Spesen Polen 2026: Warschau und der Rest
Polen kennt in der amtlichen Übersicht zwei Höhen: Warschau und das übrige Land. Breslau steht mit einem eigenen Eintrag darin, liegt aber auf dem Niveau des Landessatzes. Wer pauschal nach Landesnamen abrechnet, trifft bei jeder Warschau-Reise daneben.
Stand: 08. August 2026
Zwei Stufen, ein Land
Für Reisetage in Polen ab dem 1. Januar 2026 gelten in Warschau 40 Euro je vollem Kalendertag und 27 Euro für An- und Abreisetage. Für das übrige Polen sind es 34 und 23 Euro. Die Übernachtungspauschbeträge liegen bei 143 Euro für Warschau und 124 Euro für die übrigen Orte.
Grundlage ist die Anlage zum BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012). Sie ist die einzige verbindliche Liste — welcher Ort einen eigenen Eintrag hat und welcher nicht, ergibt sich ausschließlich aus ihr.
Polen ab 1. Januar 2026
| Ort | 24 Stunden | An- und Abreisetag | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Warschau | 40 € | 27 € | 143 € |
| Breslau | 34 € | 23 € | 124 € |
| Polen im Übrigen | 34 € | 23 € | 124 € |
Welcher Ort für den Tag zählt
Für Tage mit Übernachtung ist der Ort maßgebend, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Nicht der Ort des Termins entscheidet, sondern der Ort um Mitternacht.
Wer tagsüber in Warschau verhandelt und abends zu einem Ort ohne eigenen Eintrag weiterfährt, um dort zu übernachten, setzt für diesen Tag 34 Euro an, nicht 40. Umgekehrt gilt der Warschauer Satz auch dann, wenn der Termin außerhalb lag und die Übernachtung in Warschau stattfand.
Bei einer eintägigen Auslandsreise sowie bei der Rückreise ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Für die Tagesreise über die Oder heißt das: 23 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit, sofern der letzte Tätigkeitsort keinen eigenen Eintrag hat.
Złoty auf der Rechnung, Euro in der Abrechnung
Die Pauschbeträge sind in Euro festgesetzt. Sie werden nicht umgerechnet, auch wenn vor Ort in Złoty gezahlt wurde. Umzurechnen sind allein die tatsächlichen Kosten: die Hotelrechnung, wenn nach Beleg statt nach Pauschbetrag erstattet wird, sowie Fahrt- und Nebenkosten.
Zu den Übernachtungskosten zählt bei Auslandsübernachtungen auch die besondere Kreditkartengebühr für die Zahlung in Fremdwährung (BMF vom 25.11.2020 Rz. 117). Welcher Umrechnungsmaßstab für die Belege gilt, legt dieses Schreiben nicht fest — regeln Sie ihn einheitlich in Ihrer Reisekostenrichtlinie und stimmen Sie ihn mit Ihrer Kanzlei ab.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Warschau: Frühstück 8,00 Euro, Mittag- oder Abendessen je 16,00 Euro — 20 beziehungsweise 40 Prozent von 40 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
- Übrige Orte: Frühstück 6,80 Euro, Mittag- oder Abendessen je 13,60 Euro.
- Bezugsgröße ist immer die 24-Stunden-Pauschale des maßgebenden Reisetages, nie der Betrag des An- oder Abreisetages.
- Gekürzt wird tagesbezogen von dem Satz, der für diesen Tag gilt — unabhängig davon, wo die Mahlzeit tatsächlich gestellt wurde (BMF vom 5.12.2025).
- Gekürzt wird auch, wenn niemand die Mahlzeit angerührt hat (BMF vom 25.11.2020 Rz. 75; BFH vom 7. Juli 2020, VI R 16/18).
Die Übernachtungsspalte hat eigene Regeln
Trägt: Der Arbeitgeber darf 143 Euro (Warschau) beziehungsweise 124 Euro ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten (BMF vom 25.11.2020 Rz. 128).
Trägt nicht: Im Werbungskostenabzug sind diese Pauschbeträge nicht ansetzbar. Dort zählen ausschließlich die tatsächlichen Übernachtungskosten (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR).
Trägt nicht: Selbständige und Unternehmerinnen und Unternehmer können sie für sich selbst nicht ansetzen (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Trägt nicht: Einen Landesdurchschnitt bilden. Die Übersicht kennt keinen Mischsatz für Polen, sondern nur die Zeilen, die sie ausweist.
Bei Montage- und Projekteinsätzen in Polen läuft die Dreimonatsfrist des § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG mit: Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt die Verpflegungspauschale, weitergezahlte Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020 Rz. 59). Die Frist beginnt erst, wenn dort an mindestens drei Tagen pro Woche gearbeitet wird. Für Übernachtungskosten im Ausland gilt die 1.000-Euro-Grenze nicht (BMF vom 25.11.2020 Rz. 124).
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG — Auslandspauschbeträge und maßgebender Ort vor 24 Uhr Ortszeit
- § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 8 EStG — Dreimonatsfrist und Kürzung bei Mahlzeitengestellung
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Pauschbeträge ab 1.1.2026, Anlage
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 75, 117, 124 und 128 — Übernachtungskosten, Kürzung, Fristfolgen
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR sowie R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Übernachtungspauschbeträge nur bei Arbeitgebererstattung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gilt für Breslau der Warschauer Satz?
- Nein. Breslau ist in der Übersicht ab 1. Januar 2026 eigens aufgeführt, liegt aber mit 34 Euro je vollem Kalendertag, 23 Euro für An- und Abreisetage und 124 Euro Übernachtung auf dem Niveau des übrigen Landes. Der erhöhte Satz gilt nur für Warschau.
- Welcher Satz gilt, wenn ich an einem Tag mehrere polnische Orte besuche?
- Maßgebend ist der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht haben (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Bei einer eintägigen Reise und bei der Rückreise ins Inland zählt stattdessen der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
- Muss ich die Pauschale in Złoty umrechnen?
- Nein. Die Pauschbeträge sind in Euro festgesetzt und werden unverändert angesetzt. Umgerechnet werden nur tatsächliche Kosten, die in Fremdwährung angefallen sind — etwa eine Hotelrechnung, die nach Beleg erstattet wird.
- Kann ich als Selbständige oder Selbständiger die 143 Euro ansetzen?
- Nein. Die Übernachtungspauschbeträge gelten ausschließlich für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Für den Betriebsausgabenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR). Die Verpflegungspauschalen von 40 beziehungsweise 34 Euro sind davon nicht betroffen.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Spesen Spanien 2026: Madrid, Barcelona und der RestMadrid 42 Euro, Barcelona und das übrige Spanien 34 Euro je vollem Tag. Bei der Übernachtung dreht sich die Reihenfolge um: Barcelona 144, Madrid 131 Euro.
- Spesen Vereinigtes Königreich 2026 — London kostet 14 Euro mehrLondon 66 Euro je vollem Tag, das übrige Vereinigte Königreich 52 Euro. Bei der Übernachtung liegen 64 Euro dazwischen — die Sätze 2026 und ihre Grenzen.
- Spesen USA 2026: New York und der RestNew York City 66 Euro je vollem Tag, die übrigen USA 59 Euro. Die Übernachtungssätze 2026 liegen bei 308 und 182 Euro — nur bei Arbeitgebererstattung.