Bewirtung von Arbeitnehmern bei der Dienstbesprechung

Der Gesetzestext beschränkt sich auf den geschäftlichen Anlass

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG spricht von „Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass". Diese Wortwahl ist der Schlüssel: Die Kürzung auf 70 Prozent und die besonderen Nachweispflichten hängen an dieser Einordnung, nicht an der Höhe der Rechnung.

Auch das maßgebliche Verwaltungsschreiben führt die Einschränkung schon im Titel: Es behandelt die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb (BMF-Schreiben vom 19. November 2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033).

Bewirtet ein Betrieb ausschließlich eigene Mitarbeitende, etwa bei einer internen Dienstbesprechung, ist damit zuerst die Vorfrage zu klären, ob überhaupt ein geschäftlicher Anlass in diesem Sinne vorliegt. Die Antwort entscheidet über die 70-Prozent-Frage.

Wo die Abgrenzung geregelt ist

Die Verwaltungsauffassung zur Abgrenzung steht in R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR; das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 nennt diese Richtlinienabschnitte als Rechtsgrundlage neben § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Dort wird unterschieden zwischen der Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, der betrieblich veranlassten Bewirtung und Aufmerksamkeiten in geringem Umfang.

Wie eine konkrete Dienstbesprechung einzuordnen ist, hängt vom Sachverhalt ab: davon, wer teilnimmt, aus welchem Grund die Bewirtung stattfindet und in welchem Umfang. Diese Zusammenfassung nimmt die Einordnung nicht vorweg — sie gehört in die Hände Ihrer Kanzlei, und zwar bevor der erste Beleg kontiert wird.

Sitzt neben den eigenen Leuten auch nur eine betriebsfremde Person am Tisch, liegt der Fall regelmäßig wieder im Anwendungsbereich der Abzugsbeschränkung. Die Teilnehmerangabe auf dem Beleg entscheidet also mit darüber, welche Regel überhaupt gilt.

Was zu dokumentieren ist, wie die Einordnung auch ausfällt

• Tag und Ort der Bewirtung.
• Die Teilnehmer — namentlich, mit ihrer Zugehörigkeit. Genau daran hängt die Einordnung.
• Der Anlass, konkret benannt. Allgemeine Angaben hat der BFH nicht genügen lassen (Urteil vom 15. Januar 1998, IV R 81/96).
• Die Höhe der Aufwendungen, belegt durch die Rechnung des Betriebs.
• Bewirtungsaufwendungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, wie hoch der abziehbare Anteil am Ende ausfällt.

Die zweite Ebene: die Lohnsteuer

Wer Mitarbeitende bewirtet, wendet ihnen etwas zu. Ob daraus steuerpflichtiger Arbeitslohn wird, ist eine eigenständige Frage und wird nicht in § 4 Abs. 5 EStG beantwortet. Die Betriebsausgaben- und die Lohnsteuerseite können unterschiedlich ausfallen.

Im Umfeld stehen zwei Werte, die regelmäßig mit der Bewirtung verwechselt werden. Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr; nur der übersteigende Teil ist Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Für Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichem Anlass — Geburtstag, Hochzeit, Geburt, Jubiläum — gilt eine Freigrenze von 60 Euro brutto je Anlass (R 19.6 LStR); Geldzuwendungen sind stets steuerpflichtig.

Beides sind andere Tatbestände als die Dienstbesprechung im Restaurant. Sie hier zu nennen, hat einen praktischen Grund: Wer den Beleg falsch einsortiert, prüft anschließend die falsche Grenze.

Die Werte im Umfeld

Gilt die 70-Prozent-Kürzung auch, wenn nur eigene Mitarbeitende am Tisch sitzen?

Der Gesetzeswortlaut knüpft die Kürzung an die „Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass". Ob eine reine Mitarbeiterbewirtung darunterfällt, richtet sich nach der Abgrenzung in R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR und nach dem konkreten Sachverhalt. Diese Vorfrage sollte vor der Buchung geklärt sein.

Was ändert sich, wenn ein Kunde mit am Tisch sitzt?

Dann liegt regelmäßig wieder eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor, mit allen Folgen: Kürzung auf 70 Prozent, schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe sowie die besonderen Anforderungen an die Rechnung nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025.

Muss ich die Teilnehmer auch bei einer internen Besprechung aufschreiben?

Es ist dringend zu empfehlen. Die Teilnehmerangabe ist der Nachweis dafür, dass niemand von außen dabei war — und damit die Grundlage für jede Einordnung. Ohne sie lässt sich in einer späteren Prüfung nicht mehr belegen, welche Regel galt.

Reicht es, die Kosten als allgemeinen Betriebsaufwand zu buchen?

Nein. § 4 Abs. 7 EStG verlangt, Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, ist der Abzug auch dann gefährdet, wenn der Beleg selbst in Ordnung ist.

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