Bewirtungsbeleg: die Checkliste vor dem Abheften
Eine Checkliste für den Bewirtungsbeleg ist nur dann etwas wert, wenn sie die Reihenfolge kennt. Manches lässt sich nur im Restaurant prüfen, weil es später niemand mehr ändern kann. Anderes muss noch am selben Tag entstehen. Und ein Teil der Mängel ist gar nicht heilbar.
Stand: 08. August 2026
Warum die Reihenfolge zählt
Der Nachweis besteht aus zwei Dokumenten: der Rechnung des Bewirtungsbetriebs und dem Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Beide haben eigene Anforderungen, und beide müssen einander zugeordnet werden können. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ist an dieser Stelle unmissverständlich: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen" (Rn. 20).
Die Rechnung stellt der Betrieb aus — was dort fehlt, kann nur der Betrieb ergänzen, und das gelingt nach ein paar Wochen selten. Der Eigenbeleg dagegen entsteht im eigenen Haus, muss aber zeitnah entstehen (BFH, Urteil vom 25.3.1988, III R 96/85). Wer beides bis zum Monatsabschluss liegen lässt, hat zwei Fristen gleichzeitig verpasst.
Schritt 1 — noch am Tisch, bevor Sie gehen
- Leistungsbeschreibung: Steht dort mehr als „Speisen und Getränke"? Diese Angabe mit Gesamtsumme genügt nicht. Zulässig sind Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" sowie selbsterklärende Abkürzungen (BMF vom 19.11.2025, Rn. 6).
- Leistungszeitpunkt: Ein Verweis in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt. Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel genügen nicht (Rn. 7).
- Kassenbezug: Trägt der Beleg eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls — auch als QR-Code? Darauf dürfen Sie vertrauen (Rn. 14).
- Betrag über 250 Euro: Dann müssen zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs, eine fortlaufende Rechnungsnummer und Ihr Name als bewirtende Person darauf stehen (Rn. 9 bis 12).
- Trinkgeld: Lassen Sie es auf der maschinell erstellten Rechnung ausweisen. Wird es nicht ausgewiesen, tragen Sie die Feststellungslast; als Nachweis kommt eine Quittierung des Empfängers auf der Rechnung in Betracht (Rn. 8).
Schritt 2 — noch am selben Tag
- Anlass in ganzen Worten. „Arbeitsgespräch", „Infogespräch", „Hintergrundgespräch", „Kundenpflege" oder „Geschäftsessen" reichen nicht aus (BFH, Urteil vom 15.1.1998, IV R 81/96).
- Teilnehmer namentlich, einschließlich der eigenen Leute und der bewirtenden Person selbst.
- Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen.
- Unterschrift. Der Eigenbeleg ist zu unterschreiben; digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, deren Zeitpunkt aufgezeichnet wird (BMF vom 19.11.2025, Rn. 1 und 19).
- Verknüpfung von Eigenbeleg und Rechnung. Ein gegenseitiger Verweis genügt; zulässig sind ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem (Rn. 20).
Was sich noch reparieren lässt
| Mangel | Später heilbar? | Rechtsfolge, solange er besteht |
|---|---|---|
| Leistungsbeschreibung nur „Speisen und Getränke" | nur durch eine korrigierte Rechnung des Betriebs | Nachweis nicht erbracht |
| Leistungszeitpunkt fehlt | nur durch den Betrieb — eigene Ergänzung genügt nicht | Nachweis nicht erbracht |
| Keine Kennzeichnung der Sicherheitseinrichtung, obwohl ein Kassensystem im Einsatz ist | nein | vollständiger Ausschluss vom Betriebsausgabenabzug, nicht nur der 30-Prozent-Anteil |
| Name der bewirtenden Person fehlt bei einer Rechnung über 250 Euro | ja, durch den Bewirtungsbetrieb | Angaben unvollständig |
| Anlass zu allgemein | nein — die Angaben sind zeitnah zu machen | Abzug ist zu versagen |
| Eigenbeleg nicht unterschrieben oder nicht elektronisch genehmigt | nur zeitnah | Nachweisvoraussetzungen nicht erfüllt |
| Eigenbeleg lässt sich der Rechnung nicht zuordnen | nein | Abzug ist zu versagen |
Vier Sätze für die Ablage
Trägt nicht: Bewirtungsaufwendungen im allgemeinen Aufwand buchen. Sie sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).
