Fahrtkostenabrechnung-Vorlage: Kilometer belegen
Eine Fahrtkostenabrechnung besteht aus einer Zahl, die niemand nachmessen kann: den gefahrenen Kilometern. Genau deshalb entscheidet die Vorlage darüber, ob die Erstattung in der Prüfung stehen bleibt oder zur Rückfrage wird.
Stand: 08. August 2026
Was abgerechnet wird und woraus sich der Satz ergibt
Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit sind die tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen. Wahlweise dürfen pauschale Kilometersätze verwendet werden — die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Das sind 0,30 € je gefahrenem Kilometer für den Kraftwagen und 0,20 € für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (§ 5 Abs. 1 und 2 BRKG).
Gezählt werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer, Hin- und Rückfahrt. Wird die Pauschale genutzt, entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 37). Tankbelege gehören dann nicht in die Abrechnung — sie ändern nichts und erzeugen nur Ablage.
Die Felder einer Fahrtzeile
| Feld | Wofür es gebraucht wird | Fundstelle |
|---|---|---|
| Datum der Fahrt | Zuordnung zum Reisetag und zur Abrechnungsperiode | GoBD Rz. 61 |
| Startadresse und Zieladresse | nur damit ist die Strecke überhaupt prüfbar; „Kunde Nord" ist kein Ort | GoBD Rz. 61 |
| Anlass der Fahrt in ganzen Worten | Nachweis der beruflichen Veranlassung | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 1 EStG |
| Gefahrene Kilometer, Hin- und Rückweg getrennt | Bezugsgröße ist der gefahrene, nicht der Entfernungskilometer | BMF vom 25.11.2020, Rz. 37 |
| Fahrzeugart | entscheidet zwischen 0,30 € und 0,20 € je Kilometer | § 5 Abs. 1 und 2 BRKG |
| Umwegkilometer mit Grund | erklärt die Abweichung von der naheliegenden Strecke, bevor jemand nachfragt | BMF vom 25.11.2020, Rz. 37 |
| Angesetzter Satz und Betrag je Zeile | trennt den steuerfreien vom steuerpflichtigen Teil | § 3 Nr. 16 EStG |
Der Nachweis ist kein Fahrtenbuch
Beide Begriffe werden verwechselt, sie beantworten aber verschiedene Fragen. Der Fahrtkostennachweis belegt, welche beruflichen Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegt wurden und wie viel dafür erstattet wird.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehört zu einem ganz anderen Thema: Es weist bei einem überlassenen oder betrieblichen Fahrzeug das Verhältnis privater zu übrigen Fahrten nach und ist die Alternative zur pauschalen Bewertung der privaten Nutzung (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG; § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).
Daraus folgt die Regel für die Vorlage: Wer einen überlassenen Firmenwagen fährt, trägt die Kosten nicht selbst — für diese Kilometer gibt es keine Erstattung nach Kilometersatz. Für das eigene Fahrzeug gibt es sie, und dafür genügt die Fahrtzeile, kein Fahrtenbuch.
Vier Fehler, die die Vorlage selbst erzeugt
Trägt nicht: Eine Spalte „Entfernung" statt „gefahrene Kilometer": Die Entfernungspauschale rechnet mit der einfachen Strecke und beträgt seit dem 1. Januar 2026 0,38 € je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Die Dienstfahrt rechnet mit jedem gefahrenen Kilometer zu 0,30 €. Zwei Vorschriften, zwei Bezugsgrößen — sie gehören nicht in dieselbe Spalte.
Trägt nicht: Sammelzeilen wie „Fahrten Januar, 480 km": Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33). Aus einer Monatszahl lässt sich keine einzelne Fahrt mehr belegen.
Trägt nicht: Kilometer für Fahrten mit einem überlassenen Firmenwagen erstatten: Der Kilometersatz tritt an die Stelle eigener Aufwendungen. Wer sie nicht trägt, hat nichts zu erstatten.
Trägt nicht: Einen höheren Satz eintragen, ohne die tatsächlichen Kilometerkosten zu ermitteln: Bei 0,35 € sind 0,30 € steuerfrei und 0,05 € je Kilometer steuerpflichtiger Arbeitslohn. Mit ermittelten und belegten Fahrzeugkosten ist ein höherer Satz möglich.
Trägt: Eine Zeile je Fahrt, Belege für Bahn, Parken und Maut daneben. Reisenebenkosten sind nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (BMF vom 25.11.2020, Rz. 129, 130) und gehören nicht in die Kilometerspalte.
