Reisekosten bei Fortbildung und Seminar
Fortbildungen rechnen sich wie jede andere Dienstreise ab. Die eine Besonderheit steckt in der Tagungspauschale: Was das Seminarhaus an Mittagessen und Kaffeepausen einschließt, kürzt die Verpflegungspauschale — auch wenn niemand am Buffet war.
Stand: 08. August 2026
Die Einordnung, aus der alles folgt
Wird ein Seminar außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte besucht, liegt eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor. Damit gelten die Reisekostenregeln des § 9 EStG: Fahrtkosten nach Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, Verpflegungspauschalen nach Abs. 4a, Übernachtungskosten nach den allgemeinen Grundsätzen, dazu Reisenebenkosten.
Findet die Schulung dagegen in der eigenen Firma statt, ist es keine Auswärtstätigkeit — der Weg dorthin ist der Arbeitsweg mit 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Die Unterscheidung hängt an der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG) und wird bei mehrtägigen Inhouse-Formaten regelmäßig übersehen.
Die Posten einer Fortbildungsreise
| Posten | Was angesetzt wird | Fundstelle |
|---|---|---|
| Fahrt mit dem eigenen Pkw | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG |
| Fahrt mit Motorrad oder Motorroller | 0,20 € je gefahrenem Kilometer | § 5 Abs. 1 BRKG |
| Verpflegung, voller Kalendertag | 28,00 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag | 14,00 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 2 EStG |
| Eintägiges Seminar, mehr als 8 Stunden abwesend | 14,00 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 EStG |
| Übernachtung Inland, Arbeitgebererstattung ohne Nachweis | 20,00 € | BMF 25.11.2020 Rz. 128 |
| Mittagessen in der Tagungspauschale | − 11,20 € | § 9 Abs. 4a S. 8 Nr. 2 EStG |
| Frühstück im Hotelpreis | − 5,60 € | § 9 Abs. 4a S. 8 Nr. 1 EStG |
Die Tagungspauschale ist eine Mahlzeitengestellung
Bucht der Arbeitgeber ein Seminar, dessen Preis Mittagessen und Pausenverpflegung einschließt, wird die Mahlzeit auf seine Veranlassung gestellt. Die Verpflegungspauschale des Tages ist zu kürzen: 20 Prozent für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Bezugsgröße ist immer die 24-Stunden-Pauschale, auch am An- und Abreisetag mit nur 14 Euro.
Gekürzt wird tagesbezogen und höchstens bis auf null, nie ins Minus (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Und gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit gar nicht eingenommen wurde — der Bundesfinanzhof hat das bestätigt (Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Wer mittags lieber spazieren geht, ändert an der Kürzung nichts. Nur wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit tatsächlich nicht zur Verfügung stellt, etwa durch Abbestellung, entfällt sie (BMF 25.11.2020 Rz. 75).
Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus, ist er zur Ermittlung der Übernachtungskosten um dieselben Sätze zu kürzen (BMF Rz. 118). Rechnerisch ist es dabei gleich, an welcher Stelle gekürzt wird — das Ergebnis stimmt in beiden Wegen überein.
Was in der Pause noch eine Mahlzeit ist
- Auch ein Imbiss ist eine Mahlzeit: belegte Brötchen, Kuchen, Obst (BMF 25.11.2020 Rz. 74). Ein Seminar mit belegten Brötchen zur Mittagspause löst die 40-Prozent-Kürzung aus.
- Keine Mahlzeit und damit keine Kürzung: Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel, unbelegte Backwaren (Rz. 74; BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17).
- Zahlt der Mitarbeitende ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert dieses den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).
- Die Seminargebühr selbst ist keine Reisekostenposition. Sie wird als eigener Aufwand gebucht; für den Vorsteuerabzug braucht es eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Fehler, die bei Fortbildungen wiederkehren
Trägt nicht: Die Tagungspauschale wird als reine Seminargebühr behandelt und die Verpflegungspauschale ungekürzt ausgezahlt. Der Differenzbetrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Trägt nicht: Dem An- oder Abreisetag wird die Pauschale gestrichen, weil keine acht Stunden zusammenkamen. Nr. 2 verlangt dort keine Mindestabwesenheit, sondern eine Übernachtung außerhalb der Wohnung.
