Ist die Fahrzeit auf Dienstreisen Arbeitszeit?
Die Antwort lautet: kommt darauf an, welche der beiden Fragen gemeint ist. Ob die Fahrt auf die Höchstarbeitszeit zählt, regelt das Arbeitszeitgesetz. Ob sie bezahlt wird, regelt der Vertrag. Für die Reisekostenabrechnung ist beides ohne Bedeutung.
Stand: 08. August 2026
Eine Frage, zwei Adressaten
Wer im Betrieb fragt, ob die Fahrzeit Arbeitszeit ist, meint meist eine von zwei Sachen. Entweder: Reißen wir mit dieser Reise die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes? Oder: Müssen wir die Stunden im Zug bezahlen? Die beiden Fragen haben verschiedene Rechtsgrundlagen und können unterschiedlich ausgehen.
Das Arbeitszeitgesetz definiert Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Es schützt die Gesundheit und begrenzt deshalb Dauer und Lage. Über Geld sagt es nichts — die Vergütung folgt aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
Welche Frage welcher Maßstab beantwortet
| Frage | Maßstab | Fundstelle |
|---|---|---|
| Zählt die Fahrt zur werktäglichen Höchstarbeitszeit? | Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, abhängig von der Beanspruchung | § 2 Abs. 1, § 3 ArbZG |
| Wann muss die Ruhezeit beginnen? | mindestens 11 Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeitszeit | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Muss die Zeit aufgezeichnet werden? | die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Wird die Fahrzeit vergütet? | Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag — keine gesetzliche Pauschalantwort | vertragliche Grundlage |
| Wie hoch ist die Verpflegungspauschale? | Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht Arbeitszeit | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG |
Worauf es arbeitsschutzrechtlich ankommt
Maßgeblich ist, was während der Fahrt verlangt wird. Selbst zu steuern ist etwas anderes, als im Zug zu sitzen; im Zug zu arbeiten ist etwas anderes, als im Zug zu lesen. Diese Abgrenzung ist arbeitsrechtlich zu treffen und hängt vom Einzelfall ab — eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, und wer eine verspricht, verkürzt.
Für die Praxis folgt daraus ein sehr konkreter Hebel: Der Betrieb bestimmt zu einem großen Teil selbst, wie die Fahrt einzuordnen ist. Wer anordnet, dass unterwegs gearbeitet wird, macht die Fahrzeit zu Arbeit. Wer die Fahrt freistellt, sollte das auch dokumentieren.
Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; auf zehn Stunden verlängert werden darf sie nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Für Beschäftigte im Straßentransport gelten daneben eigene Regeln (§ 21a ArbZG).
Was der Betrieb daraus machen muss
Trägt nicht: Die späte Rückkehr übersehen: Nach Ende der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Wer um 23 Uhr aus dem Zug steigt und um 8 Uhr wieder im Termin sitzt, hat sie nicht.
Trägt nicht: Auf die Aufzeichnung verzichten: Die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Trägt nicht: Die Abwesenheitsdauer aus der Reisekostenabrechnung in die Zeiterfassung übernehmen: Dann werden Hotelnacht und Freizeit zu Arbeitszeit, und die Grenzen des § 3 ArbZG sind auf dem Papier gerissen, ohne dass jemand gearbeitet hätte.
Trägt nicht: Die steuerfreie Verpflegungspauschale als Bezahlung der Reisezeit darstellen: Sie ersetzt Mehraufwand, sie vergütet keine Zeit.
Trägt: Die Behandlung von Reisezeiten vorab schriftlich regeln — in der Reisekostenrichtlinie oder einer Betriebsvereinbarung — und Fahrzeit und Arbeitszeit getrennt erfassen. Das entscheidet die Frage nicht, aber es macht sie vor jeder Reise beantwortbar.
Für die Reisekostenabrechnung ist die Frage ohne Bedeutung
Die Verpflegungspauschale kennt keine Arbeitszeit. Sie kennt nur Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte: 28 € für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, je 14 € für An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung, 14 € für eine eintägige Reise von mehr als acht Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).
