Spesen Italien 2026: Rom, Mailand und der Rest
Italien steht in der amtlichen Übersicht mit drei Zeilen, und ausgerechnet die Stadt mit der niedrigeren Verpflegungspauschale hat die höchste Übernachtungspauschale: Mailand liegt bei 42 Euro am Tag, aber bei 191 Euro je Nacht. Rom kommt auf 48 und 150 Euro.
Stand: 08. August 2026
Drei Zeilen, zwei Spalten, kein Zusammenhang
Für Auswärtstätigkeit im Ausland treten länderweise Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für Reisen ab dem 1. Januar 2026 gilt die Anlage zum BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012).
Italien ist dort dreigeteilt: Rom, Mailand und Italien im Übrigen. Die Verpflegungspauschale ist in Rom höher, die Übernachtungspauschale in Mailand. Wer aus dem einen Wert auf den anderen schließt, liegt in beide Richtungen daneben.
Für jeden Ort ohne eigenen Eintrag — Neapel, Turin, Bologna — gilt die Zeile „im Übrigen". Sie stimmt bei der Verpflegung mit Mailand überein und bei der Übernachtung mit Rom. Deshalb genügt es nicht, sich eine Zahl zu merken.
Pauschbeträge Italien ab 1. Januar 2026
| Ort | 24 Stunden | An- und Abreisetag | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Rom | 48 € | 32 € | 150 € |
| Mailand | 42 € | 28 € | 191 € |
| Italien im Übrigen | 42 € | 28 € | 150 € |
Welche Zeile an welchem Tag gilt
Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Ein Messetag in Mailand mit Weiterfahrt nach Rom am Abend ist deshalb ein römischer Tag zu 48 Euro.
Bei einer eintägigen Auslandsreise sowie bei der Abreise vom Ausland ins Inland gilt dagegen der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Für den Rückflug aus Mailand sind das 28 Euro, nicht die 14 Euro des Inlandssatzes.
Der An- und der Abreisetag verlangen keine Mindestabwesenheit, solange außerhalb der Wohnung übernachtet wird (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Für die eintägige Reise gilt die Achtstundenschwelle: bei acht Stunden oder weniger entsteht keine Pauschale.
Kürzung und Ergebnis je Zeile
| Wert | Rom | Mailand | Im Übrigen |
|---|---|---|---|
| 24-Stunden-Pauschale | 48,00 € | 42,00 € | 42,00 € |
| An- und Abreisetag, auch über 8 Stunden | 32,00 € | 28,00 € | 28,00 € |
| Kürzung Frühstück, 20 % | 9,60 € | 8,40 € | 8,40 € |
| Kürzung Mittag- oder Abendessen, je 40 % | 19,20 € | 16,80 € | 16,80 € |
| Voller Tag nach gestelltem Hotelfrühstück | 38,40 € | 33,60 € | 33,60 € |
| Abreisetag nach gestelltem Hotelfrühstück | 22,40 € | 19,60 € | 19,60 € |
| Übernachtung, nur bei Arbeitgebererstattung | 150,00 € | 191,00 € | 150,00 € |
Das Frühstück im Zimmerpreis
Gekürzt wird tagesbezogen von der für diesen Reisetag maßgebenden 24-Stunden-Pauschale: 20 Prozent für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). In Rom sind das 9,60 Euro, in Mailand 8,40 Euro — der Inlandswert von 5,60 Euro gilt auf einem Auslandstag nicht.
Weist die Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus, ist dieser zur Ermittlung der Übernachtungskosten um dieselben Anteile zu kürzen (BMF vom 25.11.2020 Rz. 118). Rechnerisch ist es gleichgültig, an welcher Stelle gekürzt wird; das Ergebnis ist identisch. Gekürzt wird auch dann, wenn niemand gefrühstückt hat (BFH VI R 16/18).