Trägt nicht: Bei einer mehrmonatigen Weiterbildung an derselben Stelle wird die Verpflegungspauschale weitergezahlt. Nach drei Monaten entfällt sie (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Trägt: Einladung, Agenda und Teilnahmebestätigung liegen bei der Abrechnung. Sie belegen den beruflichen Anlass und zeigen zugleich, welche Mahlzeiten im Preis enthalten waren.
Wenn die Fortbildung länger läuft
Bei einer berufsbegleitenden Weiterbildung, die über Monate an derselben Bildungseinrichtung stattfindet, greift die Dreimonatsfrist. Sie beginnt erst, sobald dort an mindestens drei Tagen pro Woche gearbeitet wird; bei höchstens zwei Tagen pro Woche läuft sie nicht an (BMF 25.11.2020 Rz. 55). Ein Wochenendseminar über ein halbes Jahr löst sie also nicht aus.
Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, unabhängig vom Grund (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG; BMF Rz. 54). Nach Fristablauf weitergezahlte Verpflegungspauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (Rz. 59). Fahrt- und Übernachtungskosten laufen davon unberührt weiter.
Ob eine Bildungseinrichtung im Einzelfall selbst zur ersten Tätigkeitsstätte wird — etwa bei einer Vollzeitmaßnahme — richtet sich nach der Zuordnung des § 9 Abs. 4 EStG. Davon hängt ab, ob überhaupt Reisekosten entstehen. Diese Frage gehört vor die erste Abrechnung, nicht danach.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG — Fahrtkosten mit 0,30 bzw. 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG — Entfernungspauschale 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer seit 1.1.2026
- § 9 Abs. 4a Satz 3 und Satz 8 EStG — Verpflegungspauschalen und Kürzung um 20 bzw. je 40 Prozent
- § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG — Dreimonatsfrist und Unterbrechung von vier Wochen
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 54, 55, 59, 73 bis 75, 118, 128 bis 130
- BFH-Urteile vom 7.7.2020, VI R 16/18, und vom 3.7.2019, VI R 36/17 — Kürzung ohne Einnahme, Abgrenzung des Mahlzeitbegriffs
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich die Verpflegungspauschale kürzen, wenn im Seminarpreis das Mittagessen enthalten ist?
- Ja. Bucht der Arbeitgeber ein Seminar mit enthaltenem Mittagessen, ist die Mahlzeit auf seine Veranlassung gestellt und die Pauschale um 40 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen — im Inland um 11,20 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 Nr. 2 EStG).
- Ich habe am Buffet nichts gegessen. Wird trotzdem gekürzt?
- Ja. Es kommt darauf an, dass die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde, nicht darauf, ob sie eingenommen wurde (BMF 25.11.2020 Rz. 75; BFH-Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Nur eine tatsächliche Abbestellung durch den Arbeitgeber lässt die Kürzung entfallen.
- Zählt der Kaffee mit Keksen in der Pause als Mahlzeit?
- Nein. Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und unbelegte Backwaren sind keine Mahlzeit (BMF Rz. 74; BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17). Belegte Brötchen, Kuchen und Obst dagegen schon — dann wird gekürzt.
- Welcher Kilometersatz gilt für die Fahrt zum Seminar?
- Bei einer Auswärtstätigkeit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für den Pkw, Hin- und Rückfahrt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 Abs. 2 BRKG). Findet die Schulung an der ersten Tätigkeitsstätte statt, ist es der Arbeitsweg: 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer, einfache Strecke.
- Gilt die Dreimonatsfrist auch für eine berufsbegleitende Weiterbildung?
- Sie gilt, sobald an mindestens drei Tagen pro Woche dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird (BMF Rz. 55). Ein Kurs an einem oder zwei Tagen pro Woche lässt die Frist nicht anlaufen; die Verpflegungspauschale bleibt dann erhalten.
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