Wer vorbereitende Buchhaltung machen darf
Die Frage hat zwei Antworten, weil sie zwei Ebenen betrifft: Wer die Pflicht trägt, ist gesetzlich geregelt. Wer die Arbeit tut, ist eine Organisationsentscheidung — die allerdings dokumentiert sein muss, sobald ein DV-System im Spiel ist.
Stand: 08. August 2026
Erst die Pflicht, dann die Hände
Buchführung und Aufzeichnungen schuldet der Kaufmann selbst (§ 238 HGB) beziehungsweise der Steuerpflichtige (§§ 145 bis 147 AO). Diese Pflicht lässt sich nicht delegieren, sondern nur die Tätigkeit. Wer im Betrieb Belege sammelt, prüft, digitalisiert, kontiert und übergibt, handelt für den Verpflichteten — nicht an seiner Stelle.
Für diese Arbeit im eigenen Betrieb verlangt das Steuerrecht keine Berufszulassung. Es verlangt etwas anderes, das in der Praxis häufiger fehlt: eine Festlegung, wer was darf. Die Organisationsanweisung zur bildlichen Erfassung muss unter anderem regeln, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler zu protokollieren sind (GoBD Rz. 136).
Dazu kommt die Zugriffsseite. Die GoBD nennen organisatorische Maßnahmen — ausdrücklich Zugriffsberechtigungskonzepte — als eines der zulässigen Mittel, die Unveränderbarkeit zu gewährleisten (Rz. 110). Wer erfassen, wer ändern und wer freigeben darf, ist damit keine Geschmacksfrage der Abteilung, sondern Teil der Ordnungsmäßigkeit.
Wer welchen Schritt übernehmen kann
| Schritt | Im Betrieb möglich | Was dazu festzuhalten ist |
|---|---|---|
| Belege sichern und digitalisieren | ja, durch jede benannte Person | wer erfassen darf, wann, welches Schriftgut, wie geprüft wird — GoBD Rz. 136 |
| Betrieblichen Anlass festhalten | ja, durch die Person, die den Vorgang kennt | Belegfunktion: der Vorgang muss zweifelsfrei nachgewiesen sein — GoBD Rz. 61 |
| Vorkontieren | ja, mit klarer Zuständigkeit | der Kontierungsvermerk macht den Geschäftsbrief zum Buchungsbeleg — GoBD Rz. 63, 64 |
| Freigeben und festschreiben | ja, getrennt von der Erfassung | Zugriffsberechtigungskonzept und Protokollierung — GoBD Rz. 110, 111 |
| Laufend buchen und den Abschluss erstellen | nach Absprache mit der Kanzlei | Mandatsvertrag und Verfahrensdokumentation — GoBD Rz. 151 |
Die Grenze verläuft nach außen, nicht nach innen
Sobald jemand diese Arbeiten geschäftsmäßig und gegen Entgelt für einen fremden Betrieb erledigt, entscheidet nicht mehr die interne Organisation, sondern das Steuerberatungsgesetz. Die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist den dort genannten Personen und Vereinigungen vorbehalten; für einzelne Buchführungsarbeiten bestehen Ausnahmen, deren Reichweite seit Jahrzehnten die klassische Streitfrage ist — insbesondere dort, wo aus dem Erfassen ein Kontieren wird.
Für den Auftraggeber folgt daraus eine schlichte Vorsichtsregel: Wer ein externes Buchhaltungsbüro einsetzt, klärt vor dem ersten Monat schriftlich, welche Schritte es übernimmt und was ausdrücklich bei der Kanzlei bleibt. Diese Abgrenzung ist eine Rechtsfrage und gehört in die Absprache, nicht in die Praxis des laufenden Betriebs.
An der Pflichtenlage ändert die Arbeitsteilung nichts. Auch die Handakte der Kanzlei ist nach § 66 StBerG zehn Jahre aufzubewahren — sie ersetzt Ihr eigenes Archiv nicht, sondern liegt daneben.
Vier Punkte, die eine Prüfung anfasst
Trägt nicht: Erfassung, Änderung und Freigabe in einer Hand, ohne Protokoll. Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben; auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
Trägt nicht: Aushilfen oder wechselnde Personen erfassen lassen, ohne die Anweisung anzupassen. Die Organisationsanweisung benennt, wer erfassen darf (GoBD Rz. 136) — eine Namensliste von vorgestern ist keine.
