Bewirtung im eigenen Haus: was dann gilt
Der Gesetzestext kennt zwei Nachweiswege, und die meisten Vorlagen bilden nur den zweiten ab. Wer Geschäftspartner in den eigenen Räumen bewirtet, arbeitet nach dem ersten — und der verlangt mehr, nicht weniger.
Stand: 08. August 2026
Zwei Sätze, zwei Nachweise
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG verlangt für den Abzug schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen. Das ist der Grundfall.
Satz 3 enthält die Erleichterung: Hat die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb stattgefunden, genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen. Dieselbe Regel steht in R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR und wird im BMF-Schreiben vom 19. November 2025 in Rn. 1 wiedergegeben.
Findet die Bewirtung nicht in einem Bewirtungsbetrieb statt, sondern in Ihrer Kantine, im Besprechungsraum oder im Betriebsrestaurant, greift diese Erleichterung nicht. Es bleibt beim vollen Nachweis nach Satz 2 — alle fünf Angaben auf dem eigenen Beleg.
Was der Eigenbeleg im eigenen Haus enthält
- Ort der Bewirtung — hier die eigene Anschrift oder der konkrete Raum, nicht der Name eines Lokals.
- Tag der Bewirtung.
- Die Teilnehmer, namentlich und mit ihrer Zugehörigkeit. Sitzt niemand von außen am Tisch, ist das eine andere Rechtsfrage als die geschäftlich veranlasste Bewirtung.
- Der Anlass, konkret benannt. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch", „Kundenpflege" oder „Geschäftsessen" hat der BFH nicht genügen lassen (Urteil vom 15. Januar 1998, IV R 81/96).
- Die Höhe der Aufwendungen, belegt durch die zugrunde liegenden Rechnungen.
- Unterschrift des Steuerpflichtigen. Digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, deren Zeitpunkt aufgezeichnet wird (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 19).
Die Höhe belegen, wenn es keine Restaurantrechnung gibt
Im eigenen Haus entsteht kein Kassenbeleg eines Gastronomiebetriebs. Die Höhe der Aufwendungen ergibt sich stattdessen aus den Rechnungen, die dem Vorgang zugrunde liegen: Catering, Getränkeeinkauf, Lieferdienst, Personalaufwand für die Bewirtung.
Diese Belege müssen der einzelnen Bewirtung zuordenbar bleiben. Ein Getränkeeinkauf für den ganzen Monat belegt keine Bewirtung an einem bestimmten Tag — die Zuordnung ist der Teil, der im eigenen Haus regelmäßig fehlt.
Die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 19. November 2025 an die Rechnung, insbesondere die Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO, knüpfen an den Bewirtungsbetrieb an, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt. Ob und wie eine Catering-Rechnung darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab und gehört vor die erste Buchung geklärt.
Was der Ort nicht ändert
| Regel | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abziehbarer Anteil bei Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 % | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG |
| Nicht abziehbarer Anteil | 30 % | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG |
| Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen | 100 % | § 15 Abs. 1a S. 2 UStG |
Die Aufzeichnungspflicht bleibt ebenfalls
Bewirtungsaufwendungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Das gilt unabhängig davon, wo bewirtet wurde und wie hoch der abziehbare Anteil ausfällt.
Im eigenen Haus ist das die eigentliche Arbeit: Der Aufwand entsteht verstreut über mehrere Einkaufsbelege und läuft ohne bewusste Zuordnung im allgemeinen Sachaufwand mit. Wird er dort nicht herausgelöst, fehlt die getrennte Aufzeichnung — und der Abzug ist auch dann gefährdet, wenn jeder einzelne Beleg für sich in Ordnung ist.
Wer digital arbeitet, führt Eigenbeleg und zugehörige Rechnungen zusammen. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 lässt in Rn. 20 dafür einen eindeutigen Index, einen Barcode oder eine sonstige Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem genügen und verlangt in Rn. 22, die angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Die vier häufigen Fehlgriffe
Trägt nicht: Die Kurzform des Bewirtungsbetriebs verwenden und nur Anlass und Teilnehmer notieren. Ohne Rechnung eines Bewirtungsbetriebs fehlen dann Ort, Tag und Höhe.
