Reisekosten zum Vorstellungsgespräch erstatten
Die Erstattung an Bewerbende sieht aus wie eine Reisekostenabrechnung und ist keine. Es fehlt das Dienstverhältnis, an das die Pauschalen anknüpfen. Was bleibt, ist eine betrieblich veranlasste Ausgabe — und die muss belegt sein wie jede andere.
Stand: 08. August 2026
Warum das Reisekostenrecht hier nicht greift
Die Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG und die Kilometersätze des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG setzen eine auswärtige berufliche Tätigkeit voraus, und die setzt eine erste Tätigkeitsstätte voraus (§ 9 Abs. 4 EStG). Wer sich erst bewirbt, hat beides nicht. Es gibt keinen Arbeitgeber, der steuerfrei erstattet, und keine Pauschale, die einem Bewerbenden zusteht.
Für das Unternehmen bleibt es trotzdem eine gewöhnliche Betriebsausgabe: Die Einladung zum Gespräch ist betrieblich veranlasst, die dabei erstatteten Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sind es auch. Der Unterschied liegt nicht in der Abzugsfähigkeit, sondern in der Grundlage — sie steht in Ihrer Zusage, nicht im Gesetz.
Was in die Einladung gehört, bevor jemand losfährt
- Ob überhaupt erstattet wird. Ohne Zusage gibt es keinen Anspruch, und ohne Regel entsteht bei jeder Absage eine Diskussion.
- Welche Posten: Bahnfahrt zweiter Klasse, Fahrt mit dem eigenen Wagen zu einem genannten Satz, Übernachtung bis zu einem Höchstbetrag, Parkgebühren.
- Welcher Kilometersatz gilt. Er ist Ihre Zusage, keine gesetzliche Pauschale — schreiben Sie die Zahl hin, statt auf „die üblichen Sätze" zu verweisen.
- Bis wann und wie eingereicht wird: Originalbelege oder Fotos, Frist, Empfängerin im Haus.
- Wie ausgezahlt wird und an welche Bankverbindung. Barauszahlungen an der Pforte sind der Grund, aus dem später niemand mehr weiß, wer das Geld bekommen hat.
Was den einzelnen Posten trägt
| Posten | Was als Nachweis trägt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bahn-, Bus- oder Flugticket | Fahrausweis oder Rechnung, dazu die Einladung mit Datum | GoBD Rz. 61 |
| Fahrt mit dem eigenen Wagen | Aufstellung mit Datum, Strecke, Kilometern und dem zugesagten Satz | GoBD Rz. 61 |
| Parkgebühr ohne Quittung | Eigenbeleg mit Datum, Ort, Betrag und Anlass | GoBD Rz. 61 |
| Übernachtung | Hotelrechnung auf das Unternehmen oder auf die bewerbende Person | GoBD Rz. 61 |
| Auszahlung an die bewerbende Person | Name, Anschrift und Zahlungsweg, dokumentiert | § 160 AO |
| Vorsteuer aus einem der Belege | Rechnung nach §§ 14, 14a UStG | § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG |
Die zwei Punkte, an denen die Prüfung ansetzt
§ 160 AO erlaubt dem Finanzamt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Empfänger einer Zahlung nicht benannt wird. Bei Bewerbungskosten ist das keine theoretische Gefahr: Es sind viele kleine Beträge an Personen, die im Unternehmen sonst nirgends auftauchen. „Bewerber" ist kein Empfänger, „diverse Reisekosten" erst recht nicht.
Halten Sie deshalb je Erstattung fest, wer sie erhalten hat, wann das Gespräch stattfand und wer eingeladen hat. Das ist zugleich die Antwort auf die zweite Frage, die in der Prüfung kommt — die nach der betrieblichen Veranlassung.
Der zweite Punkt ist der fehlende Beleg. Die GoBD verlangen, jeden Geschäftsvorfall urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Für den Parkschein, der im Automaten blieb, ist das der vorgesehene Weg — nicht der Notbehelf.
Der Eigenbeleg trägt allerdings keinen Vorsteuerabzug. Der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ob aus einem Beleg, der auf den Namen der bewerbenden Person lautet, überhaupt Vorsteuer gezogen werden kann, hängt vom Einzelfall ab und gehört in die Kanzlei — die Betriebsausgabe bleibt davon unberührt.
