Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben nach der Neuregelung 2025
Der Bewirtungsbeleg ist kein Formular, sondern ein Paar: der Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern und die Rechnung des Bewirtungsbetriebs. Beide haben eigene Pflichtangaben, und beide müssen einander zugeordnet werden können. Fehlt die Zuordnung, ist der Abzug zu versagen.
Stand: 07. August 2026
Zwei Dokumente, nicht eines
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie über die Höhe der Aufwendungen. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 beschreibt in Rn. 1, wie das in der Praxis aussieht: „Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben."
Findet die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb statt, genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern — Ort, Tag und Höhe ergeben sich dann aus der Rechnung, die beizufügen ist. Grundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG in Verbindung mit R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR.
Was auf den Eigenbeleg gehört
- Anlass der Bewirtung, konkret benannt. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch" oder „Kundenpflege" hat der BFH nicht genügen lassen (Urteil vom 15. Januar 1998, IV R 81/96).
- Die Teilnehmer der Bewirtung.
- Bei einer Bewirtung außerhalb eines Bewirtungsbetriebs zusätzlich Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).
- Die Unterschrift des Steuerpflichtigen; digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung.
- Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH, Urteil vom 25. März 1988, III R 96/85). Eine Heilung in der Betriebsprüfung ist bei der Zeitnähe faktisch nicht möglich.
Was die Rechnung tragen muss
| Anforderung | Grenze | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vier Angaben nach der Kleinbetragsregelung: Name und Anschrift des Betriebs, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz | bis 250 € | § 33 UStDV |
| Leistungszeitpunkt — beim Bewirtungsbeleg zusätzlich gefordert | immer | BMF 19.11.2025, Rn. 7 |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs | über 250 € | BMF 19.11.2025, Rn. 9–12 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | über 250 € | § 14 Abs. 4 S. 1 UStG |
| Name des Bewirtenden | über 250 € | R 4.10 Abs. 8 S. 4 EStR |
Woran Bewirtungsbelege in der Prüfung scheitern
Trägt nicht: Leistungsbeschreibung „Speisen und Getränke" mit Gesamtsumme. Zulässig sind dagegen Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" sowie selbsterklärende Abkürzungen (BMF 19.11.2025, Rn. 6).
Trägt nicht: Leistungszeitpunkt handschriftlich ergänzt oder per Datumsstempel nachgetragen. Ein gedruckter Verweis in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt dagegen (Rn. 7).
Trägt nicht: Beleg aus einem Betrieb mit elektronischem Aufzeichnungssystem ohne Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Rechtsfolge ist der vollständige Ausschluss des Betriebsausgabenabzugs, nicht nur der 30-Prozent-Anteil (Rn. 13).
Trägt: Der Bewirtende darf auf die ordnungsmäßige maschinelle Erstellung vertrauen, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls trägt — auch als QR-Code (Rn. 14).
Der digitale Bewirtungsbeleg
Rn. 19 bis 22 des BMF-Schreibens beschreiben den digitalen Weg ausdrücklich. Der Eigenbeleg darf digital erstellt oder nachträglich digitalisiert werden. Die Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben, und die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
Eigenbeleg und Rechnung müssen digital zusammengefügt werden. Dafür genügt ein gegenseitiger Verweis, ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem. Der entscheidende Satz steht in Rn. 20: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen."
Rn. 22 fasst zusammen, wann die Nachweiserfordernisse vollständig erfüllt sind: zeitnahe elektronische Erstellung, Aufzeichnung des Erstellungszeitpunkts, digitale Signatur oder Genehmigung, Aufzeichnung des Signaturzeitpunkts sowie elektronische Aufbewahrung zusammen mit der Rechnung unter Einhaltung der GoBD. Die angewandten Verfahren sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Bei einer Bewirtung im Ausland gelten dieselben Anforderungen. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war (BMF 19.11.2025, Rn. 23).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG — schriftlicher Nachweis, Bewirtung im Bewirtungsbetrieb
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033 — Rn. 1, 6 bis 9, 13, 14, 16, 19 bis 23
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG und R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR — Angaben über 250 Euro
- BFH, Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96, BStBl II S. 263 — Unterschrift, Anlassangabe
- BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85, BStBl II S. 655 — zeitnahe Angaben
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht die Rechnung des Restaurants allein aus?
- Nein. Neben der Rechnung ist ein Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern erforderlich, der unterschrieben und zeitnah erstellt sein muss. Ohne zuordenbaren Eigenbeleg ist der Betriebsausgabenabzug nach Rn. 20 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 zu versagen.
- Darf der Bewirtungsbeleg vollständig digital geführt werden?
- Ja. Rn. 19 bis 22 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 lassen die digitale Erstellung oder Digitalisierung zu. Verlangt werden eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, die Aufzeichnung des Zeitpunkts, der Schutz vor undokumentierter nachträglicher Änderung und die digitale Verknüpfung mit der Rechnung.
- Was ist mit Trinkgeld?
- Trinkgeld kann auf der maschinell erstellten Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird es dort nicht ausgewiesen, liegt die Feststellungslast beim Bewirtenden; als Nachweis nennt Rn. 8 des BMF-Schreibens beispielsweise die Quittierung durch den Empfänger auf der Rechnung.
- Genügt eine Quittung ohne Kassenbezug, wenn bargeldlos gezahlt wurde?
- Bei einer späteren unbaren Abrechnung, etwa bei einer geschlossenen Veranstaltung, oder in einem Betrieb mit ausschließlich unbaren Zahlungen ist ein Kassenbeleg nicht zwingend. Der Rechnung ist dann der Zahlungsbeleg beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist (Rn. 16).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Eigenbeleg: wann er zählt und wo seine Grenze liegtDer Eigenbeleg ist die Ausnahme vom Fremdbelegprinzip. Wann er zulässig ist, was in der Praxis draufsteht — und warum er keinen Vorsteuerabzug verschafft.
- Anlass der Bewirtung: was als Angabe genügtDer BFH hat „Arbeitsgespräch", „Kundenpflege" und „Geschäftsessen" als Anlassangabe verworfen. Was stattdessen im Feld stehen muss.
- Bewirtungsrechnung über 250 Euro: die zusätzlichen AngabenÜber 250 Euro brutto braucht die Bewirtungsrechnung drei Angaben mehr — Steuernummer, Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden.