Den Bewirtungsbeleg digital führen

Was ausdrücklich erlaubt ist

Rn. 18 stellt die Rechnung frei: Die Bewirtungsrechnung kann als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, und eine Papierrechnung darf digitalisiert werden. Grundlage ist § 14 Abs. 1 Satz 3, 4 und 6 UStG.

Rn. 19 stellt den Eigenbeleg frei: Er darf digital erstellt oder nachträglich digitalisiert werden. Die Autorisierung erfolgt „durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können".

Damit ist der Papierweg nicht der sichere und der digitale Weg der geduldete. Beide sind gleichwertig — der digitale muss nur nachweisen, was das Papier über die Unterschrift und die Heftklammer nebenbei erledigt hat.

Die Anforderungen aus Rn. 22 in der Reihenfolge, in der sie anfallen

Die Verknüpfung ist der Punkt, an dem es scheitert

Rn. 20 verlangt, Eigenbeleg und Rechnung digital zusammenzufügen. Wie, bleibt Ihnen überlassen: Ein gegenseitiger Verweis genügt, ebenso ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem.

Dahinter steht der Satz, der die Rechtsfolge trägt: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen." Nicht gekürzt — versagt. Zwei formal einwandfreie Dokumente in zwei Ordnern ohne Bezug zueinander sind damit weniger wert als ein Bon mit einem Vermerk auf der Rückseite.

Der zweite Satz mit derselben Wirkung steht in der Belegfunktion der GoBD: Die Verbindung zwischen Beleg und Buchung darf beim elektronischen Beleg über einen Datensatz, einen eindeutigen Index oder einen Barcode hergestellt werden (Rz. 64). Beide Vorschriften verlangen dasselbe — eine Zuordnung, die auch in acht Jahren noch auffindbar ist.

Der Weg vom Tisch ins Archiv

• Rechnung sichern, solange sie lesbar ist. Kassenbelege auf Thermopapier verblassen; die Lesbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
• Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern anlegen — am selben Tag. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH, Urteil vom 25. März 1988, III R 96/85).
• Elektronisch unterschreiben oder genehmigen; der Zeitpunkt wird mit aufgezeichnet (Rn. 19, 22).
• Eigenbeleg und Rechnung verknüpfen (Rn. 20).
• Das Papier dem weiteren Bearbeitungsgang entziehen. Nach der bildlichen Erfassung darf nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet werden (GoBD Rz. 139).
• Beides gemeinsam und unveränderbar aufbewahren (Rn. 22, GoBD Rz. 107, 108).

Was den Abzug kostet — und was ihn trägt

Bevor das Papier in den Müll geht

Die Erlaubnisnorm für die Vernichtung ist GoBD Rz. 140: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind". Für eine Restaurantrechnung trifft diese Ausnahme regelmäßig nicht zu.

Die Erlaubnis hängt aber an einem Verfahren, nicht an einer Absicht. Rz. 136 verlangt eine Organisationsanweisung: wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung verlangt ist, wie die Qualitätskontrolle läuft und wie Fehler protokolliert werden. Rz. 141 setzt die Grenze dahinter: Der Verzicht auf das Papier darf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.

Kommt der Farbe Beweisfunktion zu — etwa bei Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerken in unterschiedlichen Farben —, ist die vollständige Farbwiedergabe erforderlich (Rz. 137). Bei einem Bewirtungsbeleg mit handschriftlichem Freigabevermerk ist das kein akademischer Punkt.

Genügt ein Foto der Restaurantrechnung?

Rn. 18 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 lässt die Digitalisierung einer Papierrechnung zu. Die GoBD verlangen dafür die bildliche Übereinstimmung mit dem Original und lassen die Erfassung ausdrücklich auch mit einem Smartphone zu (Rz. 130). Eine Signatur oder ein Zeitstempel sind für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (Rz. 138).

Wie unterschreibe ich einen digitalen Eigenbeleg?

Durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben. Der Zeitpunkt der Genehmigung ist elektronisch aufzuzeichnen, und die Angaben dürfen danach nicht undokumentiert geändert werden können (Rn. 19 und 22).

Was heißt „digital zusammenfügen" konkret?

Rn. 20 nennt vier gleichwertige Wege: ein gegenseitiger Verweis, ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern dass sich jeder Bewirtungsrechnung ihr Eigenbeleg zuordnen lässt — sonst ist der Betriebsausgabenabzug zu versagen.

Darf ich den Papierbeleg nach dem Scannen wegwerfen?

GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung, soweit das Dokument nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist. Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren nach Rz. 136 und dass das Papier nach der Erfassung nicht weiterbearbeitet wird (Rz. 139).

Brauche ich dafür eine Verfahrensdokumentation?

Ja. Rn. 22 verlangt ausdrücklich, die angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben, und verweist dafür auf GoBD Rz. 151 ff. Diese Pflicht trifft den Steuerpflichtigen; ein Anbieter kann Bausteine liefern, die Dokumentation selbst bleibt Ihre.

• Betriebsveranstaltung: der 110-Euro-Freibetrag110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Freibetrag heißt: Nur der übersteigende Teil wird Arbeitslohn — nicht alles.
• Was sich 2026 bei der Betriebsveranstaltung ändertDer 110-Euro-Freibetrag bleibt. Geändert hat sich die Pauschalierung: 25 Prozent gibt es ab 2026 nur, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten offensteht.
• Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben nach der Neuregelung 2025Eigenbeleg und Rechnung sind zwei Dokumente mit zwei Anforderungslisten. Was seit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 auf beiden stehen muss.