Sind Spesen steuerfrei?
Steuerfrei sind nicht „Spesen", sondern bestimmte Zahlungen bis zu bestimmten Grenzen. Zwei Vorschriften tragen diese Steuerfreiheit, und beide enthalten dasselbe entscheidende Wort: „soweit". Was darüber liegt, ist Arbeitslohn — und zwar unabhängig davon, wie die Zeile in der Abrechnung heißt.
Stand: 08. August 2026
Zwei Normen, ein einschränkendes Wort
Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 16 EStG „die Vergütungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen".
Die zweite Norm ist § 3 Nr. 50 EStG: steuerfrei sind die Beträge, die der Arbeitnehmer erhält, um sie für den Arbeitgeber auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz).
Beide Vorschriften stellen keine Zahlungsart frei, sondern eine Höhe. Die Frage lautet deshalb nie „sind Spesen steuerfrei", sondern immer: Welche Kostenart, in welcher Höhe, mit welchem Nachweis. Erst diese drei Angaben ergeben eine Antwort.
Wie weit die Steuerfreiheit im Inland reicht (2026)
| Zahlung an Mitarbeitende | Steuerfrei bis | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung, voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag mit Übernachtung | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Verpflegung, eintägig und mehr als 8 Stunden abwesend | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Fahrt mit dem eigenen Pkw, je gefahrenem Kilometer | 0,30 € | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Fahrt mit anderem motorbetriebenem Fahrzeug, je Kilometer | 0,20 € | § 5 Abs. 1 BRKG |
| Übernachtung ohne Einzelnachweis, nur bei Arbeitgebererstattung | 20,00 € | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
| Reisenebenkosten und Auslagenersatz | nachgewiesene tatsächliche Höhe | BMF vom 25.11.2020, Rz. 129; § 3 Nr. 50 EStG |
Vier Stellen, an denen die Steuerfreiheit kippt
Trägt nicht: Gestellte Mahlzeiten nicht gekürzt. Die Kürzung von 20 Prozent für ein Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen ist zwingend (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Der zu viel gezahlte Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn — auch wenn niemand gefrühstückt hat (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75).
Trägt nicht: Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte weiter Verpflegungspauschalen zahlen. Ab dem vierten Monat sind sie in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 59).
Trägt nicht: Den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte als Dienstreise erstatten. Dafür gilt die Entfernungspauschale von 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer, im Jahr auf 4.500 Euro gedeckelt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG) — und kein steuerfreier Kilometersatz.
Trägt: Über der Grenze bewusst zahlen und den übersteigenden Teil in der Lohnabrechnung führen. Arbeitsrechtlich ist jeder Betrag vereinbar; steuerfrei bleibt nur, was § 3 Nr. 16 EStG deckt.
Was „steuerfrei" nicht bedeutet
Steuerfrei heißt nicht unsichtbar. Steuerfreie Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen; ausgenommen sind nur einzelne, in der Vorschrift benannte Vorteile (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Eine Erstattung, die nur auf dem Bankauszug auftaucht, erfüllt diese Aufzeichnungspflicht nicht.
Steuerfrei heißt auch nicht automatisch beitragsfrei — aber die Regel geht in dieselbe Richtung: Laufende Zulagen, Zuschüsse und ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, sind dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen, soweit sie lohnsteuerfrei sind (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Kippt die Lohnsteuerfreiheit, kippt damit regelmäßig auch die Beitragsfreiheit.
Und steuerfrei heißt nicht zusätzlich abziehbar: Wer eine steuerfreie Verpflegungserstattung erhält, kann für dieselben Tage keine Werbungskosten mehr geltend machen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).
Woran die Steuerfreiheit im Betrieb nachweisbar hängt
- Abwesenheitszeiten je Kalendertag mit Datum und Uhrzeit. An ihnen entscheidet sich, ob 14 Euro, 28 Euro oder nichts steuerfrei bleiben.
- Alle gestellten Mahlzeiten, vom Hotel, vom Kunden oder vom Veranstalter — dokumentiert, nicht erinnert.
- Belege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten. Nur bei der Verpflegung gibt es nichts zu belegen, weil sie ausschließlich pauschal ansetzbar ist (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
- Eine Abrechnung, die den steuerfreien und den steuerpflichtigen Teil getrennt ausweist. Eine einzige Summe macht die Trennung nachträglich unmöglich.
- Die Aufbewahrung der Belege: acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
Ob eine konkrete Zahlung steuerfreier Ersatz, Reisekostenerstattung oder Arbeitslohn ist, hängt am Sachverhalt und gehört in die Lohnabrechnung, bevor die erste Zahlung läuft. Besonders streitanfällig sind pauschale Beträge ohne Einzelnachweis.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 3 Nr. 16 EStG — steuerfreie Reisekostenerstattung, soweit nach § 9 EStG abziehbar
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist, Satz 11
- § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV — Aufzeichnung steuerfreier Bezüge im Lohnkonto
- § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV — lohnsteuerfreie Zulagen sind kein Arbeitsentgelt
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 75, 128 und 129
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Sind Spesen für Mitarbeitende steuerfrei?
- Soweit sie die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigen, ja (§ 3 Nr. 16 EStG). Das ist eine Obergrenze, kein Freibrief: Verpflegung bis 28 beziehungsweise 14 Euro, Fahrtkosten bis 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, Übernachtung und Nebenkosten in nachgewiesener Höhe.
- Muss der steuerfreie Teil trotzdem dokumentiert werden?
- Ja. Steuerfreie Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV), und die zugrunde liegenden Belege sind Buchungsbelege mit der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO. Die Steuerfreiheit befreit von der Steuer, nicht vom Nachweis.
- Sind steuerfreie Reisekosten auch sozialversicherungsfrei?
- Nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV sind zusätzlich zum Lohn gewährte Zulagen und Zuschüsse dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen, soweit sie lohnsteuerfrei sind. Die beitragsrechtliche Behandlung folgt damit regelmäßig der lohnsteuerlichen; die Prüfung im Einzelfall gehört in die Entgeltabrechnung.
- Was passiert mit dem Teil über der Pauschale?
- Er ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Das ist kein Fehler, solange die Abrechnung erkennen lässt, welcher Teil steuerfrei erstattet und welcher als Arbeitslohn behandelt wurde.
- Hilft ein Restaurantbeleg, um mehr steuerfrei zu erstatten?
- Bei der Verpflegung nicht. Der Mehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Bei Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten ist der Beleg dagegen genau der Weg zu einer höheren steuerfreien Erstattung.
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- Ab wann es Spesen gibtNur die Verpflegung kennt eine Zeitschwelle. Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten entstehen ab dem ersten Kilometer — eine Entfernungsgrenze gibt es nicht.
- Wie viel Spesen pro Tag zulässig sindEinen Tagessatz für „Spesen" gibt es nicht. Nur die Verpflegung ist ein Tagesbetrag — Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten folgen eigenen Grenzen.
- Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?Das Steuerrecht sagt nur, wie viel steuerfrei bleiben darf. Ob gezahlt wird, entscheidet eine andere Ebene — mit einer klaren Rangfolge der Grundlagen.