Reisekosten in der Steuererklärung, obwohl der Arbeitgeber erstattet

Die Regel, die alles entscheidet

Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers sind steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Genau diese Steuerfreiheit ist der Grund, warum derselbe Aufwand nicht ein zweites Mal wirkt: Ausgaben, die in unmittelbarem wirtschaftlichem Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen stehen, dürfen nicht als Werbungskosten abgezogen werden (§ 3c Abs. 1 EStG).

Für die Verpflegung sagt das Gesetz es noch einmal ausdrücklich: Erhält die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer steuerfreie Verpflegungserstattung, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Es gibt hier keine Kulanz und keinen Ermessensspielraum.

Daraus folgt die einzige Frage, die sich lohnt: Wie viel wurde tatsächlich erstattet, und wie viel wäre nach den amtlichen Sätzen möglich gewesen? Was dazwischen liegt, ist der Rest, um den es geht.

Was nach der Erstattung übrig bleibt

Der Fall, den fast alle meinen

In der Praxis geht es selten um „gar nicht erstattet". Es geht um gekürzte Sätze. Ein Betrieb zahlt 0,20 Euro je Kilometer, weil das in der Reisekostenrichtlinie so steht. Zivilrechtlich ist das zulässig — was und wie viel erstattet wird, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag, nicht aus dem Steuerrecht. Steuerlich bleibt dann die Differenz zum amtlichen Satz übrig.

Dasselbe gilt bei der Verpflegung. Wer 14 Euro Tagegeld für einen vollen Kalendertag zahlt, hat 14 Euro der Pauschale ausgeschöpft; die zweite Hälfte kann die Person selbst geltend machen. Wer 28 Euro zahlt, hat sie ganz ausgeschöpft.

Zwei Punkte gehen dabei regelmäßig unter. Erstens wirkt die Kürzung für gestellte Mahlzeiten auf beiden Seiten: Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, sinkt die Pauschale um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale, im Inland also um 5,60 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 73). Damit sinkt auch der Betrag, der überhaupt übrig bleiben kann. Zweitens wirken Werbungskosten erst, soweit sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchst. a EStG) — bei wenigen Reisetagen im Jahr bleibt rechnerisch oft nichts.

Vier Punkte, an denen die Rechnung kippt

Was der Betrieb dafür liefern können sollte

• Je Reise: Datum, Ziel, betrieblicher Anlass sowie Beginn und Ende der Abwesenheit — ohne die Zeiten lässt sich keine Pauschale zuordnen.
• Welche Mahlzeiten gestellt oder vom Betrieb veranlasst wurden, mit Angabe der Art (Frühstück, Mittag-, Abendessen).
• Die erstatteten Beträge getrennt nach Verpflegung, Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten — eine Summe „Reisekosten" macht die Differenzrechnung unmöglich.
• Bei Auslandsreisen den Ort, nicht nur das Land: Die Pauschbeträge gelten ortsbezogen (BMF vom 5.12.2025).
• Den Hinweis, dass die Belege im Betrieb aufbewahrt werden und für Rückfragen greifbar bleiben.

Der Arbeitgeber hat die volle Pauschale gezahlt. Geht daneben noch etwas?

Für die Verpflegung nicht. § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG schließt den zusätzlichen Werbungskostenabzug aus, sobald steuerfreie Verpflegungserstattung geflossen ist. Für Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten gilt dieselbe Logik über § 3c Abs. 1 EStG: Was steuerfrei ersetzt wurde, ist verbraucht.

Wir erstatten nur 0,20 Euro je Kilometer. Machen wir etwas falsch?

Nein. Die Sätze begrenzen nur, bis zu welcher Höhe eine Erstattung steuerfrei bleibt (§ 3 Nr. 16 EStG). Ob und wie viel erstattet wird, ergibt sich aus der arbeitsrechtlichen Grundlage. Die Differenz von 0,10 Euro je gefahrenem Kilometer kann die betroffene Person selbst geltend machen.

Müssen wir eine Bescheinigung über die erstatteten Reisekosten ausstellen?

Eine gesonderte Bescheinigung ist nicht die übliche Form. Praktisch gefragt wird eine Aufstellung der abgerechneten Reisen mit Zeiten, gestellten Mahlzeiten und erstatteten Beträgen je Kostenart. Wer die Reisekostenabrechnung ohnehin sauber führt, kann sie ohne Zusatzaufwand ausgeben.

Zählt der Weg ins Büro auch als Dienstreise?

Nein. Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte fällt unter die Entfernungspauschale — seit dem 1. Januar 2026 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer, im Jahr auf 4.500 Euro gedeckelt, mit Ausnahme für den eigenen oder überlassenen Kraftwagen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Eine falsch bestimmte erste Tätigkeitsstätte betrifft ganze Gruppen gleichzeitig und ist ein typischer Prüfungsschwerpunkt.

Was ist, wenn wir mehr erstattet haben als den amtlichen Satz?

Dann ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Für den Werbungskostenabzug bleibt nichts übrig, weil der amtliche Satz bereits ausgeschöpft ist.

• Spesensätze 2026 im ÜberblickWelcher Satz gilt, hängt davon ab, wer ihn anwendet. Der Katalog 2026 aus Gesetz, BRKG und BMF-Schreiben — mit der Spalte, die meistens fehlt.
• Fahrtkosten im Betrieb: die drei FälleArbeitsweg, Auswärtstätigkeit, gestelltes Fahrzeug: drei Fälle mit drei Rechtsfolgen. Welche Fahrt der Betrieb steuerfrei erstatten darf und welche nicht.
• Dienstreise: wann eine Fahrt eine istDas Gesetz kennt keine Dienstreise, sondern die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Zwei Bedingungen entscheiden — und vier Kostenarten folgen daraus.