Übernachtungspauschale: 20 Euro und die Grenzen
Die 20 Euro sind kein Freibetrag für jedermann, sondern ein Erstattungsrahmen des Arbeitgebers. Genau diese Einschränkung wird übersehen — von Selbständigen, die sie sich selbst gutschreiben, und von Mitarbeitenden, die sie in die Steuererklärung schreiben.
Stand: 07. August 2026
Die Regel und ihre Adressatin
Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft. Als Werbungskosten abziehbar sind ausschließlich diese tatsächlichen Kosten — Pauschalen gibt es dort nicht (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117; R 9.7 Abs. 2 LStR).
Der Arbeitgeber darf daneben je Übernachtung im Inland 20 Euro ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten (BMF Rz. 128; R 9.7 Abs. 3 LStR). Das ist eine Vereinfachung für die Erstattung, kein Abzugsbetrag. Wer keine Erstattung erhält, hat von den 20 Euro nichts.
Wer was ansetzen darf
| Fall | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Arbeitgeber erstattet Inlandsübernachtung ohne Nachweis | 20,00 € je Übernachtung | BMF 25.11.2020 Rz. 128 |
| Mitarbeitende im Werbungskostenabzug | nur tatsächliche Kosten | BMF 25.11.2020 Rz. 117 |
| Selbständige für die eigene Übernachtung | nur tatsächliche Kosten | R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR |
| Arbeitgeber erstattet Auslandsübernachtung ohne Nachweis | Pauschbetrag je Land und Ort | BMF 5.12.2025 |
Übernachtungspauschbeträge Ausland ab 1.1.2026 — Auszug
| Land oder Ort | Übernachtung | 24 Stunden Verpflegung |
|---|---|---|
| Österreich | 117 € | 50 € |
| Niederlande | 167 € | 58 € |
| Frankreich — Paris | 159 € | 58 € |
| Vereinigtes Königreich — London | 163 € | 66 € |
| Vereinigtes Königreich — im Übrigen | 99 € | 52 € |
| USA — New York City | 308 € | 66 € |
| Luxemburg — Auffangsatz für nicht gelistete Länder | 139 € | 63 € |
Was dazugehört und was nie dazugehört
Zu den Übernachtungskosten zählen auch Nebenleistungen: Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgabe und bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung (BMF Rz. 117).
Kosten für Mahlzeiten gehören nie zu den Übernachtungskosten. Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis aus, ist um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen (BMF Rz. 118). Bei Auswärtstätigkeit ist im Übrigen nur die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht die Angemessenheit des Zimmerpreises (Rz. 119).
Nach 48 Monaten am selben Ort
Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit im Inland sind Unterkunftskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis 1.000 Euro im Monat abziehbar oder steuerfrei erstattbar — auch bei Hotelübernachtungen (BMF Rz. 123). Die Frist beginnt erst, wenn an mindestens drei Tagen pro Woche dort gearbeitet wird; eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten startet sie nicht neu (Rz. 125).
Bei Auslandsübernachtungen im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gilt die 1.000-Euro-Grenze nicht (Rz. 124). Und mit der Dreimonatsfrist hat all das nichts zu tun: Die betrifft ausschließlich die Verpflegung.
Die vier Sätze, die in der Prüfung zählen
Trägt: Arbeitgeber erstattet 20 Euro je Inlandsübernachtung ohne Beleg: zulässig, solange die Reise beruflich veranlasst ist.
Trägt nicht: Mitarbeitende setzen 20 Euro je Übernachtung als Werbungskosten an: nicht zulässig. Dort zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Trägt nicht: Selbständige schreiben sich die 20 Euro oder einen Auslandspauschbetrag für die eigene Übernachtung gut: nicht zulässig. Die Pauschbeträge gelten ausschließlich bei Arbeitgebererstattung.
Trägt nicht: Auslandspauschale nach Land statt nach Ort angesetzt: In London gelten 163 Euro Übernachtung, im übrigen Vereinigten Königreich 99 Euro.
Die Auslandspauschbeträge werden jährlich neu festgesetzt. Die hier genannten Werte stammen aus dem BMF-Schreiben vom 5.12.2025 und gelten ab dem 1. Januar 2026; Beträge aus Vorjahresübersichten sind nicht übertragbar.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 117 bis 119 — tatsächliche Kosten und Nebenleistungen
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 123 bis 125 und Rz. 128 — 48-Monatsfrist und 20-Euro-Pauschale
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Pauschbeträge ab 1.1.2026
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR — Werbungskostenabzug und steuerfreie Arbeitgebererstattung
- R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — keine Übernachtungspauschalen im Betriebsausgabenabzug
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich als Selbständige die 20-Euro-Pauschale für meine eigene Übernachtung ansetzen?
- Nein. Die Übernachtungspauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar; für den Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR; BMF-Schreiben vom 5.12.2025). Das gilt für die 20 Euro im Inland wie für die Auslandssätze.
- Braucht der Arbeitgeber für die 20 Euro einen Beleg?
- Für die pauschale steuerfreie Erstattung im Inland ist kein Einzelnachweis der Übernachtungskosten erforderlich (BMF Rz. 128). Die berufliche Veranlassung der Reise muss aber weiterhin nachvollziehbar sein — Ziel, Zeitraum und Anlass gehören in die Reisekostenabrechnung.
- Was gilt, wenn die Hotelrechnung Frühstück enthält?
- Das Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Bei einem Gesamtpreis ist um 20 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen, im Inland also um 5,60 Euro; für Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent (BMF Rz. 118). Zusätzlich wird die Verpflegungspauschale des Tages gekürzt.
- Gilt die Pauschale auch für Übernachtungen im Ausland?
- Ja, aber nicht mit 20 Euro: Für Auslandsübernachtungen gelten eigene, länder- und ortsbezogene Pauschbeträge aus dem BMF-Schreiben vom 5.12.2025 — etwa 117 Euro für Österreich und 308 Euro für New York City. Auch sie sind nur bei Arbeitgebererstattung anwendbar.
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