Wie viel Spesen pro Tag zulässig sind
Die Frage nach dem Tagessatz unterstellt eine Größe, die es nicht gibt. Ein Kalendertag setzt sich aus bis zu vier Positionen zusammen, und nur eine davon ist tatsächlich ein Tagesbetrag. Wer das trennt, kann jede Zeile begründen.
Stand: 08. August 2026
Der Kalendertag ist die Rechengröße — aber nur für die Verpflegung
Die Verpflegungspauschale entsteht je Kalendertag und nur einmal: 28 Euro für den vollen Tag, 14 Euro für An- und Abreisetag sowie für eine eintägige Abwesenheit von mehr als acht Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Mehrere Auswärtstätigkeiten an demselben Tag führen nicht zu mehreren Pauschalen.
Fahrtkosten hängen dagegen an gefahrenen Kilometern, Übernachtungskosten an Nächten, Nebenkosten an Belegen. Diese drei kennen keinen Tagesdeckel. Der Betrag „pro Tag" ist deshalb immer eine Summe aus vier verschiedenen Logiken — und keine Zahl, die im Gesetz steht.
Ein Inlandstag, steuerfrei zusammengesetzt (Beispiel)
| Position | Betrag | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung, voller Kalendertag | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| abzüglich gestelltes Hotelfrühstück, 20 Prozent | −5,60 € | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 73 |
| Übernachtung ohne Einzelnachweis, nur bei Arbeitgebererstattung | 20,00 € | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
| Fahrt, 120 gefahrene Kilometer mit dem eigenen Pkw | 36,00 € | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Parkgebühr laut Beleg | tatsächliche Höhe | BMF vom 25.11.2020, Rz. 129 |
| Summe des Beispieltags ohne Nebenkosten | 78,40 € | Rechenbeispiel mit angenommenen Werten |
Warum die Kürzung den Tagesbetrag bestimmt
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, ist die Tagespauschale zu kürzen: um 20 Prozent für ein Frühstück, um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, im Inland also 5,60 Euro und je 11,20 Euro — auch an einem Tag, an dem nur 14 Euro angesetzt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Die Kürzung ist tagesbezogen und geht höchstens bis auf null. Ein negativer Betrag entsteht nie, und ein Überhang wird nicht auf andere Tage übertragen. Zahlt die oder der Mitarbeitende ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert dieses den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).
Damit ist der höchste steuerfreie Verpflegungsbetrag pro Inlandstag 28 Euro — und der niedrigste 0 Euro, nämlich bei Vollverpflegung.
Der Auslandstag richtet sich nach dem Ort um 24 Uhr
| Ort | Voller Kalendertag | An- und Abreisetag |
|---|---|---|
| Österreich | 50 € | 33 € |
| Dänemark | 75 € | 50 € |
| Vereinigtes Königreich — London | 66 € | 44 € |
| Vereinigtes Königreich — im Übrigen | 52 € | 35 € |
| Luxemburg, zugleich Auffangsatz für nicht gelistete Länder | 63 € | 42 € |
Was pro Tag nicht zulässig ist
Trägt nicht: Zwei Verpflegungspauschalen für denselben Kalendertag. Auch bei einer Reise über Mitternacht ohne Übernachtung entstehen nur einmal 14 Euro, angesetzt für den Tag mit dem überwiegenden Anteil der Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschale von 20 Euro zusätzlich zur belegten Hotelrechnung. Sie ersetzt den Einzelnachweis, sie ergänzt ihn nicht.
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschalen beim Unternehmer selbst oder im Werbungskostenabzug ansetzen. Sie sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar; sonst zählen die tatsächlichen Kosten (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Trägt nicht: Den Auslandssatz nach Land statt nach Ort ansetzen. Wer London mit dem Satz für das Vereinigte Königreich im Übrigen abrechnet, liegt am vollen Tag 14 Euro daneben.
Trägt: Einen höheren Tagessatz zahlen und den übersteigenden Teil in der Lohnabrechnung führen. Arbeitsrechtlich ist der Betrag frei, steuerfrei bleibt nur die Pauschale.
Die Auslandswerte gelten für Reisen ab dem 1. Januar 2026 und stammen aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Sie werden jährlich neu festgesetzt; Beträge aus einer Vorjahrestabelle sind überholt.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 3, 5, 8 und 10 EStG — Tagespauschalen, maßgebender Ort, Kürzung, Entgeltminderung
- § 5 Abs. 2 BRKG — 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit nur bis zur Höhe der abziehbaren Beträge
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73, 75, 128 und 129
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Übernachtungspauschalen nur bei Arbeitgebererstattung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie viel Spesen stehen pro Tag im Inland zu?
- Für die Verpflegung 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro am An- und Abreisetag sowie bei eintägiger Abwesenheit von mehr als acht Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Dazu kommen Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten nach eigenen Regeln — einen gemeinsamen Tagessatz gibt es nicht.
- Gibt es eine gesetzliche Obergrenze pro Tag?
- Für die Steuerfreiheit ja, für die Zahlung nein. Arbeitsrechtlich ist jeder Betrag vereinbar; steuerfrei bleibt nur, was die Pauschalen und die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten decken (§ 3 Nr. 16 EStG). Der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Wie viel bleibt an einem Tag mit Hotelfrühstück?
- 22,40 Euro. Angesetzt werden 28 Euro, gekürzt wird um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale, also um 5,60 Euro. Gekürzt wird auch dann, wenn niemand gefrühstückt hat (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75).
- Welcher Satz gilt, wenn an einem Tag zwei Länder berührt werden?
- Maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, den die oder der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für Länder ohne eigenen Eintrag gilt der Satz für Luxemburg.
- Zählen zwei Termine an einem Tag doppelt?
- Nein. Die Verpflegungspauschale entsteht je Kalendertag einmal. Die Abwesenheitszeiten des Tages werden zusammen betrachtet; Fahrtkosten und Nebenkosten fallen dagegen für jede Fahrt und jeden Beleg einzeln an.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?Das Steuerrecht sagt nur, wie viel steuerfrei bleiben darf. Ob gezahlt wird, entscheidet eine andere Ebene — mit einer klaren Rangfolge der Grundlagen.
- Sind Spesen pfändbar?Aufwandsentschädigungen und Auslösungsgelder sind unpfändbar, soweit sie den Rahmen des Üblichen nicht übersteigen. Was das für die Lohnabrechnung heißt.
- Reisekostenerstattung: was der Arbeitgeber schuldetErstatten ist der leichte Teil. Steuerfrei erstatten heißt: Grenze einhalten, Nachweis führen, im Lohnkonto aufzeichnen — und dafür haftet der Betrieb.