Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden: die Abwesenheitsschwelle
Acht Stunden reichen nicht. Das Gesetz verlangt „mehr als 8 Stunden" — und es verlangt sie nur in einem einzigen der drei Fälle. Wer die Schwelle auf alle Reisetage anwendet, streicht dem An- und Abreisetag die Pauschale, die ihm zusteht.
Stand: 07. August 2026
Wo die Achtstundengrenze überhaupt gilt
Die Schwelle steht in § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG und betrifft die eintägige Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung. Ist der Mitarbeitende an einem Kalendertag mehr als acht Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend, entsteht eine Pauschale von 14 Euro. Ist er es nicht, entsteht keine.
Für den vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit gilt sie nicht — dort ist die Voraussetzung strenger. Und am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise gilt sie ebenfalls nicht: Dort genügt die Übernachtung außerhalb der Wohnung, eine Mindestdauer verlangt Nr. 2 nicht.
Welche Voraussetzung zu welchem Fall gehört
| Fall | Voraussetzung | Pauschale |
|---|---|---|
| Voller Kalendertag | 24 Stunden abwesend | 28,00 € |
| An- und Abreisetag mit Übernachtung | keine Mindestdauer | 14,00 € |
| Eintägig ohne Übernachtung | mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
| Über Mitternacht ohne Übernachtung | insgesamt mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
„Mehr als" heißt mehr als
Acht Stunden exakt genügen nicht. Der Wortlaut verlangt eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden, die Schwelle ist also erst mit der ersten Minute darüber erreicht. Bei Reisen, die regelmäßig knapp an dieser Grenze liegen, entscheidet die dokumentierte Uhrzeit über die Pauschale.
Gemessen wird die Abwesenheit von der Wohnung und von der ersten Tätigkeitsstätte. Wer morgens zunächst ins Büro fährt und von dort aufbricht, beginnt die Zählung nicht mit dem Verlassen der Wohnung. Das verschiebt den Startzeitpunkt und damit häufig auch das Ergebnis.
Die Mitternachtsregel
Beginnt eine Reise an einem Tag und endet sie am folgenden, ohne dass übernachtet wird, würde die Abwesenheit an beiden Tagen unter acht Stunden bleiben und keine Pauschale entstehen. Für diesen Fall lässt § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG die Zusammenrechnung zu.
Übersteigt die Abwesenheit insgesamt acht Stunden, entstehen 14 Euro — angesetzt für den Kalendertag mit dem überwiegenden Anteil der Abwesenheit. Zwei Pauschalen sind es nicht. Wer von 20 Uhr bis 4 Uhr des Folgetages unterwegs ist, hat acht Stunden und liegt damit noch nicht über der Schwelle.
Fehler, die an dieser Schwelle regelmäßig entstehen
- Dem An- oder Abreisetag wird die Pauschale gestrichen, weil die acht Stunden nicht erreicht wurden. Nr. 2 verlangt sie dort nicht.
- Die Reise wird ab dem Verlassen der Wohnung gezählt, obwohl zuerst die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde.
- Bei der Mitternachtsreise werden zwei Pauschalen angesetzt statt einer für den Tag mit der überwiegenden Abwesenheit.
- Die Kürzung für eine gestellte Mahlzeit wird vergessen, weil die Reise ohnehin nur mit 14 Euro angesetzt wurde — gekürzt wird trotzdem von 28 Euro.
- Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird weiter abgerechnet; die Dreimonatsfrist des § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG greift unabhängig von der Tagesdauer.
Ob eine Fahrt eine Auswärtstätigkeit oder ein Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist, entscheidet die arbeitsrechtliche Zuordnung im Einzelfall. Davon hängt ab, ob überhaupt eine Pauschale entsteht.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 bis 3 EStG — die drei Fälle und ihre Voraussetzungen
- § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 Halbsatz 2 EStG — Reise über Mitternacht ohne Übernachtung
- § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG — Dreimonatsfrist und Unterbrechung von vier Wochen
- § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG — Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, Bezugsgröße 24-Stunden-Pauschale
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228 — Reisekosten, Rz. 54 und 55
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es eine Pauschale bei genau acht Stunden Abwesenheit?
- Nein. § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG verlangt eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Bei exakt acht Stunden entsteht keine Verpflegungspauschale.
- Muss ich am Anreisetag acht Stunden unterwegs sein?
- Nein. Für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise sieht § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG keine Mindestabwesenheit vor. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende an diesem, am vorhergehenden oder am folgenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.
- Wie rechne ich eine Reise über Mitternacht ohne Übernachtung?
- Die Abwesenheitszeiten beider Kalendertage werden zusammengerechnet. Liegt die Summe über acht Stunden, entsteht eine Pauschale von 14 Euro, und zwar für den Kalendertag, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
- Ab wann läuft die Abwesenheitszeit?
- Ab dem Verlassen der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte — je nachdem, von wo die Auswärtstätigkeit angetreten wird. Wer zuerst ins Büro fährt, beginnt die Zählung erst dort. Beendet ist die Abwesenheit mit der Rückkehr.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Verpflegungsmehraufwand: Tabelle Inland 2026Alle Inlandswerte 2026 auf einen Blick: Pauschalen, Kürzungsbeträge für gestellte Mahlzeiten und die Ergebnisse nach Kürzung.
- Verpflegungsmehraufwand Ausland: wie die Pauschbeträge entstehenWoher die Auslandssätze kommen, welcher Ort zählt und warum London nicht Vereinigtes Königreich ist — mit Werten ab 1. Januar 2026.
- Kürzung für das Frühstück: 20 Prozent, immer vom TagessatzEin gestelltes Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale — im Inland um 5,60 Euro, auch am Abreisetag.