Tankbelege richtig abrechnen
Der Tankbeleg ist der Beleg, der am häufigsten doppelt verwertet wird — einmal über die Kilometerpauschale, einmal über die Karte. Beides zusammen geht nicht, und die Regel dahinter steht in einem einzigen Satz des Reisekostenschreibens.
Stand: 08. August 2026
Die Weiche steht vor der Tankstelle
Für Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind die tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen. Wahlweise dürfen stattdessen pauschale Kilometersätze verwendet werden — die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Für den Kraftwagen sind das 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro (§ 5 BRKG).
Der Satz, der die Frage entscheidet, steht in Rz. 37 des BMF-Schreibens vom 25. November 2020: Bei Nutzung der Pauschale entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten. Die Pauschale tritt also an die Stelle der Fahrzeugkosten — sie steht nicht daneben. Wer sie ansetzt, reicht keine Tankbelege desselben Fahrzeugs zusätzlich ein.
Kraftstoff ist auch keine Reisenebenkostenposition. Die Aufzählung in Rz. 129 nennt Gepäckbeförderung und Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telekommunikation, Straßen- und Parkplatzbenutzung, Schadensbeseitigung nach Verkehrsunfällen und den Verlust mitgeführter Gegenstände. Tanken steht dort nicht, weil es zu den Fahrtkosten gehört.
Was der Tankbeleg im jeweiligen Fall noch bewirkt
| Wie abgerechnet wird | Rolle des Tankbelegs | Fundstelle |
|---|---|---|
| Eigenes Fahrzeug, pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer | kein zusätzlicher Ansatz — die Pauschale ersetzt die tatsächlichen Kosten | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, § 5 Abs. 2 BRKG |
| Motorrad oder Motorroller, pauschal mit 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer | ebenfalls kein zusätzlicher Ansatz | § 5 Abs. 1 BRKG, BMF 25.11.2020 Rz. 37 |
| Eigenes Fahrzeug, tatsächliche Aufwendungen | Nachweisgrundlage — ohne Belege gibt es keine tatsächlichen Kosten | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG |
| Betriebliches Fahrzeug, bezahlt mit Firmen- oder Tankkarte | Leistungsnachweis zur Position auf der Abrechnung | GoBD Rz. 61 |
Was auf dem Beleg stehen muss, damit die Vorsteuer bleibt
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen dafür vier Angaben: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt anzuwendendem Steuersatz (§ 33 UStDV). Der Kassenbon der Tankstelle erfüllt das in aller Regel.
Über 250 Euro brutto gelten die vollen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Dann fehlen auf dem Standardbon zwei Dinge, die niemand vermisst, solange der Betrag klein bleibt: Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie die fortlaufende Rechnungsnummer. Bei Transportern, Lastwagen und bei Sammelrechnungen einer Tankkarte ist die Grenze schnell überschritten — dort muss die Rechnung auf das Unternehmen lauten.
Nicht verwechseln: Der Ausdruck des Kartenterminals ist kein Leistungsbeleg. Er dokumentiert die Zahlung. Die GoBD stellen in der Fassung vom 14. Juli 2025 ausdrücklich klar, dass ein Nachweis über die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung nur dann aufbewahrungspflichtig wird, wenn er als Buchungsbeleg verwendet wird oder die einzige Form der Abrechnung ist (Rz. 121). Genau in diese Ausnahme gerät, wer den Terminalstreifen an die Stelle des Kassenbons setzt.
Vier Entscheidungen an der Tankstelle
Trägt nicht: Kilometerpauschale und Tankbelege desselben Fahrzeugs nebeneinander abrechnen. Es ist ein Wahlrecht, keine Addition (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG; BMF 25.11.2020 Rz. 37).
Trägt nicht: Den Terminalstreifen als Beleg einreichen. Er weist die Zahlung nach, nicht die Leistung — und trägt deshalb keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Eine privat veranlasste Betankung stillschweigend im Aufwand belassen. Sie gehört zurück an die zahlende Person; als Betriebsausgabe geführt ist sie eine Falschbuchung.
Trägt: Den Beleg an der Zapfsäule sichern. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen laut GoBD Rz. 52 gar nicht erst.
Thermopapier und acht Jahre
Tankbelege sind Buchungsbelege und damit acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung); für Rechnungen ergibt sich dieselbe Frist aus § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — ein Beleg aus Januar 2026 liegt damit bis Ende 2034.
Kassenbons auf Thermopapier halten das selten durch. Die bildliche Erfassung ist der vorgesehene Ausweg: Sie darf mit den verschiedensten Geräten erfolgen, ausdrücklich auch mit Smartphones (GoBD Rz. 130), und nach der Erfassung dürfen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Rz. 140). Voraussetzung ist eine Organisationsanweisung nach Rz. 136 — und dass nach dem Scan nur noch mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet wird (Rz. 139).
Die Besteuerung der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs ist eine eigene Frage und nicht Gegenstand dieser Seite. Wie sie in Ihrem Betrieb zu behandeln ist, gehört zu Ihrer Kanzlei.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG — tatsächliche Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze
- § 5 BRKG — 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für den Kraftwagen, 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 37 und Rz. 129 — keine Prüfung tatsächlicher Kilometerkosten bei Pauschale; Aufzählung der Reisenebenkosten
- § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV — Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro; § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- GoBD Rz. 61, 121, 130, 136, 139, 140 — Belegprinzip, Zahlungsabwicklungsnachweise, bildliche Erfassung und Vernichtung
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Kann ich Tankbelege sammeln und zusätzlich die Kilometerpauschale abrechnen?
- Nein. Das Gesetz stellt beide Wege nebeneinander zur Wahl: tatsächliche Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Wer die Pauschale ansetzt, für den entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten (BMF vom 25.11.2020, Rz. 37) — und damit auch deren Erstattung.
- Trägt ein Tankbeleg den Vorsteuerabzug?
- Wenn er die verlangten Rechnungsangaben enthält, ja. Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben des § 33 UStDV, darüber gelten die vollen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG einschließlich Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Ob der Aufwand selbst zum Abzug führt, hängt daran, ob die Fahrzeugkosten überhaupt tatsächlich abgerechnet werden.
- Reicht die Quittung des Kartenterminals?
- Nein. Sie belegt den Zahlungsvorgang, nicht die bezogene Leistung. Ohne Kassenbon oder Rechnung fehlt der Beleg zum Geschäftsvorfall (GoBD Rz. 61), und der Vorsteuerabzug scheitert an § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG. Fragen Sie den Bon an der Kasse nach, bevor Sie weiterfahren.
- Was mache ich mit einer monatlichen Sammelrechnung der Tankkarte?
- Sie ist eine Rechnung wie jede andere und liegt fast immer über 250 Euro — also mit allen Angaben des § 14 Abs. 4 UStG, ausgestellt auf das Unternehmen. Die Einzelbelege der Tankvorgänge bleiben trotzdem sinnvoll, weil sie die Positionen der Rechnung nachvollziehbar machen. Zur E-Rechnungspflicht im B2B gilt die Staffel des § 27 Abs. 38 UStG.
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