Bewirtungsbeleg aus dem Ausland
Die Erwartung, im Ausland gälten lockerere Regeln, ist der teuerste Irrtum bei diesem Thema. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 stellt in Rn. 23 dieselben Anforderungen — und lässt genau eine Ausnahme zu, die der Bewirtende selbst begründen muss.
Stand: 08. August 2026
Der Maßstab bleibt derselbe
Rn. 23 des BMF-Schreibens vom 19. November 2025 stellt für Bewirtungen im Ausland dieselben Anforderungen wie im Inland. Das betrifft beide Ebenen: den schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG und die Anforderungen an die Rechnung des Bewirtungsbetriebs.
Es gibt eine Ausnahme, und sie ist eng: Sie greift nur, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war. Liegt eine handschriftliche ausländische Rechnung vor, ist zusätzlich glaubhaft zu machen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zur Ausstellung maschineller Belege besteht.
Glaubhaftmachen heißt: Die Begründung liegt bei Ihnen, und sie entsteht am besten am selben Tag. Zwei Jahre später lässt sich schwer belegen, warum ein Lokal in einem bestimmten Ort keinen maschinellen Beleg ausgeben konnte.
Was Sie von einer Auslandsbewirtung mitbringen
- Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs, möglichst maschinell erstellt.
- Den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern, unterschrieben — bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen diese beiden Angaben, die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG).
- Eine Leistungsbeschreibung, die den Namen nennt. „Speisen und Getränke" plus Gesamtsumme genügt nicht; „Menü 1" oder „Lunch-Buffet" genügen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 6).
- Bei Rechnungen über 250 Euro zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden.
- Ein Trinkgeld, das auf der Rechnung ausgewiesen ist. Wird es nicht ausgewiesen, liegt die Feststellungslast beim Bewirtenden — etwa durch Quittierung des Empfängers auf der Rechnung (Rn. 8).
- Wenn nur ein handschriftlicher Beleg zu bekommen war: eine Notiz, warum das so war, mit Datum.
Die Zahlen, die unabhängig vom Land gelten
| Regel | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abziehbarer Anteil bei Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 % | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG |
| Nicht abziehbarer Anteil | 30 % | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG |
| Schwelle zur Kleinbetragsrechnung | 250 € | § 33 UStDV |
| Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen | 100 % | § 15 Abs. 1a S. 2 UStG |
Betrag, Währung und Umsatzsteuer
Die Höhe der Aufwendungen ist Teil des gesetzlichen Nachweises. Steht auf dem Beleg ein Fremdwährungsbetrag, gehört zur Höhe deshalb auch, wie daraus ein Euro-Betrag wurde. Halten Sie Kurs und Kursherkunft am Beleg fest, damit die Zahl später nachvollziehbar bleibt. Das ist Praxis, keine eigene Vorschrift — der Nachweis der Höhe folgt aber aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG.
§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG regelt, dass die Kürzung auf 70 Prozent nicht auf die Vorsteuer durchschlägt. Ob und wie ausländische Umsatzsteuer erstattet wird, ist eine davon getrennte Frage mit eigenem Verfahren — sie gehört zu Ihrer Kanzlei und nicht in die Bewirtungsakte.
Nimmt der bewirtende Mitarbeitende an der Mahlzeit teil, stellt sich zusätzlich die Frage, ob die Verpflegungspauschale für diesen Tag zu kürzen ist (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Betriebsausgabenabzug und Reisekostenabrechnung greifen hier auf denselben Beleg zu und werden trotzdem getrennt beurteilt.
Die Grenzen, an denen der Abzug kippt
Trägt nicht: Annehmen, im Ausland genüge ein formloser Zettel. Rn. 23 stellt dieselben Anforderungen; die Ausnahme setzt eine Glaubhaftmachung voraus.
Trägt nicht: Die Glaubhaftmachung erst in der Prüfung nachreichen. Sie betrifft Umstände am Tag der Bewirtung, die sich später kaum noch belegen lassen.
Trägt nicht: Eine pauschale Leistungsbeschreibung hinnehmen, weil das Lokal keine Einzelpositionen ausweist. Der Abzug hängt auch im Ausland an dieser Angabe.
Trägt nicht: Den Fehler für halb so schlimm halten. Bei fehlendem Nachweis entfallen nicht die 30 Prozent, sondern der gesamte Betriebsausgabenabzug.
Trägt: Den Eigenbeleg noch vor Ort schreiben und mit der Rechnung verknüpfen. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Abzug nach Rn. 20 zu versagen.
Ob eine ausländische Rechnung die Anforderungen erfüllt und ob die Ausnahme nach Rn. 23 in Ihrem Fall trägt, hängt vom Land, vom Betrieb und vom einzelnen Vorgang ab. Diese Zusammenfassung gibt die Regel wieder und ersetzt die Beurteilung durch Ihre Kanzlei nicht.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 6, 8, 9 bis 12, 20 und 23
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG — schriftlicher Nachweis, Erleichterung bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb, 70 Prozent
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG und R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR — Zusatzangaben oberhalb von 250 Euro
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — voller Vorsteuerabzug aus Bewirtungsaufwendungen
- § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG — Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gelten im Ausland dieselben Anforderungen an den Bewirtungsbeleg?
- Ja. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 stellt in Rn. 23 für Bewirtungen im Ausland dieselben Anforderungen wie im Inland. Abweichungen sind nur über die dort genannte Ausnahme möglich.
- Wann reicht eine handschriftliche ausländische Rechnung?
- Wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war. Bei einer handschriftlichen ausländischen Rechnung ist zusätzlich glaubhaft zu machen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zur Ausstellung maschineller Belege besteht.
- Wie rechne ich einen Fremdwährungsbetrag um?
- Der Nachweis der Höhe verlangt einen nachvollziehbaren Euro-Betrag. Welcher Kurs anzusetzen ist, richtet sich nach Ihrer Umrechnungsregel; halten Sie Kurs und Quelle am Beleg fest. Legen Sie die Regel einmal mit Ihrer Kanzlei fest, statt sie je Reise neu zu entscheiden.
- Was ändert sich ab 250 Euro?
- Oberhalb von 250 Euro reichen die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV nicht mehr. Die Rechnung braucht dann zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden.
- Kürzt die Bewirtung die Verpflegungspauschale des Mitarbeitenden?
- Das ist eine eigene Frage der Reisekostenabrechnung: § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG regelt die Kürzung, wenn dem Mitarbeitenden eine Mahlzeit gestellt wird. Betriebsausgabenabzug und Kürzung werden getrennt beurteilt, auch wenn sie auf denselben Beleg zurückgehen.
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