Ab wann es Spesen gibt
Die Frage „ab wann" hat drei Bedeutungen, die im Betrieb regelmäßig durcheinandergeraten: ab welcher Voraussetzung, ab welcher Dauer und ab welchem Zeitpunkt die Uhr läuft. Nur eine der vier Reisekostenarten kennt überhaupt eine Zeitschwelle.
Stand: 08. August 2026
Die Voraussetzung steht vor jeder Uhrzeit
Reisekosten setzen eine auswärtige berufliche Tätigkeit voraus: eine Tätigkeit außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Liegt sie nicht vor, entsteht keine Pauschale — auch nach zwölf Stunden nicht.
Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist Arbeitsweg. Dafür gilt seit dem 1. Januar 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer, gedeckelt auf 4.500 Euro im Kalenderjahr (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Sie ist Werbungskostenabzug, kein steuerfrei erstattbarer Reisekostensatz.
Wer diese Weichenstellung falsch stellt, rechnet nicht zu wenig ab, sondern das Falsche. Der Fehler trifft außerdem nie eine Person allein, sondern alle mit derselben Rolle.
Ab wann welche Kostenart entsteht
| Kostenart | Schwelle | Fundstelle |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | ab dem ersten gefahrenen Kilometer, keine Mindestdauer | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 BRKG |
| Reisenebenkosten | ab dem ersten Euro, gegen Nachweis | BMF vom 25.11.2020, Rz. 129 |
| Übernachtungskosten | ab der ersten auswärtigen Übernachtung | BMF vom 25.11.2020, Rz. 117 |
| Verpflegung, eintägig ohne Übernachtung | mehr als 8 Stunden Abwesenheit | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag | keine Mindestdauer, aber Übernachtung außerhalb der Wohnung | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Verpflegung, voller Kalendertag | 24 Stunden Abwesenheit | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
Ab wann die Uhr läuft
Gemessen wird die Abwesenheit von der Wohnung und von der ersten Tätigkeitsstätte. Wer morgens zuerst ins Büro fährt und von dort aufbricht, beginnt die Zählung nicht mit dem Verlassen der Wohnung, sondern mit dem Verlassen des Büros. Das verschiebt bei knappen Reisen das Ergebnis um 14 Euro.
„Mehr als 8 Stunden" heißt mehr als: Acht Stunden exakt genügen nicht. Deshalb ist die dokumentierte Uhrzeit keine Formalie, sondern die Rechengrundlage.
Beginnt eine Reise an einem Tag und endet sie am folgenden, ohne dass übernachtet wird, werden die Abwesenheitszeiten beider Kalendertage zusammengerechnet. Übersteigen sie acht Stunden, entstehen 14 Euro — angesetzt für den Kalendertag mit dem überwiegenden Anteil der Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
Vier Antworten auf „ab wann"
Trägt nicht: Es gibt keine Entfernungsgrenze. § 9 Abs. 4a EStG knüpft ausschließlich an die Abwesenheitsdauer an — eine Mindestkilometerzahl für die Verpflegungspauschale kennt das Gesetz nicht.
Trägt nicht: Dem An- oder Abreisetag die Pauschale zu streichen, weil die acht Stunden nicht erreicht wurden, ist falsch. Für diesen Fall verlangt Nr. 2 keine Mindestabwesenheit.
Trägt nicht: Fahrtkosten erst „ab einer richtigen Dienstreise" zu erstatten, hat keine gesetzliche Grundlage. Für Fahrt- und Nebenkosten gibt es keine Zeitschwelle, sondern nur die Frage nach der beruflichen Veranlassung und dem Nachweis.
Trägt: Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit mit Datum und Uhrzeit erfassen. Damit ist jede der drei Schwellen aus der Abrechnung selbst heraus belegbar.
Und ab wann nicht mehr: die Dreimonatsfrist
Der Ansatz der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach gezahlte Pauschalen sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59).
Zwei Details entscheiden über den Fristlauf. Die Frist beginnt erst, sobald an mindestens drei Tagen pro Woche dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird; bei höchstens zwei Tagen läuft sie gar nicht an (BMF vom 25.11.2020, Rz. 55). Und eine Unterbrechung lässt die Frist nur dann neu beginnen, wenn sie mindestens vier Wochen dauert — der Grund ist unerheblich, Urlaub und Krankheit zählen mit (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG; BMF Rz. 54).
Die Frist betrifft ausschließlich die Verpflegung. Fahrt- und Nebenkosten bleiben erstattbar; für Unterkunftskosten bei längerfristiger Auswärtstätigkeit im Inland gilt eine eigene Grenze von 48 Monaten und danach 1.000 Euro im Monat (BMF vom 25.11.2020, Rz. 123).
Ob eine Fahrt eine Auswärtstätigkeit ist oder ein Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, entscheidet die arbeitsrechtliche Zuordnung im Einzelfall. Davon hängt ab, ob überhaupt eine Pauschale entsteht — nicht von der Dauer.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 bis 3 EStG — die drei Fälle und ihre Schwellen
- § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG — Dreimonatsfrist und Unterbrechung von vier Wochen
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Nr. 4a EStG, § 5 BRKG — Entfernungspauschale, Kilometersätze
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 54, 55, 59, 117, 123 und 129
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ab wie vielen Stunden gibt es Spesen?
- Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung ab mehr als acht Stunden Abwesenheit; dann entstehen 14 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise gibt es die 14 Euro ohne Mindestdauer, für den vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit 28 Euro.
- Ab wie vielen Kilometern gibt es Spesen?
- Eine Entfernungsgrenze gibt es nicht. Maßgeblich ist, ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt und wie lange die Abwesenheit dauert. Fahrtkosten sind ab dem ersten gefahrenen Kilometer erstattbar, mit 0,30 Euro je Kilometer für den Pkw (§ 5 Abs. 2 BRKG).
- Ab wann beginnt die Abwesenheit?
- Mit dem Verlassen der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte — je nachdem, von wo die Auswärtstätigkeit angetreten wird. Sie endet mit der Rückkehr. Deshalb gehören Uhrzeiten in jede Abrechnung, nicht nur Datumsangaben.
- Ab wann darf nicht mehr abgerechnet werden?
- Für die Verpflegung nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Die Frist läuft erst ab drei Tagen pro Woche an und beginnt nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu. Fahrt- und Übernachtungskosten sind davon nicht betroffen.
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- Wie viel Spesen pro Tag zulässig sindEinen Tagessatz für „Spesen" gibt es nicht. Nur die Verpflegung ist ein Tagesbetrag — Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten folgen eigenen Grenzen.
- Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?Das Steuerrecht sagt nur, wie viel steuerfrei bleiben darf. Ob gezahlt wird, entscheidet eine andere Ebene — mit einer klaren Rangfolge der Grundlagen.
- Sind Spesen pfändbar?Aufwandsentschädigungen und Auslösungsgelder sind unpfändbar, soweit sie den Rahmen des Üblichen nicht übersteigen. Was das für die Lohnabrechnung heißt.