Trägt nicht: Einen Sammeleinkauf ohne Zuordnung zur konkreten Bewirtung ablegen. Die Höhe der Aufwendungen ist Teil des gesetzlichen Nachweises.
Trägt nicht: Die Aufwendungen im allgemeinen Sachaufwand belassen. § 4 Abs. 7 EStG verlangt die einzelne und getrennte Aufzeichnung.
Trägt nicht: Den Anlass mit einer Floskel ausfüllen. Der BFH hat allgemeine Angaben verworfen; die Angabe lässt sich in der Prüfung nicht mehr nachholen.
Trägt: Den Eigenbeleg am Tag der Bewirtung schreiben, unterschreiben und mit den zugehörigen Rechnungen verknüpfen. Zeitnähe verlangt das BMF-Schreiben ausdrücklich, gestützt auf BFH III R 96/85.
Ob eine Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst ist — und damit, ob die 70-Prozent-Kürzung überhaupt greift — richtet sich nach dem Teilnehmerkreis und dem Anlass. Die Abgrenzung steht in R 4.10 EStR und gehört in die Hände Ihrer Kanzlei, nicht in eine Kontierungsregel.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG — schriftlicher Nachweis und Erleichterung bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb
- § 4 Abs. 7 EStG — einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — voller Vorsteuerabzug aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 1, 13, 19 bis 22
- R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR — Angaben auf dem Eigenbeleg bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb
- BFH, Urteile IV R 81/96 (Anlassangabe, Unterschrift) und III R 96/85 (zeitnahe Aufzeichnung)
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht im eigenen Haus die kurze Fassung des Bewirtungsbelegs?
- Nein. Die Erleichterung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG — nur Anlass und Teilnehmer, Rechnung beifügen — setzt eine Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb voraus. Sonst gilt Satz 2 mit allen fünf Angaben: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe.
- Gilt die 70-Prozent-Kürzung auch in den eigenen Räumen?
- Die Kürzung hängt am geschäftlichen Anlass, nicht am Ort. Sitzen Personen von außen am Tisch, liegt regelmäßig eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor, und § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG greift. Bei ausschließlich eigenen Mitarbeitenden ist zuerst die Abgrenzung nach R 4.10 EStR zu klären.
- Wie belege ich die Höhe ohne Restaurantrechnung?
- Über die zugrunde liegenden Rechnungen — Catering, Lieferdienst, Getränkeeinkauf — und deren Zuordnung zur konkreten Bewirtung. Entscheidend ist, dass sich der Aufwand für diesen Tag und diesen Teilnehmerkreis nachvollziehen lässt.
- Was ist mit Kaffee und Gebäck bei einer Besprechung?
- Ob ein kleines Angebot bei einer Besprechung überhaupt eine Bewirtung ist, entscheidet die Abgrenzung in R 4.10 EStR, die das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 in Bezug nimmt. Sie hängt am Umfang im Einzelfall. Klären Sie das mit Ihrer Kanzlei, bevor daraus eine Regel für die Buchhaltung wird.
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- Bewirtungsbeleg aus dem AuslandFür Bewirtungen im Ausland gilt derselbe Maßstab wie im Inland. Wann eine handschriftliche Rechnung ausnahmsweise reicht und was dafür glaubhaft zu machen ist.
- Getränke und Obst im Betrieb: keine BewirtungKaffee, Wasser und der Obstkorb sind kein Arbeitslohn und keine Bewirtung. Wo die Einordnung kippt und was der Kaufbeleg dann tragen muss.
- Den Bewirtungsbeleg digital führenRn. 19 bis 22 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 beschreiben den digitalen Weg: Genehmigung, Zeitpunkt, Verknüpfung mit der Rechnung, Verfahrensdokumentation.