Spesen USA 2026: New York und der Rest
Bei der Verpflegung trennen New York City und die übrigen USA sieben Euro am Tag. Bei der Übernachtung sind es 126 Euro. Und ausgerechnet dieser große Betrag ist derjenige, den am häufigsten jemand ansetzt, der ihn gar nicht ansetzen darf.
Stand: 08. August 2026
Die Sätze ab 1. Januar 2026
Für New York City gelten 66 Euro je vollem Kalendertag, 44 Euro für An- und Abreisetage und 308 Euro als Übernachtungspauschbetrag. Für die übrigen USA sind es 59 Euro, 40 Euro und 182 Euro. Festgesetzt sind die Werte in der Anlage zum BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012).
Die Verpflegungssätze folgen der Formel des § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG: 120 Prozent des Auslandstagegeldes nach dem Bundesreisekostengesetz für den vollen Tag, 80 Prozent für An- und Abreisetage sowie für eintägige Reisen von mehr als acht Stunden, jeweils aufgerundet auf volle Euro. Für Orte ohne eigenen Eintrag gilt die Zeile „USA — im Übrigen".
USA ab 1. Januar 2026
| Ort | 24 Stunden | An- und Abreisetag | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| New York City | 66 € | 44 € | 308 € |
| USA im Übrigen | 59 € | 40 € | 182 € |
Die 308 Euro sind ein Erstattungsrahmen, kein Abzugsbetrag
Der Übernachtungspauschbetrag ist der Betrag, bis zu dem der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten darf (BMF vom 25.11.2020 Rz. 128). Mehr sagt er nicht. Er ist keine Obergrenze für die Hotelrechnung und kein Wert, den irgendjemand von sich aus abziehen könnte.
Im Werbungskostenabzug sind Übernachtungspauschbeträge nicht ansetzbar. Dort zählen ausschließlich die tatsächlichen Aufwendungen (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, BMF vom 25.11.2020 Rz. 117). Dasselbe gilt für Selbständige und Unternehmerinnen und Unternehmer: Für den Betriebsausgabenabzug sind allein die tatsächlichen Kosten maßgebend (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Gerade beim US-Satz ist der Reiz groß, weil 308 Euro deutlich über vielen tatsächlichen Rechnungen liegen. Genau deshalb steht die Regel in der amtlichen Übersicht ausdrücklich dabei.
24 Uhr Ortszeit — nicht deutsche Zeit
Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Bei einem Flug am Vormittag von Frankfurt nach New York ist das New York — der Anreisetag bekommt 44 Euro, obwohl der größere Teil des Tages über dem Atlantik lag.
Für die Rückreise ins Inland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Der Tag, an dem der Rückflug in Deutschland landet, ist der Abreisetag und bekommt den 80-Prozent-Satz: 44 Euro nach einem Aufenthalt in New York City, sonst 40 Euro. Eine Mindestabwesenheit ist dafür nicht erforderlich, vorausgesetzt wird nur die Übernachtung außerhalb der Wohnung an diesem, dem vorhergehenden oder dem folgenden Tag (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).
Der US-Dollar ändert an den Pauschalen nichts: Sie sind in Euro festgesetzt und werden nicht umgerechnet. Umgerechnet wird nur, was tatsächlich in Fremdwährung angefallen ist. Die besondere Kreditkartengebühr für die Zahlung in Fremdwährung gehört bei Auslandsübernachtungen zu den Übernachtungskosten (BMF vom 25.11.2020 Rz. 117).
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- New York City: Frühstück 13,20 Euro, Mittag- oder Abendessen je 26,40 Euro — 20 beziehungsweise 40 Prozent von 66 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
- Übrige USA: Frühstück 11,80 Euro, Mittag- oder Abendessen je 23,60 Euro.
- Bezugsgröße ist immer die 24-Stunden-Pauschale des maßgebenden Reisetages, auch am An- oder Abreisetag. Aus 44 Euro minus 13,20 Euro werden 30,80 Euro.
- Auch ein Imbiss ist eine Mahlzeit — belegte Brötchen, Kuchen, Obst. Chips, Salzgebäck, Müsliriegel und unbelegte Backwaren sind es nicht (BMF vom 25.11.2020 Rz. 74; BFH vom 3. Juli 2019, VI R 36/17).
- Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde (BMF vom 25.11.2020 Rz. 75; BFH vom 7. Juli 2020, VI R 16/18). Die Kürzung endet bei null.
Fünf Sätze für die US-Reise
Trägt: Der Arbeitgeber darf je Übernachtung 308 Euro (New York City) oder 182 Euro ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten (BMF vom 25.11.2020 Rz. 128).
Trägt: Die Verpflegungspauschale steht unabhängig davon zu, was tatsächlich für Essen ausgegeben wurde. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
Trägt nicht: Den Übernachtungspauschbetrag im Werbungskostenabzug oder als Selbständige beziehungsweise Selbständiger für sich selbst ansetzen (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Trägt nicht: Den New Yorker Satz für die ganze Reise verwenden, weil der Flug über New York ging. Maßgebend ist der Ort vor 24 Uhr Ortszeit.
Trägt nicht: Nach Ablauf von drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte weiter Verpflegungspauschalen zahlen. Sie sind dann steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG; BMF vom 25.11.2020 Rz. 59).
Bei längeren Aufenthalten in den USA kommen Fragen hinzu, die diese Seite nicht beantwortet — etwa welcher Staat das Arbeitsentgelt besteuert und welche Nachweise dafür nötig sind. Das hängt vom Einzelfall ab und gehört vor die Reise auf den Tisch Ihrer Kanzlei.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG — Auslandspauschbeträge, Berechnung und maßgebender Ort vor 24 Uhr Ortszeit
- § 9 Abs. 4a Sätze 1, 2, 3 Nr. 2, 6 und 8 EStG — Pauschalprinzip, Tagesstufen, Dreimonatsfrist, Kürzung
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Pauschbeträge ab 1.1.2026, Anlage
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 75, 117 und 128 — Übernachtungskosten, Fremdwährung, Kürzung, Fristfolgen
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR sowie R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Übernachtungspauschbeträge nur bei Arbeitgebererstattung
- BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Einnahme der Mahlzeit
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Welcher Satz gilt für US-Orte ohne eigenen Eintrag?
- Für sie greift die Zeile „USA — im Übrigen": 59 Euro je vollem Kalendertag, 40 Euro für An- und Abreisetage, 182 Euro Übernachtung. Welche Orte eigens ausgewiesen sind, ergibt sich allein aus der Anlage zum BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
- Darf ich die 308 Euro Übernachtung in meiner Steuererklärung ansetzen?
- Nein. Die Übernachtungspauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR). Im Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten, nachgewiesen durch die Hotelrechnung.
- Welcher Satz gilt am Tag des Rückflugs?
- Der An- und Abreisesatz des letzten Tätigkeitsortes im Ausland, also 44 Euro bei New York City und 40 Euro sonst. Eine Mindestabwesenheit ist dafür nicht erforderlich, solange außerhalb der Wohnung übernachtet wurde (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).
- Wird das Frühstück im US-Hotel mit 5,60 Euro gekürzt?
- Nein. Gekürzt wird mit 20 Prozent der für den Reisetag maßgebenden 24-Stunden-Pauschale: 13,20 Euro bei New York City, 11,80 Euro bei den übrigen USA. Der Wert von 5,60 Euro gilt nur für Inlandstage.
Belege rein. Buchungen raus.
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- Spesen Dänemark 2026: 75 und 50 EuroDänemark hat 2026 einen Satz für das ganze Land: 75 Euro je vollem Tag, 50 Euro für An- und Abreise, 183 Euro Übernachtung bei Arbeitgebererstattung.
- Der Luxemburg-Auffangsatz: Länder ohne eigenen EintragSteht das Reiseland nicht in der amtlichen Übersicht, gilt der Satz für Luxemburg: 63 Euro, 42 Euro und 139 Euro Übernachtung ab 1. Januar 2026.
- Eintägige Auslandsreise: welcher Satz giltOhne Übernachtung zählt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland — und zwar der Satz für mehr als acht Stunden, nicht der 24-Stunden-Wert.