Was Spesen sind — und was der Begriff verdeckt
Spesen ist ein Wort aus der Lohnbuchhaltung des vorigen Jahrhunderts. Es beschreibt, dass Geld vom Betrieb zum Mitarbeitenden fließt, und sagt nichts darüber, warum. Genau diese Auskunft verlangt aber jede Prüfung.
Stand: 08. August 2026
Der Begriff beschreibt einen Zahlungsvorgang
Im Einkommensteuergesetz kommt das Wort nicht vor. Was dort steht, sind drei getrennte Tatbestände: der Ersatz verauslagter Beträge (§ 3 Nr. 50 EStG), die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a EStG) und die Erstattung von Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten einer auswärtigen Tätigkeit (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, BMF vom 25.11.2020).
Jeder dieser Tatbestände hat einen eigenen Nachweis und eine eigene Rechtsfolge. Wer sie unter einem Sammelbegriff zusammenfasst, verliert genau die Information, die in der Lohnsteuer-Außenprüfung gefragt wird: Auf welcher Grundlage wurde dieser Betrag steuerfrei ausgezahlt?
Drei Zahlungen, ein Wort
| Was gezahlt wird | Wonach bemessen | Was nachzuweisen ist |
|---|---|---|
| Ersatz für ausgelegtes Geld | tatsächlich verauslagter Betrag | der Fremdbeleg über die Ausgabe |
| Tagegeld für Verpflegung | gesetzliche Pauschale nach Abwesenheitsdauer | Abwesenheitszeiten und gestellte Mahlzeiten |
| Fahrt, Hotel, Nebenkosten | tatsächliche Kosten oder Kilometersatz | Beleg, Strecke, beruflicher Anlass |
Die zwei Fragen, die durcheinandergeraten
Die erste Frage lautet: Muss der Betrieb überhaupt zahlen? Das beantworten Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Reisekostenrichtlinie — nicht das Steuerrecht. Ein Betrieb kann mehr zusagen als die gesetzlichen Sätze, weniger, oder eine Erstattung an Bedingungen knüpfen.
Die zweite Frage lautet: Bleibt die Zahlung steuerfrei? Das beantwortet ausschließlich das Gesetz. Eine großzügige Richtlinie erweitert die Steuerfreiheit nicht. Wer statt 28 Euro Tagegeld 40 Euro zahlt, zahlt zwölf Euro Arbeitslohn — die Zusage ist wirksam, die Behandlung in der Lohnabrechnung ändert sich.
Beide Fragen laufen in derselben Zeile der Abrechnung zusammen, und deshalb geht die Unterscheidung im Alltag verloren. Sie wieder auseinanderzuziehen ist der praktische Nutzen dieser Seite.
Wo aus Spesen Arbeitslohn wird
- Zahlung über die gesetzliche Pauschale hinaus — der übersteigende Teil ist Arbeitslohn.
- Weiterzahlung nach Ablauf der Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte: Die Pauschale ist dann in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG, BMF vom 25.11.2020 Rz. 59).
- Gestellte Mahlzeiten nicht gekürzt: 20 Prozent der Tagespauschale für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen — gekürzt wird auch, wenn niemand gegessen hat (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG, BMF Rz. 73 und 75).
- Pauschaler Ersatz ohne jeden Nachweis: § 3 Nr. 50 EStG setzt voraus, dass Ausgaben für den Betrieb ersetzt werden. Ohne Bezug zu einer Ausgabe fehlt der Tatbestand.
- Erstattung des Arbeitswegs: Für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es keine steuerfreie Erstattung — dort steht den Beschäftigten der Werbungskostenabzug zu.
Was der Betrieb davon hat, den Begriff aufzugeben
Trägt: Getrennte Positionen je Tatbestand: Auslagen, Verpflegung, Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten. Jede Position lässt sich dann mit einer Fundstelle begründen, statt mit einer Gewohnheit.
Trägt: Bewirtungsaufwendungen sind ohnehin einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Ein Sammelposten „Spesen" verletzt diese Pflicht der Sache nach.
Trägt nicht: Eine Abrechnungsvorlage mit einem einzigen Feld „Spesen". Sie erzeugt Beträge, deren Grundlage später niemand rekonstruieren kann — und die Feststellungslast liegt beim Betrieb.
Trägt nicht: Verpflegung nach Beleg abrechnen. Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
Was das für die Ablage heißt
Für die Beträge, die einen Beleg brauchen, gilt das Belegprinzip ohne Abschlag: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Der Umweg über ein privates Portemonnaie ändert daran nichts.
Für die Verpflegungspauschale gibt es dagegen nichts zu belegen — sie folgt aus Zeiten, nicht aus Ausgaben. Was hier dokumentiert gehört, sind Beginn und Ende der Abwesenheit, das Ziel, der berufliche Anlass und die gestellten Mahlzeiten. Das ist der Nachweis, den die Abrechnung führen muss.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungsmehraufwand, Kürzung bei Mahlzeiten, Dreimonatsfrist
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Ersatz verauslagter Beträge
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 BRKG — Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit
- § 4 Abs. 7 EStG — einzelne und getrennte Aufzeichnung der Bewirtungsaufwendungen
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 73, 75, 117, 129, 130
- GoBD Rz. 61 — Belegprinzip und Eigenbeleg
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist „Spesen" ein steuerlicher Begriff?
- Nein. Das Einkommensteuergesetz kennt Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und den Ersatz verauslagter Beträge. In der Buchhaltung sind die üblichen Bezeichnungen Auslagen und Reisekosten, weil beide eine Zuordnung tragen.
- Muss ein Betrieb Spesen zahlen?
- Ob ein Erstattungsanspruch besteht, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reisekostenrichtlinie, nicht aus dem Steuerrecht. Das Steuerrecht regelt nur, bis zu welcher Höhe und unter welchen Voraussetzungen eine Zahlung steuerfrei bleibt.
- Brauchen Spesen immer einen Beleg?
- Es kommt auf den Topf an. Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sowie der Ersatz verauslagter Beträge setzen den Nachweis voraus. Die Verpflegungspauschale ist nur pauschal ansetzbar; hier zählen Abwesenheitszeiten statt Belege.
- Sind höhere Zahlungen als die Pauschale erlaubt?
- Zulässig ja, steuerfrei nein. Der über die gesetzliche Pauschale hinausgehende Teil ist Arbeitslohn und in der Lohnabrechnung zu behandeln. Erhält jemand eine steuerfreie Verpflegungserstattung, ist daneben kein Werbungskostenabzug für dieselbe Verpflegung möglich (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).
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