Spesen im Fernverkehr: die Übernachtungspauschale im Lkw

Verpflegung und Übernachtung sind zwei getrennte Rechnungen

Die Verpflegung wird ausschließlich pauschal abgerechnet: 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro am An- und Abreisetag sowie bei mehr als acht Stunden, im Ausland stattdessen die länderweise festgesetzten Pauschbeträge (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 bis 5 EStG). Tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar — die Quittung von der Raststätte ändert an der Höhe der Pauschale nichts.

Bei der Übernachtung ist es umgekehrt. Abziehbar sind nur die tatsächlichen Aufwendungen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117). Daneben darf der Arbeitgeber im Inland 20 Euro je Übernachtung ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten (Rz. 128) und im Ausland die Übernachtungspauschbeträge des BMF-Schreibens vom 5.12.2025. Beides gilt ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR). Wer als selbstfahrende Unternehmerin oder selbstfahrender Unternehmer unterwegs ist, kann diese Pauschbeträge für sich nicht ansetzen (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).

Der Ort um 24 Uhr Ortszeit entscheidet, nicht die Strecke

Für Auslandstätigkeit treten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze. Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für den Fernverkehr heißt das: Nicht die durchfahrenen Länder zählen, sondern der Standplatz um Mitternacht.

Bei einer eintägigen Auslandsreise ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend; dasselbe gilt bei der Abreise vom Ausland ins Inland und umgekehrt (BMF-Schreiben vom 5.12.2025). Für Länder ohne eigenen Eintrag in der amtlichen Übersicht gilt der Satz für Luxemburg, für Übersee- und Außengebiete ohne Eintrag der Satz des Mutterlands.

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Zwei Regeln, die im Nachtverkehr den Unterschied machen

Erstens die Mitternachtsregel: Beginnt eine Fahrt an einem Tag und endet sie am Folgetag ohne Übernachtung, und dauert die Abwesenheit insgesamt mehr als acht Stunden, stehen 14 Euro zu — angesetzt für den Kalendertag mit dem überwiegenden Abwesenheitsanteil (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Zwei angefangene Tage ergeben also nicht zwei Pauschalen.

Zweitens die Dreimonatsfrist. Für längerfristige Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen (Satz 7). Bei Tätigkeit auf Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen findet die Dreimonatsfrist keine Anwendung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 56). Wer neben der Fahrtätigkeit regelmäßig an einer ortsfesten auswärtigen Einrichtung eingesetzt wird, muss diesen Teil allerdings getrennt betrachten.

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Gilt die Dreimonatsfrist auch für Lkw-Fahrer?

Bei Tätigkeit auf Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen findet die Dreimonatsfrist keine Anwendung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 56). Die Verpflegungspauschale entfällt also nicht, nur weil dieselbe Strecke seit Monaten gefahren wird. Anders liegt es, wenn jemand über längere Zeit an einer festen auswärtigen Einrichtung tätig wird — dieser Teil ist getrennt zu prüfen.

Welcher Satz gilt, wenn eine Tour an einem Tag durch mehrere Länder führt?

Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Bei einer eintägigen Auslandsreise und bei der Abreise vom Ausland ins Inland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Durchfahrene Länder ohne Halt spielen keine Rolle.

Was gilt für ein Land, das in der amtlichen Übersicht fehlt?

Dann greift der Satz für Luxemburg: 63 Euro bei 24 Stunden, 42 Euro am An- und Abreisetag, 139 Euro Übernachtung. Für Übersee- und Außengebiete ohne eigenen Eintrag gilt der Satz des Mutterlands (BMF-Schreiben vom 5.12.2025).

Darf der Arbeitgeber die Übernachtung im Fahrzeug pauschal erstatten?

Für Berufskraftfahrerinnen und Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, sieht § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG eine eigene Pauschale für Übernachtungsnebenkosten vor. Ihre Höhe wurde gesetzlich mehrfach angepasst; maßgeblich ist der Wortlaut für das jeweilige Jahr. Den geltenden Betrag und die Alternative des Einzelnachweises klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Wie wird das Frühstück auf einer Auslandsfahrt gekürzt?

Tagesbezogen von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden 24-Stunden-Pauschale, unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit gestellt wurde (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bei einem maßgebenden Satz von 50 Euro sind das 10 Euro für das Frühstück und je 20 Euro für Mittag- oder Abendessen.

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