Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand
Kostenlose Vorlagen für den Verpflegungsmehraufwand gibt es reichlich. Die meisten rechnen je Reise statt je Kalendertag, führen keine Kürzungsspalte und kein Feld für die Dreimonatsfrist — und produzieren damit genau die zwei Beanstandungen, die in der Lohnsteuerprüfung Geld kosten.
Stand: 08. August 2026
Die Grundregel des Blattes: eine Zeile je Kalendertag
Die Verpflegungspauschale ist tagesbezogen, nicht reisebezogen. Für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind es 28 €, für An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung je 14 €, für eine eintägige Reise von mehr als acht Stunden ebenfalls 14 € (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 bis 3 EStG).
Ein Vordruck, der nur „Reise vom … bis …" kennt, kann diese drei Fälle nicht auseinanderhalten. Er scheitert spätestens am Auslandstag, an der Mitternachtsregel und an jeder Mahlzeit, die nur an einem der Tage gestellt wurde.
Die Spalten, die das Blatt tragen
| Spalte | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kalendertag | ein Datum je Zeile, auch bei mehrtägigen Reisen | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG |
| Beginn und Ende mit Uhrzeit | Grundlage der Abwesenheitsdauer | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Übernachtung außerhalb der Wohnung | entscheidet, ob die Achtstundengrenze überhaupt gilt | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Ort oder Land des Tages | im Ausland gilt der Pauschbetrag des Ortes, den man vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht | § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG |
| Pauschale vor Kürzung | 28 €, 14 € oder der Auslandssatz | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG |
| Gestellte Mahlzeiten, drei Häkchen | Frühstück, Mittagessen, Abendessen — je Tag | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
| Kürzungsbetrag | 20 Prozent für Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
| Ergebnis je Tag | Pauschale abzüglich Kürzung, mindestens 0 € | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
Die Kürzungsspalte ist der eigentliche Zweck des Blattes
Bezugsgröße der Kürzung ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag — auch an einem An- oder Abreisetag, an dem nur 14 € angesetzt werden. Im Inland sind das 5,60 € für das Frühstück und je 11,20 € für Mittag- und Abendessen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 73).
Zwei Regeln gehören als Fußnote unter die Spalte. Erstens: Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Zweitens: Die Kürzung ist tagesbezogen und höchstens bis auf null Euro vorzunehmen, ein negativer Betrag entsteht nie. Zahlt die oder der Mitarbeitende ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert das den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).
Auch der Umfang zählt: Belegte Brötchen, Kuchen und Obst sind eine Mahlzeit, Chips, Salzgebäck und Müsliriegel nicht (BMF vom 25.11.2020, Rz. 74; BFH, Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17). Wer das nicht weiß, hakt im Zweifel falsch an — deshalb gehört der Hinweis auf das Blatt und nicht in eine Schulung.
Kopf- und Fußfelder, die selten jemand vorsieht
- Erste Tätigkeitsstätte der Person. Ohne sie lässt sich nicht sagen, ab wann überhaupt Abwesenheit vorliegt.
- Beginn der Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Daran hängt die Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).
- Unterbrechungen mit Datum. Die Frist beginnt nur neu, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert; der Grund ist unerheblich, Urlaub und Krankheit zählen mit (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 54).
- Feld „bereits steuerfrei erstattet". Erhält jemand eine steuerfreie Verpflegungserstattung, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).
- Zeile für den steuerpflichtigen Teil, falls der Betrieb mehr zahlt als die Pauschale.
- Freigabe mit Name und Zeitpunkt sowie ein Verweis auf die Übernachtungsrechnung, aus der sich das Frühstück ergibt.
Woran kostenlose Vorlagen typischerweise scheitern
Trägt nicht: Keine Kürzungsspalte: Die zu viel gezahlte Pauschale ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Fehler wiederholt sich mit jeder Hotelrechnung, in der das Frühstück steckt.
Trägt nicht: Eine Zeile je Reise statt je Kalendertag: Damit lassen sich Mitternachtsfälle, Auslandstage und tageweise gestellte Mahlzeiten nicht mehr richtig abbilden.
Trägt nicht: Kein Feld für den Fristbeginn: Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale, weiter gezahlte Beträge sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59).
Trägt nicht: Eine Spalte für Restaurantbelege: Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Die Spalte sammelt Papier ohne Rechtsfolge.
Trägt: Kürzung offen ausweisen statt im Ergebnis verschwinden lassen. Nur so lässt sich Jahre später zeigen, dass gekürzt wurde — und um welchen Betrag.
Ein amtlicher Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand existiert nicht. Die Spalten oben folgen den genannten Vorschriften. Die Inlandswerte gelten für 2026 unverändert; die Auslandspauschbeträge setzt das Bundesfinanzministerium jährlich neu fest, für 2026 mit Schreiben vom 5.12.2025.
Die Auslandsspalte richtig anlegen
Für Auslandstätigkeiten treten länderweise Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Maßgebend ist nicht das Land, sondern der Ort: Für London gilt ein anderer Satz als für das übrige Vereinigte Königreich, für Bern ein anderer als für Genf. Ein Feld „Land" allein rechnet deshalb regelmäßig falsch.
Auch die Kürzung folgt dem Auslandssatz. Gekürzt wird tagesbezogen von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden 24-Stunden-Pauschale — unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit gestellt wurde (BMF-Schreiben vom 5.12.2025). Wer morgens in Straßburg frühstückt und abends Kopenhagen erreicht, kürzt vom dänischen Satz.
Das ausgefüllte Blatt ist mit der Verbuchung ein Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Pauschalen, Auslandssätze, Kürzung, Dreimonatsfrist, Werbungskostenausschluss
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 54, 59, 73, 74, 75
- BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Verzehr
- BFH, Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17 — Abgrenzung des Mahlzeitbegriffs
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO — acht Jahre für Buchungsbelege
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es einen amtlichen Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand?
- Nein. Vorgegeben sind nur die Angaben, an denen die Rechtsfolgen hängen: Abwesenheitsdauer je Kalendertag, Übernachtung, Ort bei Auslandstagen und die gestellten Mahlzeiten. Wie das Blatt aussieht, ist frei.
- Welche Spalte fehlt in kostenlosen Vorlagen am häufigsten?
- Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten und das Feld für den Beginn der Dreimonatsfrist. Beide führen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn sie fehlen — und beide fallen erst in der Lohnsteuerprüfung auf, dann rückwirkend für alle betroffenen Monate.
- Wie trage ich eine Reise über Mitternacht ein?
- Ohne Übernachtung und mit insgesamt mehr als acht Stunden Abwesenheit werden 14 € für den Kalendertag angesetzt, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Im Blatt braucht es dafür beide Kalendertage und eine Zeile, in der die Zuordnung sichtbar wird.
- Müssen Belege beigefügt werden?
- Für die Pauschale nicht — sie steht unabhängig von tatsächlichen Kosten zu. Beizufügen sind die Belege, aus denen sich Übernachtung und gestellte Mahlzeiten ergeben, allen voran die Hotelrechnung mit dem Frühstücksanteil.
- Sind die Inlandssätze 2026 gestiegen?
- Nein. § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG nennt weiterhin 28 € und 14 €. Die im Gesetzgebungsverfahren diskutierte Anhebung auf 32 und 16 € ist nicht in Kraft getreten. Neu gefasst wurden für 2026 die Auslandspauschbeträge.
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