Trägt nicht: Annehmen, ein fehlerhafter Beleg koste „nur die 30 Prozent". Bei fehlender Absicherung durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung oder bei einem handschriftlich erstellten Beleg entfällt der Abzug vollständig (BMF vom 19.11.2025, Rn. 13).
Trägt: Die Vorsteuer bleibt davon unberührt: Aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ist sie in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Die 70-Prozent-Grenze betrifft den Betriebsausgabenabzug.
Trägt: Wer digital arbeitet, beschreibt das Verfahren in der Verfahrensdokumentation. Das verlangt Rn. 22 des Schreibens ausdrücklich, unter Verweis auf GoBD Rz. 151 ff.
Im Ausland gelten dieselben Anforderungen. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war; bei einer handschriftlichen ausländischen Rechnung ist zusätzlich glaubhaft zu machen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht (BMF vom 19.11.2025, Rn. 23).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 1, 6 bis 9, 12 bis 16 und 18 bis 23 — ersetzt das Schreiben vom 30.6.2021
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG — 70 Prozent abziehbar, Nachweis, getrennte Aufzeichnung
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — voller Vorsteuerabzug aus angemessenen Bewirtungsaufwendungen
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro; § 14 Abs. 4 UStG, R 4.10 Abs. 8 EStR für Rechnungen darüber
- § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV — zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
- BFH, Urteil vom 25.3.1988, III R 96/85 — zeitnahe Aufzeichnung; BFH, Urteil vom 15.1.1998, IV R 81/96 — Unterschrift und Anlassangabe
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- In welcher Reihenfolge sollte geprüft werden?
- Erst die Rechnung, solange Sie noch im Betrieb sind — Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Kassenbezug, bei über 250 Euro Ihr Name. Danach der Eigenbeleg mit Anlass, Teilnehmern und Unterschrift, noch am selben Tag. Zuletzt die Verknüpfung beider Dokumente.
- Der Kassenbon trägt keine Transaktionsnummer. Ist das ein Problem?
- Wenn der Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen anerkannt (Rn. 13). Ist ein Ausfall auf dem Beleg erkennbar, ist der Abzug grundsätzlich zulässig (Rn. 15).
- Wir haben unbar bezahlt und keinen Kassenbeleg bekommen.
- Bei späterer unbarer Abrechnung oder in Betrieben mit ausschließlich unbaren Zahlungen ist ein Kassenbeleg nicht zwingend. Dann ist der Rechnung der Zahlungsbeleg beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist (Rn. 16).
- Lässt sich der Anlass später präzisieren?
- Praktisch nicht. Die Angaben sind zeitnah zu machen; das ist der einzige Mangel, der sich während einer Prüfung nicht mehr beheben lässt. Ein Anlass, der Wochen später formuliert wird, verliert genau die Überzeugungskraft, auf die es ankommt.
- Reicht ein Foto der Rechnung?
- Eine Papierrechnung darf digitalisiert werden (§ 14 Abs. 1 UStG; BMF vom 19.11.2025, Rn. 18). Entscheidend ist, was danach passiert: unveränderbare Aufbewahrung, Verknüpfung mit dem Eigenbeleg und eine Verfahrensdokumentation, die den Weg beschreibt.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Wie hoch Geschenke an Mitarbeitende sein dürfenEine einheitliche Grenze gibt es nicht. Der Anlass entscheidet, ob 50, 60 oder 110 Euro gelten — und ob ein Euro darüber die ganze Zuwendung kostet.
- Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben nach der Neuregelung 2025Eigenbeleg und Rechnung sind zwei Dokumente mit zwei Anforderungslisten. Was seit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 auf beiden stehen muss.
- Anlass der Bewirtung: was als Angabe genügtDer BFH hat „Arbeitsgespräch", „Kundenpflege" und „Geschäftsessen" als Anlassangabe verworfen. Was stattdessen im Feld stehen muss.