Trägt nicht: Die Verfahrensdokumentation an den Dienstleister abgeben. Für jedes eingesetzte DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein, und sie schuldet der Steuerpflichtige (GoBD Rz. 151). Bausteine liefern lassen ist zulässig, die Pflicht abgeben nicht.
Trägt: Zuständigkeiten je Schritt namentlich festlegen, Rechte danach vergeben und jede Änderung protokollieren. Das ist zugleich die organisatorische Maßnahme, die GoBD Rz. 110 als Mittel der Unveränderbarkeit ausdrücklich anerkennt.
Was in jedem Fall im Unternehmen bleibt
- Die Vollständigkeit der Belege. Von außen kann niemand wissen, welcher Beleg fehlt.
- Der betriebliche Anlass. Er lässt sich nur dort festhalten, wo der Vorgang stattgefunden hat, und nur solange ihn jemand erinnert.
- Die Verfahrensdokumentation samt Nachweis der Programmidentität über die Aufbewahrungsfrist (GoBD Rz. 151, 154).
- Die eigene Aufbewahrung: acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, zehn Jahre für Bücher, Inventare und Abschlüsse (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Die Entscheidung, wer Zugriff hat — und die Protokolle, die zeigen, dass sie eingehalten wurde.
Wo im Einzelfall die Grenze des Steuerberatungsgesetzes verläuft, ist eine Rechtsfrage und hängt von der konkreten Tätigkeit ab. Klären Sie sie vor dem ersten Auftrag mit Ihrer Kanzlei. Diese Seite ist eine Recherchezusammenfassung und ersetzt diese Klärung nicht.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 238 HGB, §§ 145 bis 147 AO — Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht des Kaufmanns und des Steuerpflichtigen
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion und Kontierungsvermerk
- GoBD Rz. 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit, Zugriffsberechtigungskonzepte, Änderungshistorie
- GoBD Rz. 136 — Organisationsanweisung: wer erfassen darf, wann, welches Schriftgut, Qualitätskontrolle, Fehlerprotokoll
- GoBD Rz. 151, 154 — Verfahrensdokumentation als Pflicht des Steuerpflichtigen, Nachweis der Programmidentität
- § 66 StBerG — zehnjährige Aufbewahrung der Handakten; § 147 Abs. 3 Satz 1 AO und § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre für Belege und Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Braucht die Person, die bei uns die Belege vorbereitet, eine Qualifikation?
- Für die Arbeit im eigenen Betrieb schreibt das Steuerrecht keine Berufszulassung vor. Es verlangt, dass festgelegt und dokumentiert ist, wer erfassen darf, wann erfasst wird und wie die Qualität geprüft wird (GoBD Rz. 136), und dass die Zugriffsrechte dazu passen (Rz. 110). Fachliche Eignung ist eine betriebliche Frage — die rechtliche Anforderung ist die Dokumentation.
- Darf ein externes Buchhaltungsbüro für uns kontieren?
- Das entscheidet nicht der Dienstleistungsvertrag, sondern das Steuerberatungsgesetz. Die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist einem bestimmten Personenkreis vorbehalten; für Buchführungsarbeiten bestehen Ausnahmen, deren Reichweite umstritten ist. Klären Sie den konkreten Leistungsumfang vorab mit Ihrer Kanzlei und halten Sie ihn schriftlich fest.
- Muss nachvollziehbar sein, wer einen Beleg erfasst hat?
- Ja, in zwei Richtungen. Abstrakt regelt es die Organisationsanweisung: wer erfassen darf und zu welchem Zeitpunkt (GoBD Rz. 136). Konkret regelt es die Protokollierung: Einmal eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden (Rz. 108), und die Änderungshistorie selbst darf nicht nachträglich veränderbar sein (Rz. 111).
- Ändert eine Kanzleibeauftragung etwas an unserer Haftung?
- An der Pflicht selbst nicht. Buchführung und Aufzeichnungen schuldet der Kaufmann (§ 238 HGB) beziehungsweise der Steuerpflichtige (§§ 145 bis 147 AO). Was im Verhältnis zur Kanzlei gilt, ergibt sich aus dem Mandatsvertrag; die Handakte der Kanzlei ist nach § 66 StBerG zehn Jahre aufzubewahren und ersetzt Ihr Archiv nicht.
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