Verpflegungsmehraufwand: die Pauschalen und ihre Regeln
Beim Verpflegungsmehraufwand zählt nicht, was das Essen gekostet hat. Es zählt allein, wie lange jemand unterwegs war. Das macht die Abrechnung einfach — und verschiebt die Fehler an vier andere Stellen: Abwesenheitsdauer, gestellte Mahlzeiten, Dreimonatsfrist und Auslandssatz.
Stand: 07. August 2026
Die Grundentscheidung des Gesetzes: nur pauschal
§ 9 Abs. 4a Satz 1 und 2 EStG lässt für Verpflegung ausschließlich Pauschalen zu. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar — auch nicht mit Beleg, auch nicht, wenn sie höher waren. Der Restaurantbeleg vom Dienstreisetag ist damit für die Verpflegungspauschale ohne Bedeutung.
Das gilt in beide Richtungen. Wer sparsam isst, behält die volle Pauschale. Wer teuer isst, bekommt trotzdem nicht mehr. Voraussetzung ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, also eine Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.
Die drei Fälle des § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG
| Fall | Pauschale | Fundstelle |
|---|---|---|
| Voller Kalendertag, 24 Stunden abwesend von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, je Tag | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Eintägige Reise ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden abwesend | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Reise über Mitternacht ohne Übernachtung, insgesamt mehr als 8 Stunden — für den Tag mit der überwiegenden Abwesenheit | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
Der An- und Abreisetag braucht keine Stundenzahl
Das ist die Regel, an der die meisten Tabellenblätter scheitern. Am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise gibt es die 14 Euro ohne jede Mindestabwesenheit. Es genügt, dass außerhalb der Wohnung übernachtet wird — an diesem, am vorhergehenden oder am folgenden Tag.
Wer also um 21 Uhr losfährt und im Hotel übernachtet, hat für den Anreisetag Anspruch auf die volle Tagespauschale von 14 Euro, obwohl er nur drei Stunden unterwegs war. Die Achtstundenschwelle gilt ausschließlich für die eintägige Reise ohne Übernachtung.
Vier Regeln, die die Pauschale wieder kleiner machen
- Gestellte Mahlzeiten kürzen tagesbezogen: 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland sind das 5,60 Euro und je 11,20 Euro.
- Bezugsgröße der Kürzung ist immer der volle Tagessatz von 28 Euro — auch am An- oder Abreisetag, an dem nur 14 Euro angesetzt werden.
- Die Dreimonatsfrist begrenzt den Abzug bei längerer Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach gezahlte Pauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Im Ausland treten länderweise Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht.
Erstattung durch den Arbeitgeber oder Abzug in der Steuererklärung
Der Arbeitgeber kann die Pauschalen steuerfrei erstatten. Tut er das, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug für dieselben Tage ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Wer nichts oder weniger erstattet bekommt, kann die Differenz in der Steuererklärung geltend machen.
Für den Nachweis zählt die Abwesenheitsdauer, nicht der Verpflegungsbeleg. Aufzuzeichnen sind deshalb Beginn und Ende der Reise, das Ziel, der berufliche Anlass und jede gestellte Mahlzeit. Fehlt die Angabe zur Mahlzeit, fehlt in der Prüfung die Kürzung.
Ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt, hängt daran, wo die erste Tätigkeitsstätte liegt. Diese Zuordnung trifft der Arbeitgeber im Einzelfall — sie entscheidet zugleich über Fahrtkosten und Verpflegungspauschale.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228 — Reisekosten, Rz. 54, 55, 73 bis 75
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Einnahme der Mahlzeit
- R 9.7 LStR und R 4.12 EStR — Übernachtungspauschalen nur bei Arbeitgebererstattung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand im Inland?
- 28 Euro für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 14 Euro für eine eintägige Reise mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. Die Beträge stehen in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG.
- Kann ich statt der Pauschale meine tatsächlichen Essenskosten ansetzen?
- Nein. § 9 Abs. 4a Satz 1 und 2 EStG lässt für Verpflegung nur die Pauschalen zu. Tatsächliche Verpflegungskosten sind weder abziehbar noch steuerfrei erstattbar — unabhängig davon, ob ein Beleg vorliegt.
- Wird die Pauschale gekürzt, wenn das Hotelfrühstück im Preis enthalten war?
- Ja. Ein vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestelltes Frühstück kürzt um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale, im Inland also um 5,60 Euro. Nach BMF-Schreiben vom 25.11.2020 Rz. 75 und dem BFH-Urteil VI R 16/18 wird auch dann gekürzt, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde.
- Gilt die Pauschale auch für Selbständige?
- Die Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG gelten für den Betriebsausgabenabzug entsprechend. Anders liegt es bei den Übernachtungspauschalen: Diese sind nach R 4.12 EStR und R 9.7 LStR ausschließlich für die Arbeitgebererstattung vorgesehen.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Verpflegungsmehraufwand 2026: 14 und 28 Euro, nicht 16 und 32Die Inlandspauschalen sind 2026 unverändert. Was sich tatsächlich geändert hat: Auslandssätze, Sachbezugswerte und die Entfernungspauschale.
- Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden: die AbwesenheitsschwelleDie Achtstundengrenze gilt nur für eintägige Reisen ohne Übernachtung. Wo sie greift, wo nicht — und wie die Mitternachtsregel funktioniert.
- Verpflegungsmehraufwand: Tabelle Inland 2026Alle Inlandswerte 2026 auf einen Blick: Pauschalen, Kürzungsbeträge für gestellte Mahlzeiten und die Ergebnisse nach Kürzung.