Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?

Zwei Ebenen, die getrennt gehören

Steuerfrei sind Reisekostenvergütungen, „soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen" (§ 3 Nr. 16 EStG). Der Satz regelt eine Obergrenze. Er sagt nichts darüber, ob überhaupt gezahlt wird.

Die Zahlungspflicht folgt aus dem Arbeitsrecht. Für betrieblich veranlasste Aufwendungen greift das Auftragsrecht: Wer für einen anderen Aufwendungen macht, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, kann Ersatz verlangen (§ 670 BGB). Auf Arbeitsverhältnisse wird diese Regel entsprechend angewendet.

Daraus folgt die praktisch wichtigste Unterscheidung dieser Seite: Belegte Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sind Aufwendungsersatz. Die Verpflegungspauschale ist es nicht — sie ist eine steuerliche Rechengröße für einen Mehraufwand, der gerade nicht im Einzelnen nachgewiesen wird.

Woraus ein Anspruch entstehen kann

• Tarifvertrag: enthält häufig eigene Sätze und Fristen, die von den steuerlichen Beträgen abweichen dürfen — sie regeln die Zahlung, nicht die Besteuerung.
• Betriebsvereinbarung: bindet den Betrieb gegenüber allen erfassten Beschäftigten, auch wenn im Arbeitsvertrag nichts steht.
• Arbeitsvertrag oder Reisekostenrichtlinie: die übliche Grundlage im Mittelstand. Was hier zugesagt ist, ist geschuldet — auch über den steuerfreien Sätzen.
• Betriebliche Übung: wer über längere Zeit vorbehaltlos nach einem bestimmten Maßstab erstattet, kann daran gebunden sein. Ob die Voraussetzungen vorliegen, ist eine Frage des Einzelfalls.
• Ersatz erforderlicher Aufwendungen nach § 670 BGB, entsprechend angewendet: die Auffanggrundlage, wenn keine Regelung getroffen wurde.

Wo die Antwort regelmäßig „ja" und wo „nein" lautet

Was passiert, wenn nicht erstattet wird

Erstattet der Betrieb nichts, bleibt der steuerliche Abzug bei der beschäftigten Person: Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und die tatsächlichen Übernachtungskosten sind Werbungskosten. Der Ausschluss des § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG greift nur, soweit tatsächlich steuerfrei erstattet wurde.

Für den Betrieb bedeutet das zweierlei. Erstens ist die Nichterstattung keine steuerliche Ersparnis, sondern eine Verlagerung — der Aufwand wird nur nicht zur Betriebsausgabe. Zweitens braucht die abrechnende Person trotzdem saubere Reisedaten, weil sie ihren Abzug selbst belegen muss.

Ein Vorschussanspruch ist im Auftragsrecht ausdrücklich angelegt: Für die zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen ist auf Verlangen Vorschuss zu leisten (§ 669 BGB). Ob und wie weit das im Arbeitsverhältnis trägt, ist eine Frage des Einzelfalls — als Regelung in der Reisekostenrichtlinie erspart es die Diskussion.

Fristen: die Falle liegt nicht im Steuerrecht

Eine steuerliche Frist, bis wann Mitarbeitende ihre Reisekosten einreichen müssen, gibt es nicht. Verbindlich werden Fristen durch Arbeits- oder Tarifvertrag, häufig als Ausschlussfrist. Läuft sie ab, ist der Anspruch verfallen; ob eine konkrete Klausel wirksam ist, entscheidet sich arbeitsrechtlich im Einzelfall.

Ohne Ausschlussfrist gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Person davon Kenntnis hatte (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB).

Die praktische Frist ist eine dritte: Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung soll den Ablauf des Folgemonats nicht überschreiten (GoBD Rz. 47 und 52). Eine Reisekostenabrechnung, die im Januar für das ganze Vorjahr eingereicht wird, ist kein Rechtsproblem, aber ein Ordnungsmäßigkeitsproblem.

Muss der Arbeitgeber Reisekosten erstatten?

Für betrieblich veranlasste, erforderliche Aufwendungen ist die Antwort im Grundsatz ja: Der Ersatzanspruch folgt aus § 670 BGB, der auf Arbeitsverhältnisse entsprechend angewendet wird. Wie weit er reicht, richtet sich nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Muss er die 28 Euro Verpflegungspauschale zahlen?

Nicht automatisch. § 9 Abs. 4a EStG regelt, bis zu welcher Höhe eine Zahlung steuerfrei bleibt, und § 3 Nr. 16 EStG bestätigt das als Obergrenze. Ein Zahlungsanspruch entsteht erst aus einer arbeitsrechtlichen Grundlage.

Darf der Arbeitgeber weniger als die Pauschale zahlen?

Soweit keine tarifliche oder vertragliche Zusage entgegensteht, ja. Die Pauschale ist ein Höchstbetrag für die Steuerfreiheit, kein Mindestbetrag für die Zahlung. Der nicht erstattete Teil bleibt beim Arbeitnehmer als Werbungskosten.

Muss ein Vorschuss gezahlt werden?

Das Auftragsrecht sieht für erforderliche Aufwendungen einen Vorschuss auf Verlangen vor (§ 669 BGB). Ob das im Arbeitsverhältnis durchgreift, hängt vom Einzelfall ab. Eine Vorschussregel in der Reisekostenrichtlinie schafft Klarheit, bevor die Frage entsteht.

Muss der Arbeitsweg erstattet werden?

Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist kein Aufwendungsersatzfall. Das Gesetz sieht dafür die Entfernungspauschale vor — seit dem 1. Januar 2026 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer, im Jahr auf 4.500 Euro gedeckelt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG).

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