Dienstreise und Arbeitszeit: zwei getrennte Fragen
Die Uhrzeit auf der Reisekostenabrechnung und die Stunden im Arbeitszeitkonto beantworten verschiedene Fragen. Wer beide gleichsetzt, rechnet entweder die Pauschale falsch oder führt eine Arbeitszeitaufzeichnung, die niemand gebrauchen kann.
Stand: 07. August 2026
Drei Fragen, drei Maßstäbe
Erstens: Wie lange waren Sie von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend? Das entscheidet über die Verpflegungspauschale und sonst nichts. Zweitens: Welcher Teil der Reise ist Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes? Das entscheidet über Höchstgrenzen und Ruhezeiten. Drittens: Wird die Reisezeit vergütet? Das entscheiden Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Tarifvertrag.
Die drei Antworten fallen regelmäßig auseinander. Eine Bahnfahrt am Sonntagabend kann steuerlich Abwesenheit sein, arbeitsschutzrechtlich anders zu bewerten sein und vergütungsrechtlich wieder anders — ohne dass eine der Einordnungen falsch wäre.
Erste Frage: Wie lange waren Sie weg?
Für die Verpflegungspauschale zählt allein die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, nicht die geleistete Arbeit. Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung sind mehr als acht Stunden die Schwelle, dann werden 14 EUR angesetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung entfällt jede Mindestzeit: An- und Abreisetag bringen je 14 EUR, ein voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit 28 EUR (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 EStG). Beginnt eine Reise ohne Übernachtung an einem Tag und endet sie am Folgetag, greift die Mitternachtsregel: Bei insgesamt mehr als acht Stunden werden 14 EUR dem Kalendertag mit dem überwiegenden Abwesenheitsanteil zugeordnet.
Daraus folgt der Satz, der die beiden Welten trennt: Die Nacht im Hotel zählt zur Abwesenheit. Arbeitszeit ist sie deshalb nicht.
Welche Uhrzeit was auslöst
| Maßstab | Schwelle | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale, eintägige Reise | mehr als 8 Stunden | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Verpflegungspauschale, An- und Abreisetag | keine Mindestzeit | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Verpflegungspauschale, voller Kalendertag | 24 Stunden | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Werktägliche Arbeitszeit | 8 Stunden, bis 10 Stunden verlängerbar | § 3 ArbZG |
| Ruhezeit nach Arbeitsende | mindestens 11 Stunden | § 5 Abs. 1 ArbZG |
Zweite Frage: Was ist Arbeitszeit?
Das Arbeitszeitgesetz definiert Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; auf zehn Stunden verlängert werden darf sie nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
Ob eine Reisezeit in diesem Sinn Arbeitszeit ist, hängt davon ab, was während der Fahrt verlangt wird — selbst zu steuern, unterwegs zu arbeiten oder nur mitzufahren. Diese Abgrenzung ist arbeitsrechtlich zu treffen und vom Einzelfall abhängig. Sie hat mit der Reisekostenabrechnung nichts zu tun und darf nicht aus ihr abgeleitet werden.
Dritte Frage: Wird die Reisezeit bezahlt?
Diese Frage beantwortet weder das Steuerrecht noch das Arbeitszeitgesetz. Sie folgt aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag; wo dort nichts steht, entscheidet die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung nach den Umständen des Einzelfalls.
Wichtig ist die saubere Trennung von der Pauschale: Die Verpflegungspauschale ist Ersatz für Mehraufwand, kein Entgelt für Zeit. Sie ist steuerfrei, soweit sie die abziehbaren Beträge nicht übersteigt — eine Vergütung für Reisezeit wäre dagegen Arbeitslohn.
Die Fehler, die aus der Vermischung entstehen
Trägt nicht: Die erfasste Arbeitszeit als Abwesenheitszeit übernehmen: Dann fehlen An- und Abfahrt, die Abwesenheit fällt zu kurz aus und die Pauschale zu niedrig.
Trägt nicht: Die Abwesenheitsdauer in die Zeiterfassung schreiben: Dann werden Übernachtung und Freizeit zu Arbeitszeit, und die Grenzen des § 3 ArbZG sind auf dem Papier gerissen, ohne dass jemand gearbeitet hätte.
Trägt nicht: Die steuerfreie Pauschale als Bezahlung der Reisezeit darstellen. Sie ersetzt Aufwand, nicht Arbeit.
Trägt: Reisebeginn und Reiseende je Kalendertag mit Datum und Uhrzeit dokumentieren, Arbeitszeit getrennt erfassen. Beide Aufzeichnungen stammen aus derselben Reise und müssen trotzdem nicht identisch sein.
Dieser Text fasst die steuerliche Seite mit Fundstellen zusammen und skizziert die arbeitsrechtliche nur im Grundriss. Ob eine bestimmte Reisezeit Arbeitszeit ist und ob sie zu vergüten ist, hängt vom Einzelfall, vom Vertrag und von geltenden Tarifverträgen ab.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- Die arbeitsrechtliche Bewertung von Reisezeiten hängt vom Einzelfall ab und ersetzt keine Rechtsberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG — Abwesenheitsdauer und Verpflegungspauschalen
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228 — Grundlagenschreiben zu Reisekosten
- § 2 Abs. 1 ArbZG — Begriff der Arbeitszeit
- § 3 ArbZG — werktägliche Höchstarbeitszeit und Ausgleichszeitraum
- § 5 Abs. 1 ArbZG — Ruhezeit von mindestens elf Stunden
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit der Erstattung, soweit abziehbar
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist die Fahrtzeit zu einer Dienstreise Arbeitszeit?
- Das Arbeitszeitgesetz definiert Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Ob eine Fahrt darunter fällt, hängt davon ab, was währenddessen verlangt wird; selbst gesteuerte Fahrten werden regelmäßig anders beurteilt als bloßes Mitfahren. Für die Verpflegungspauschale ist die Antwort ohne Bedeutung — dort zählt allein die Abwesenheit.
- Zählt die Nacht im Hotel zur Abwesenheit?
- Für die Pauschale ja. Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte; am An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung ist ohnehin keine Mindestzeit erforderlich (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes wird daraus nicht.
- Was gilt, wenn die Reise über Mitternacht geht?
- Endet eine Reise ohne Übernachtung am Folgetag und dauert sie insgesamt mehr als acht Stunden, werden 14 EUR angesetzt — und zwar für den Kalendertag, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
- Müssen Reisezeiten erfasst werden?
- Es gibt zwei Aufzeichnungen aus zwei Gründen. Für die Pauschale brauchen Sie Beginn und Ende der Abwesenheit je Kalendertag mit Uhrzeit. Für den Arbeitsschutz brauchen Sie die Arbeitszeit, an der die Grenzen des § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 Abs. 1 ArbZG gemessen werden. Wie beides im Betrieb zusammengeführt wird, regelt Ihre Reisekostenrichtlinie.
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