheidung, um die es ging — zusammen mit dem Unternehmen, für das die Gäste kamen.
Woraus eine tragfähige Anlassangabe besteht
- Der konkrete geschäftliche Vorgang: das Angebot, die Ausschreibung, die Abnahme, die Vertragsverhandlung, die Reklamationsklärung.
- Der Gegenstand, um den es ging — welches Produkt, welche Lieferung, welches Projekt.
- Die Verbindung zu den Teilnehmern: für welches Unternehmen sie auftraten und in welcher Rolle.
- Wo es sich anbietet, ein Zeitbezug zum Vorgang: die Angebotsnummer, der Auftrag, das Datum der Anfrage. Das macht den Beleg an eine bestehende Akte anschlussfähig.
Anlass und Teilnehmer gehören zusammen
Die beiden Felder werden gemeinsam gelesen. Eine konkrete Anlassangabe ohne Teilnehmer bleibt unbelegt, eine vollständige Teilnehmerliste ohne Anlass ebenso. Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb sind genau diese beiden Angaben es, die der Eigenbeleg tragen muss — Ort, Tag und Höhe liefert die beizufügende Rechnung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG, R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR).
Deshalb lohnt es sich, beide Felder in einem Zug auszufüllen. Wer den Anlass am selben Tag notiert, schreibt ihn konkret; wer ihn Wochen später nachträgt, schreibt „Arbeitsgespräch".
Die Anforderungen und ihre Fundstellen
| Anforderung | Fundstelle |
|---|---|
| Schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG |
| Im Bewirtungsbetrieb genügen Anlass und Teilnehmer auf dem Eigenbeleg | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG |
| Allgemeine Anlassangaben genügen nicht | BFH IV R 81/96 |
| Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden | BFH III R 96/85 |
| Ohne zuordenbaren Bewirtungsbeleg ist der Abzug zu versagen | BMF 19.11.2025, Rn. 20 |
Ob eine bestimmte Formulierung im Einzelfall ausreicht, entscheidet die Finanzverwaltung anhand des gesamten Sachverhalts. Die hier genannten Beispiele stammen aus der zitierten Rechtsprechung und sind kein Freibrief für ähnlich klingende Varianten.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG — Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe
- R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR — Erleichterung bei Bewirtung im Bewirtungsbetrieb
- BFH, Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96, BStBl II S. 263 — allgemeine Anlassangaben genügen nicht
- BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85, BStBl II S. 655 — zeitnahe Angaben
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033 — Rn. 1, 7 und 20
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht „Geschäftsessen" als Anlass?
- Nein. „Geschäftsessen" gehört zu den Formulierungen, die als allgemeine Anlassangabe verworfen wurden; die Rechtsprechung dazu geht auf das BFH-Urteil vom 15.01.1998 (IV R 81/96) zurück. Erforderlich ist der konkrete geschäftliche Vorgang.
- Wie ausführlich muss der Anlass beschrieben sein?
- So ausführlich, dass ein Dritter den geschäftlichen Zusammenhang ohne Rückfrage erkennt. Ein Satz genügt in der Regel, wenn er Vorgang, Gegenstand und Bezug zu den Teilnehmern nennt. Eine gesetzliche Mindestlänge gibt es nicht.
- Kann ich den Anlass später ergänzen?
- Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85). Eine Ergänzung Monate später oder erst während einer Prüfung erfüllt die Zeitnähe nicht mehr — dieser Mangel lässt sich praktisch nicht heilen.
- Muss der Anlass auf der Rechnung des Restaurants stehen?
- Nein. Der Anlass gehört auf den Eigenbeleg, nicht auf die Rechnung des Bewirtungsbetriebs. Handschriftliche Ergänzungen auf der Rechnung ersetzen fehlende Angaben ohnehin nicht; für den Leistungszeitpunkt stellt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 in Rn. 7 ausdrücklich darauf ab.
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