Spesenabrechnung-Vorlage: Aufbau und Pflichtangaben
Auf einem Spesenformular landen regelmäßig drei verschiedene Vorgänge: Pauschalen aus dem Reisekostenrecht, einzeln nachgewiesene Auslagen und Bewirtungen. Sie folgen unterschiedlichen Vorschriften. Ein Formular, das sie in einer Summe zusammenzieht, macht genau die Trennung unmöglich, die das Gesetz verlangt.
Stand: 08. August 2026
Warum die Vorlage drei Abschnitte braucht
„Spesen" ist kein Begriff des Steuerrechts. In der Praxis steht das Wort für alles, was jemand im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit abrechnet. Für die Vorlage ist das ein Problem, weil die drei Bestandteile unterschiedlich nachzuweisen sind.
Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich pauschal angesetzt; tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Auslagen werden einzeln nachgewiesen und sind als Auslagenersatz steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG). Bewirtungsaufwendungen sind zu 70 Prozent abziehbar und einzeln sowie getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG).
Drei Regelwerke, drei Nachweisformen — also drei Abschnitte auf dem Blatt, jeder mit eigener Zwischensumme.
Die drei Abschnitte und ihre tragende Angabe
| Abschnitt | Was hineingehört | Angabe, ohne die es reißt |
|---|---|---|
| Reisekosten nach Pauschalen | Verpflegungsmehraufwand je Kalendertag | Beginn und Ende mit Uhrzeit, gestellte Mahlzeiten |
| Reisekosten nach tatsächlichem Aufwand | Fahrt, Übernachtung, Reisenebenkosten | Beleg am Vorgang, Kilometer für Hin- und Rückweg |
| Auslagen | privat bezahlte betriebliche Ausgaben | Fremdbeleg und benannter Zahlungsempfänger |
| Bewirtung | geschäftlich veranlasste Bewirtung | Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe — plus Rechnung |
Der Abschnitt Auslagen entscheidet über die Vorsteuer
Für Auslagen braucht jede Zeile einen Fremdbeleg, und dessen Betrag entscheidet über die Pflichtangaben. Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz (§ 33 UStDV).
Über 250 € verlangt § 14 Abs. 4 UStG unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Lautet die Rechnung dann auf die private Person, fehlt eine Pflichtangabe — und der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Deshalb gehört in den Auslagenabschnitt eine Spalte für den Bruttobetrag, eine für den Steuersatz und eine für den Steuerbetrag — getrennt je Steuersatz. Eine einzige Bruttospalte zwingt die Buchhaltung später dazu, jeden Beleg noch einmal aufzuschlagen.
Felder, die auf jedem Blatt stehen sollten
- Name der einreichenden Person, Kostenstelle oder Projekt und der Abrechnungszeitraum.
- Je Zeile: Datum des Vorgangs, Zahlungsempfänger, Art der Leistung und der betriebliche Anlass in ganzen Worten.
- Zahlungsweg je Zeile: bar, private Karte, Firmenkarte. Positionen einer Firmenkartenabrechnung werden nicht erstattet, sondern nur belegt — sonst wird zweimal gezahlt.
- Erhaltene Vorschüsse, damit die Erstattung nicht doppelt läuft.
- Zwischensummen je Abschnitt und eine Endsumme, die den steuerfreien vom steuerpflichtigen Teil trennt.
- Freigabe mit Name und Zeitpunkt. Erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung wird das Blatt zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63).
- Verweis auf die angehängten Belege — Index, Nummer oder Verknüpfung im Dokumentenmanagement genügen (GoBD Rz. 64).
Was die Vorlage nicht darf
Trägt nicht: Bewirtung in den Verpflegungsblock schreiben. Bewirtungsaufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG); in einer Sammelzeile ist diese Aufzeichnung nicht erfüllt.
Trägt nicht: Restaurantbelege der eigenen Reise als Auslage abrechnen. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar, der Mehraufwand wird ausschließlich pauschal angesetzt (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
Trägt nicht: Sammelzeilen wie „diverse Kleinbeträge". Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33), und ohne benannten Zahlungsempfänger kann der Betriebsausgabenabzug versagt werden (§ 160 AO).
Trägt nicht: Den Anlass einer Bewirtung mit „Arbeitsgespräch" oder „Kundenpflege" abhaken. Solche allgemeinen Angaben genügen nicht (BFH, Urteil vom 15.1.1998, IV R 81/96).
Trägt: Je Abschnitt eine eigene Zwischensumme führen und die Kürzung für gestellte Mahlzeiten sichtbar abziehen. Damit lässt sich jede Zahl der Endsumme einzeln erklären.
Ein amtlicher Vordruck für die Spesenabrechnung existiert nicht, und „Spesen" ist kein Rechtsbegriff. Der Aufbau oben folgt den genannten Vorschriften; Ihre Kanzlei kann für Ihren Betrieb weitere Angaben oder eine andere Gliederung verlangen.
Bewirtung: der Abschnitt mit der härtesten Rechtsfolge
Der Abzug verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie über die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen.
Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, und der Eigenbeleg ist zu unterschreiben (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 1). Digital ist beides zulässig: elektronische Unterschrift oder Genehmigung, aufgezeichneter Zeitpunkt, keine undokumentierte nachträgliche Änderung (Rn. 19).
Wichtig für die Formulargestaltung ist der Satz aus Rn. 20: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Die Zuordnung von Beleg und Rechnung ist damit kein Ordnungsdetail, sondern die Voraussetzung des Abzugs.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen nur pauschal, Kürzung bei Mahlzeiten
- § 3 Nr. 50 EStG — steuerfreier Auslagenersatz mit Einzelnachweis; § 160 AO — Empfängerbenennung
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG — Bewirtung, 70 Prozent, getrennte Aufzeichnung
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 1, 19, 20 — Bewirtungsbeleg
- § 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 und Abs. 1a Satz 2 UStG
- GoBD Rz. 32, 33, 61, 63, 64 — Nachvollziehbarkeit, Belegfunktion, Verknüpfung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was muss in einer Spesenabrechnung stehen?
- Getrennt nach Abschnitten: die Reisedaten mit Uhrzeiten je Kalendertag und den gestellten Mahlzeiten, die belegten Reisekosten für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten, die einzeln nachgewiesenen Auslagen mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie die Bewirtungen mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe.
- Braucht jede Position einen Beleg?
- Nicht die Verpflegungspauschale — sie steht unabhängig von tatsächlichen Kosten zu. Alles andere braucht einen Beleg: Fahrtkosten, Übernachtung, Reisenebenkosten, Auslagen und Bewirtung. Fehlt ein Fremdbeleg, kommt ein Eigenbeleg in Betracht (GoBD Rz. 61), der aber keinen Vorsteuerabzug verschafft.
- Dürfen Auslagen und Reisekosten auf einem Formular stehen?
- Ja, solange sie in getrennten Abschnitten mit eigenen Zwischensummen stehen. Sie werden unterschiedlich nachgewiesen und unterschiedlich beurteilt: Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG, Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG mit Einzelnachweis.
- Gibt es Vorsteuer aus der Verpflegungspauschale?
- Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Zur Pauschale gehört keine Rechnung. Aus Hotel-, Fahrt- und Bewirtungsrechnungen ist der Abzug dagegen möglich; bei angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sogar in voller Höhe (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG), obwohl ertragsteuerlich nur 70 Prozent abziehbar sind.
- Wie lange muss das ausgefüllte Formular aufbewahrt werden?
- Mit der Verbuchung wird es zum Buchungsbeleg und ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO). Rechnungen sind ebenfalls acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
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