Übernachtungspauschale Ausland: nur bei Arbeitgebererstattung

Die Regel in zwei Sätzen

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft. Abziehbar sind ausschließlich diese tatsächlichen Kosten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117; R 9.7 Abs. 2 LStR).

Daneben darf der Arbeitgeber bei Auslandsübernachtungen ohne Einzelnachweis die im BMF-Schreiben bekannt gemachten Pauschbeträge steuerfrei erstatten (Rz. 128; R 9.7 Abs. 3 LStR). Das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 sagt es ausdrücklich: Die Pauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar.

Übernachtungspauschbeträge ab 1. Januar 2026 — Auszug aus der amtlichen Übersicht

Wer die Pauschbeträge ansetzen darf

Welcher Ort zählt

Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für die Übernachtung ist das in aller Regel der Ort des Hotels — aber eben nicht immer, etwa wenn nach dem Termin noch weitergereist wird.

Steht das Reiseland nicht in der Übersicht, gilt der Satz für Luxemburg, also 139 Euro. Für Übersee- und Außengebiete ohne eigenen Eintrag gilt der Satz des Mutterlands (BMF-Schreiben vom 5.12.2025).

Was zu den Übernachtungskosten gehört — und was nie

• Dazu gehören Nebenleistungen wie Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe und Fremdenverkehrsabgabe (BMF 25.11.2020 Rz. 117).
• Bei Auslandsübernachtungen gehört auch die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung dazu (ebenda).
• Mahlzeiten gehören nie dazu. Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis aus, ist um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen (Rz. 118).
• Geprüft wird nur die berufliche Veranlassung, nicht die Angemessenheit des Zimmerpreises (Rz. 119).
• Die 1.000-Euro-Monatsgrenze für Unterkunftskosten nach 48 Monaten gilt bei Auslandsübernachtungen nicht (Rz. 124).

Der Fall, in dem sich die Pauschale nicht lohnt

Die Pauschale ist eine Vereinfachung, keine Obergrenze für die Erstattung. Liegt die Hotelrechnung darüber, kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstatten — dafür braucht er die Rechnung. In Städten wie Genf oder Mailand liegen die Pauschbeträge zwar hoch, decken aber eine Messewoche selten ab.

Umgekehrt gilt: Wer die Pauschale erstattet und die Rechnung trotzdem einreichen lässt, hat nichts gewonnen und den Beleg trotzdem im Haus. Entscheiden Sie das je Reise, nicht je Mitarbeitendem — und halten Sie die Entscheidung in der Reisekostenrichtlinie fest, damit sie nicht bei jeder Abrechnung neu verhandelt wird.

Darf ich den Auslandspauschbetrag in meiner Steuererklärung ansetzen?

Nein. Die Übernachtungspauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR; BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117 und 128). Im Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten, also die Hotelrechnung.

Gilt das auch für Selbständige?

Ja, mit demselben Ergebnis: Für den Betriebsausgabenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR). Das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 stellt das ausdrücklich klar. Wer sich selbst einen Pauschbetrag gutschreibt, hat eine Buchung ohne Grundlage.

Braucht der Arbeitgeber für die Pauschale eine Hotelrechnung?

Für die pauschale steuerfreie Erstattung ist kein Einzelnachweis der Übernachtungskosten erforderlich (BMF Rz. 128). Die berufliche Veranlassung muss aber nachvollziehbar bleiben: Ziel, Zeitraum, Anlass und die Übernachtung selbst gehören in die Abrechnung.

Was gilt für ein Land, das nicht in der Übersicht steht?

Dann ist der Satz für Luxemburg anzusetzen, für die Übernachtung also 139 Euro. Übersee- und Außengebiete ohne eigenen Eintrag folgen dem Satz des Mutterlands (BMF-Schreiben vom 5.12.2025).

Die Hotelrechnung enthält Frühstück. Ändert das den Pauschbetrag?

Der Pauschbetrag selbst ändert sich nicht, aber das Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Bei einem Gesamtpreis ist um 20 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen (BMF Rz. 118), und zusätzlich wird die Verpflegungspauschale des Tages gekürzt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).

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