Was geht und was nicht
Trägt: Erstattung gegen Beleg, auf Grundlage einer vorher schriftlich gegebenen Zusage, mit dokumentiertem Empfänger.
Trägt: Eigenbeleg für Kleinbeträge ohne Fremdbeleg, zeitnah erstellt und mit dem Vorgang verknüpft (GoBD Rz. 61).
Trägt nicht: Eine Verpflegungspauschale von 14 oder 28 Euro an Bewerbende zahlen und wie eine steuerfreie Reisekostenerstattung behandeln. Die Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG knüpfen an ein Dienstverhältnis an.
Trägt nicht: Bar auszahlen, ohne Name und Anschrift festzuhalten. § 160 AO kann den Abzug kosten.
Trägt nicht: Aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen. Dafür braucht es eine Rechnung.
Zwei Anschlussfragen aus der Praxis
Wird beim Gespräch bewirtet, gelten die Bewirtungsregeln: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe sind nachzuweisen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG), bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen. Ob die 70-Prozent-Grenze greift, hängt davon ab, ob die Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst ist; bei Bewerbenden ist das im Einzelfall zu würdigen.
Sobald das Arbeitsverhältnis begründet ist, kippt die Einordnung: Eine Reise nach Vertragsschluss — zur Einführungswoche, zum Umzugstermin, zum ersten Projekttermin — kann eine Auswärtstätigkeit sein und folgt dann wieder § 9 EStG. Der Stichtag ist der Vertrag, nicht der erste Arbeitstag. Auch das ist eine Einzelfallfrage.
Wie die Erstattung bei der bewerbenden Person steuerlich zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab und wird hier nicht beantwortet. Klären Sie diese Frage mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie eine Regel für alle Einladungen festlegen. Die Belege selbst sind aufbewahrungspflichtig: Buchungsbelege acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, länger, solange die Festsetzungsfrist läuft.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4 und Abs. 4a EStG — erste Tätigkeitsstätte und Verpflegungspauschalen bei auswärtiger beruflicher Tätigkeit
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG — Kilometersätze bei Dienstreisen von Arbeitnehmern
- GoBD Rz. 61 — Belegfunktion und Eigenbeleg, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist
- § 160 AO — Benennung des Zahlungsempfängers als Voraussetzung des Betriebsausgabenabzugs
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5 AO — acht Jahre für Buchungsbelege, Verlängerung während der Festsetzungsfrist
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich Bewerbenden die Reisekosten erstatten?
- Diese Seite beantwortet die steuerliche Belegseite, nicht die arbeitsrechtliche Anspruchsfrage — die hängt von Ihrer Einladung und vom Einzelfall ab. Praktisch entscheidet die Zusage: Was Sie schriftlich ankündigen, gilt; was Sie offenlassen, wird nach dem Gespräch verhandelt.
- Darf ich Bewerbenden die 0,30 Euro je Kilometer zahlen?
- Sie dürfen jeden Satz zusagen, den Sie für angemessen halten — nur ist es dann Ihre vertragliche Zusage und keine Anwendung des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Diese Vorschrift setzt eine auswärtige berufliche Tätigkeit im Rahmen eines Dienstverhältnisses voraus. Nennen Sie den Satz deshalb in der Einladung.
- Kann ich einem Bewerber eine Verpflegungspauschale zahlen?
- Auszahlen können Sie, was Sie zusagen. Die Pauschalen von 14 und 28 Euro aus § 9 Abs. 4a EStG lassen sich darauf aber nicht stützen; sie stehen Arbeitnehmern auf Auswärtstätigkeit zu. Wie eine solche Zahlung beim Empfänger zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab.
- Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
- Erstellen Sie einen Eigenbeleg. Die GoBD sehen ihn ausdrücklich vor, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist (Rz. 61). Er muss den Vorgang zweifelsfrei nachweisen — Datum, Empfänger, Art der Leistung, Betrag und Anlass — und er trägt keinen Vorsteuerabzug.
- Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
- Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der seit dem 1.1.2025 geltenden Fassung). Die Frist verlängert sich, solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Viele Kammern empfehlen weiterhin einheitlich zehn Jahre.
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