Deshalb zählt die Fahrt im Zug für die Pauschale mit, auch wenn niemand dabei arbeitet — und deshalb zählt die Nacht im Hotel mit, obwohl sie ganz sicher keine Arbeitszeit ist. Die beiden Uhrzeiten auf der Reisekostenabrechnung sind keine Zeiterfassung und dürfen auch nicht als eine benutzt werden.
Umgekehrt gilt genauso: Wird Reisezeit vergütet, ist das Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Die Erstattung von Reisekosten bleibt daneben steuerfrei, soweit sie die abziehbaren Beträge nicht übersteigt (§ 3 Nr. 16 EStG).
Sechs Punkte für die Reisekostenrichtlinie
- Welche Verkehrsmittel für welche Entfernung vorgesehen sind — das entscheidet mit darüber, wie viel Fahrzeit überhaupt entsteht.
- Ob während der Fahrt gearbeitet werden soll, und wenn ja, in welcher Form.
- Wie Fahrzeit erfasst wird und wo sie in der Zeiterfassung landet.
- Wie mit Reisen an Wochenenden und Feiertagen umgegangen wird.
- Wann eine Reise so spät endet, dass der Folgetag später beginnt — die Ruhezeit ist keine Verhandlungsmasse.
- Dass Abwesenheitszeiten für die Pauschale getrennt und zusätzlich erfasst werden.
Ob eine bestimmte Reisezeit Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist und ob sie zu vergüten ist, hängt vom Einzelfall, vom Vertrag und von geltenden Tarifverträgen ab. Dieser Text gibt die steuerliche Seite mit Fundstellen wieder und skizziert die arbeitsrechtliche im Grundriss; er ersetzt keine Rechtsberatung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- Die arbeitsrechtliche Bewertung von Reisezeiten hängt vom Einzelfall ab und ersetzt keine Rechtsberatung.
- § 2 Abs. 1 ArbZG — Begriff der Arbeitszeit
- § 3 ArbZG — werktägliche Höchstarbeitszeit und Ausgleichszeitraum
- § 5 Abs. 1 ArbZG — Ruhezeit von mindestens elf Stunden
- § 16 Abs. 2 ArbZG — Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, zwei Jahre Aufbewahrung
- § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG — Verpflegungspauschalen nach Abwesenheitsdauer
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit der Reisekostenerstattung, soweit abziehbar
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist die Fahrzeit auf einer Dienstreise Arbeitszeit?
- Für das Arbeitszeitgesetz kommt es darauf an, was während der Fahrt verlangt wird; Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Eine pauschale Antwort für alle Fälle gibt es nicht. Für die Verpflegungspauschale ist die Frage ohne Bedeutung — dort zählt allein die Abwesenheit.
- Zählt die Zeit als Beifahrer anders als am Steuer?
- Beides wird arbeitsrechtlich getrennt beurteilt, weil die Beanspruchung unterschiedlich ist. Wer selbst fährt, arbeitet in aller Regel; wer mitfährt, tut es nicht zwangsläufig. Welche Einordnung im konkreten Fall trägt, hängt von den Umständen und der vertraglichen Regelung ab.
- Muss die Fahrzeit bezahlt werden?
- Das Arbeitszeitgesetz sagt dazu nichts; es regelt Grenzen, keine Vergütung. Maßgeblich sind Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Tarifvertrag. Fehlt dort eine Regelung, entscheidet die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung nach den Umständen des Einzelfalls.
- Was gilt, wenn die Rückreise erst spät in der Nacht endet?
- Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Endet die Arbeit spät, verschiebt sich der Beginn des nächsten Arbeitstags entsprechend. Das ist die Regel, die in der Praxis am häufigsten übersehen wird.
- Ändert die Antwort etwas an der Reisekostenabrechnung?
- Nein. Die Pauschale bemisst sich nach der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht nach geleisteter Arbeit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Wird zusätzlich Reisezeit vergütet, ist das Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung, nicht in die Reisekostenabrechnung.
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