Was zusätzlich auf das Blatt gehört
- Kopf mit Name, Kostenstelle oder Projekt und Abrechnungszeitraum.
- Ein Feld für das genutzte Fahrzeug, damit der Satz nicht Zeile für Zeile neu behauptet wird.
- Getrennte Zeilen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln — dort zählen die tatsächlichen Kosten mit Beleg, nicht Kilometer. Der Fahrausweis ist ein Beleg mit reduzierten Pflichtangaben (§ 34 UStDV).
- Ein Feld für Parkgebühren und Maut als Reisenebenkosten, jeweils mit Beleg.
- Freigabe mit Name und Zeitpunkt: Erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung wird das Blatt zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63).
- Verweis auf die angehängten Belege, etwa über Index, Nummer oder Verknüpfung im Dokumentenmanagement (GoBD Rz. 64).
Ein amtlicher Vordruck für die Fahrtkostenabrechnung existiert nicht. Die Felder oben folgen den genannten Vorschriften und der Belegfunktion der GoBD; welche Angaben Ihr Betrieb zusätzlich verlangt, regelt Ihre Reisekostenrichtlinie.
Wann die Zeile geschrieben werden sollte
Nicht am Monatsende. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung ist nach den GoBD bedenklich (Rz. 47); für unbare Geschäftsvorfälle gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich.
Praktisch ist das kein Formalismus, sondern der Unterschied zwischen einer geschätzten und einer belegten Kilometerzahl. Wer die Zeile im Fahrzeug oder direkt nach dem Termin schreibt, hat Start, Ziel und Anlass noch im Kopf.
Das ausgefüllte Blatt ist danach Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG — Fahrtkosten bei auswärtiger beruflicher Tätigkeit
- § 5 Abs. 1 und 2 BRKG — Wegstreckenentschädigung 0,20 € und 0,30 €
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG — Entfernungspauschale 0,38 € ab 1.1.2026
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 37, 129, 130
- § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG und § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG — ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 61, 63, 64 — Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Belegfunktion
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Brauche ich ein Fahrtenbuch, um Kilometergeld zu erhalten?
- Nein. Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch betrifft die Bewertung der privaten Nutzung eines betrieblichen oder überlassenen Fahrzeugs (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG; § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Für die Erstattung beruflicher Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug genügt ein Nachweis je Fahrt mit Datum, Start, Ziel, Anlass und gefahrenen Kilometern.
- Welche Kilometer trage ich ein?
- Die tatsächlich gefahrenen, für Hin- und Rückfahrt (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 37). Nicht die Entfernung: Mit Entfernungskilometern rechnet nur die Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
- Was gilt für die Fahrt von zu Hause direkt zum Kunden?
- Handelt es sich um eine auswärtige berufliche Tätigkeit, zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer ab der Wohnung. Führt die Fahrt dagegen zur ersten Tätigkeitsstätte, greift die Entfernungspauschale — dieselbe Strecke, eine andere Vorschrift.
- Dürfen wir mehr als 0,30 Euro je Kilometer erstatten?
- Arbeitsrechtlich ja. Steuerfrei sind ohne weitere Ermittlung 0,30 € je gefahrenem Kilometer; der übersteigende Teil ist Arbeitslohn. Werden die tatsächlichen Kilometerkosten des Fahrzeugs ermittelt und belegt, ist auch ein höherer Satz steuerfrei erstattbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG).
- Gehören Tank- und Werkstattbelege in die Abrechnung?
- Nicht, wenn mit dem Kilometersatz gerechnet wird — dann entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 37). Nur wer die tatsächlichen Aufwendungen ansetzt, braucht die vollständigen Fahrzeugkosten.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Vordruck für den VerpflegungsmehraufwandEinen amtlichen Vordruck gibt es nicht. Welche Spalten ein Blatt braucht — je Kalendertag, mit Kürzungsspalte und Feld für die Dreimonatsfrist.
- Ist die Fahrzeit auf Dienstreisen Arbeitszeit?Die Frage wird doppelt gestellt: Arbeitsschutz und Vergütung antworten verschieden. Was das Arbeitszeitgesetz vorgibt und was der Vertrag entscheidet.
- Reisekosten in der Steuererklärung, obwohl der Arbeitgeber erstattetSteuerfrei Erstattetes ist für den Werbungskostenabzug verbraucht. Wo eine Differenz bleibt und welche Aufstellung der Betrieb dafür liefern muss.