Vier Punkte, an denen Italien-Abrechnungen kippen
Trägt nicht: Einen Landesdurchschnitt bilden. Rom und Mailand haben eigene Zeilen; nur Orte ohne eigenen Eintrag folgen der Zeile „im Übrigen".
Trägt nicht: Von der Verpflegung auf die Übernachtung schließen. Mailand liegt bei der Verpflegung unter Rom und bei der Übernachtung mit 191 gegen 150 Euro darüber.
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschbeträge im Werbungskostenabzug oder als Selbständige für sich selbst ansetzen. Dort zählen die tatsächlichen Kosten (R 9.7 Abs. 2 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Trägt: Bei Arbeitgebererstattung darf die Auslandsübernachtung ohne Einzelnachweis mit dem Pauschbetrag der maßgebenden Zeile erstattet werden (BMF vom 25.11.2020 Rz. 128).
Bei längeren Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt die Dreimonatsfrist des § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG den Ansatz der Verpflegungspauschalen; eine Unterbrechung lässt sie nur neu beginnen, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Welcher Staat bei längeren Entsendungen besteuert, hängt vom Einzelfall ab.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG — länderweise Pauschbeträge und maßgebender Ort
- § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 und 3, Satz 6 und 7, Satz 8 EStG — An- und Abreisetag, Achtstundenfall, Dreimonatsfrist, Kürzung
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Pauschbeträge ab 1.1.2026, Rom 48 / 32 / 150, Mailand 42 / 28 / 191, im Übrigen 42 / 28 / 150 Euro
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 118 und 128 — Gesamtpreise mit Verpflegung, Übernachtungspauschbeträge bei Arbeitgebererstattung
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR sowie R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Übernachtungspauschbeträge nur bei Arbeitgebererstattung
- BFH, Urteil VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Einnahme der Mahlzeit
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Italien 2026?
- Für Rom 48 Euro je vollem Kalendertag und 32 Euro am An- und Abreisetag, für Mailand und Italien im Übrigen 42 und 28 Euro. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 für Reisen ab dem 1. Januar 2026.
- Welcher Satz gilt für Neapel, Turin oder Bologna?
- Die Zeile „Italien im Übrigen": 42 Euro für den vollen Kalendertag, 28 Euro für An- und Abreisetage sowie für mehr als acht Stunden und 150 Euro Übernachtung. Eigene Einträge bestehen nur für die in der Übersicht ausdrücklich genannten Orte.
- Warum hat Mailand die höhere Übernachtungspauschale als Rom?
- Weil Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge getrennt festgesetzt werden. Die Verpflegungssätze leiten sich nach § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG aus dem Auslandstagegeld ab, der Übernachtungspauschbetrag ist ein eigener Wert. In der Übersicht steht Mailand mit 191 Euro Übernachtung und 42 Euro Verpflegung, Rom mit 150 und 48 Euro.
- Wie viel bleibt am Abreisetag in Rom nach dem Hotelfrühstück?
- 22,40 Euro. Angesetzt werden 32 Euro, gekürzt wird um 20 Prozent der römischen 24-Stunden-Pauschale von 48 Euro, also um 9,60 Euro. Die Kürzung rechnet immer mit dem 24-Stunden-Satz, auch an Tagen mit dem niedrigeren Betrag.
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- Spesen Belgien 2026: 59 und 40 EuroBelgien hat 2026 einen Satz für das ganze Land: 59 Euro je vollem Tag, 40 Euro für An- und Abreise, 141 Euro Übernachtung bei Arbeitgebererstattung.
- Spesen Polen 2026: Warschau und der RestWarschau 40 Euro, das übrige Polen 34 Euro je vollem Tag. Dazu die Übernachtungssätze 2026 und die Regel, welcher Ort für den Reisetag maßgebend ist.
- Spesen Spanien 2026: Madrid, Barcelona und der RestMadrid 42 Euro, Barcelona und das übrige Spanien 34 Euro je vollem Tag. Bei der Übernachtung dreht sich die Reihenfolge um: Barcelona 144, Madrid 131 Euro.