Reisekostenrichtlinie: was hineingehört
Eine Reisekostenrichtlinie ersetzt kein Steuerrecht. Sie füllt die Lücke, die es lässt: Das Gesetz sagt, bis zu welcher Höhe steuerfrei erstattet werden darf, aber nicht, ob Sie erstatten und wie viel. Genau darüber entscheidet Ihr Haus.
Stand: 07. August 2026
Die Trennlinie: Obergrenze aus dem Gesetz, Entscheidung im Haus
Erstattungen für Reisekosten sind steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Das ist eine Obergrenze, keine Anweisung. Was darüber liegt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung.
Ob und in welcher Höhe erstattet wird, folgt dagegen nicht aus dem Steuerrecht, sondern aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Eine Richtlinie, die das nicht ausspricht, produziert Rückfragen bei jeder zweiten Abrechnung.
Die Kapitel, die eine Richtlinie braucht
- Geltungsbereich und Genehmigung: Für wen gilt sie, wer gibt eine Reise vorher frei.
- Erste Tätigkeitsstätte je Rolle — die arbeitsrechtliche Zuordnung, aus der alles Weitere folgt.
- Verkehrsmittel und Buchungsweg: Bahnklasse, Flug ab welcher Entfernung, Mietwagen, eigener Pkw.
- Fahrtkosten: Kilometersatz, Nachweis der gefahrenen Strecke, Umgang mit Dienstwagen.
- Verpflegung: Umgang mit den Pauschalen und Regeln für gestellte Mahlzeiten.
- Übernachtung: Preisrahmen je Zielort, Buchungsweg, Rechnung auf den Firmennamen.
- Nebenkosten und Bewirtung: was ohne Rückfrage erstattet wird und welche Angaben der Beleg tragen muss.
- Auslandsreisen: welche Sätze gelten und wer sie pflegt.
- Abgabefrist, Freigabeweg, Erstattung und Ablage der Belege.
Der steuerliche Rahmen 2026, an dem sich die Richtlinie ausrichtet
| Regelungspunkt | Steuerlicher Höchstwert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung, voller Tag im Inland | 28,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag | 14,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Kilometergeld eigener Pkw | 0,30 EUR je km | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Übernachtung Inland ohne Nachweis | 20,00 EUR | BMF 25.11.2020 Rz. 128 |
| Verpflegung nach drei Monaten am selben Ort | 0,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG |
Was eine Richtlinie darf — und was sie nicht kann
Trägt: Niedrigere Sätze festlegen, als das Steuerrecht steuerfrei zulässt. Die Pauschalen sind eine Grenze der Steuerfreiheit, kein Mindestbetrag der Erstattung.
Trägt: Belegpflichten konkretisieren: Rechnung auf den Firmennamen ab 250,01 Euro, weil erst darunter die Kleinbetragsrechnung ohne Leistungsempfänger genügt (§ 33 UStDV, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Trägt: Abgabefristen, Freigabestufen und Wertgrenzen setzen. Das Steuerrecht kennt für die Abgabe keine Frist — Ihr Monatsabschluss schon.
Trägt nicht: Eine Erstattung über den zulässigen Sätzen steuerfrei stellen. Der übersteigende Teil bleibt Arbeitslohn, gleich was die Richtlinie sagt (§ 3 Nr. 16 EStG).
Trägt nicht: Die erste Tätigkeitsstätte wegdefinieren. Die Zuordnung erfolgt durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, muss aber zur tatsächlichen Tätigkeit passen (§ 9 Abs. 4 EStG).
Trägt nicht: Die Verfahrensdokumentation ersetzen. Für jedes eingesetzte System bleibt eine eigene, für einen sachverständigen Dritten nachprüfbare Dokumentation erforderlich (GoBD Rz. 151). Die Richtlinie ist ein Baustein davon, nicht der Ersatz.
Der Punkt, an dem die meisten Richtlinien zu kurz sind
Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet, ob eine Fahrt Dienstreise oder Arbeitsweg ist — und damit über 0,30 EUR je gefahrenem Kilometer gegen 0,38 EUR je Entfernungskilometer, über Verpflegungspauschalen und über die Steuerfreiheit der Erstattung.
Sie wird durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung bestimmt (§ 9 Abs. 4 EStG). Fehlt diese Festlegung, richtet sich die Einordnung nach dem zeitlichen Umfang der Tätigkeit — und damit nach etwas, das sich mit jedem Projekt ändert. Genau deshalb gehört die Zuordnung schriftlich in Arbeitsvertrag oder Richtlinie, rollenweise und datiert.
Der Fehler ist teuer, weil er nie einzeln auftritt: Wer eine Rolle falsch einordnet, rechnet für alle Personen in dieser Rolle falsch ab.
Ein Muster aus dem Netz ist ein Gliederungsvorschlag, kein fertiges Dokument. Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte, Ausschlussfristen und die Behandlung von Dienstwagen hängen an Ihren Verträgen — diese Punkte gehören vor Inkraftsetzung in die arbeitsrechtliche und steuerliche Prüfung.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit der Reisekostenerstattung, soweit abziehbar
- § 9 Abs. 4 EStG — erste Tätigkeitsstätte durch dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen und Dreimonatsfrist
- § 5 Abs. 2 BRKG — 0,30 EUR je gefahrenem Kilometer
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 128 — Übernachtungspauschale bei Arbeitgebererstattung
- GoBD Rz. 151 — Verfahrensdokumentation für jedes DV-System
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist eine Reisekostenrichtlinie Pflicht?
- Eine gesetzliche Pflicht, ein solches Dokument zu führen, gibt es nicht. Pflicht sind die Nachweise: Höhe und betriebliche Veranlassung der Aufwendungen, die zeitgerechte Erfassung und eine Verfahrensdokumentation für die eingesetzten Systeme (GoBD Rz. 151). Die Richtlinie ist das Mittel, mit dem Betriebe diese Pflichten einheitlich erfüllen.
- Dürfen wir weniger erstatten als die steuerlichen Pauschalen?
- Ja. Die Pauschalen begrenzen nur, bis zu welcher Höhe eine Erstattung steuerfrei bleibt (§ 3 Nr. 16 EStG). Ob überhaupt und in welcher Höhe erstattet wird, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
- Was passiert, wenn wir mehr erstatten?
- Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und muss über die Lohnabrechnung laufen. Das ist zulässig, aber es muss bewusst geschehen — als stillschweigende Praxis fällt es regelmäßig erst in der Lohnsteuer-Außenprüfung auf.
- Wie oft muss die Richtlinie aktualisiert werden?
- Immer dann, wenn sich ein Wert ändert, auf den sie sich bezieht. Die Auslandspauschalen setzt das Bundesfinanzministerium jährlich neu fest, zuletzt mit Schreiben vom 5.12.2025 für 2026. Wer feste Beträge in den Text schreibt, statt auf die amtlichen Sätze zu verweisen, hat jedes Jahr eine Baustelle.
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