Reisekosten buchen: SKR03 und SKR04
Reisekosten scheitern in der Buchhaltung selten an der Kontonummer. Sie scheitern daran, dass vier Sachverhalte auf einem Konto landen, an denen unterschiedliche Rechtsfolgen hängen: Vorsteuerabzug, Abzugsbeschränkung, Aufzeichnungspflicht und Lohnsteuer.
Stand: 07. August 2026
Was SKR03 und SKR04 unterscheidet
Der SKR03 folgt dem Prozess des Betriebs; die betrieblichen Aufwendungen liegen dort in der Kontenklasse 4. Der SKR04 folgt der Gliederung des Jahresabschlusses; dieselben Aufwendungen liegen in der Kontenklasse 6. Die Sachverhalte sind identisch, es wandern nur die Nummern.
Beide Rahmen führen Reisekosten getrennt nach Unternehmer und Arbeitnehmer und innerhalb dessen getrennt nach Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungsaufwand. Diese Trennung ist keine Kosmetik: An ihr hängt, welcher Betrag Vorsteuer trägt, welcher Anteil abziehbar ist und welcher in die Lohnabrechnung gehört.
Die konkrete Kontonummer steht in Ihrem Kontenplan, nicht im Gesetz. Kontenrahmen werden fortgeschrieben, und Kanzleien passen sie an den Mandanten an. Nehmen Sie die Nummern deshalb aus dem Kontenplan, den Ihre Kanzlei führt — die Zuordnung, die dieser Text beschreibt, gilt in beiden Rahmen gleich.
Was auf eigene Konten gehört
| Position der Reise | Steuerliche Folge | Vorsteuer |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale, voller Kalendertag | 28,00 EUR | kein Abzug |
| Verpflegungspauschale, An- und Abreisetag | 14,00 EUR | kein Abzug |
| Kilometergeld eigener Pkw | 0,30 EUR je km | kein Abzug |
| Übernachtung mit Rechnung | tatsächliche Kosten | aus der Rechnung |
| Reisenebenkosten mit Beleg | tatsächliche Kosten | aus der Rechnung |
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 % abziehbar | 100 % abziehbar |
Warum die Bewirtung ein eigenes Konto braucht
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent abziehbar, 30 Prozent sind es nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Zusätzlich verlangt § 4 Abs. 7 EStG, sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Ein Sammelkonto „Reisekosten" erfüllt diese Pflicht nicht.
Die Umsatzsteuer folgt der Beschränkung nicht: Die Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ist in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Deshalb wird der nicht abziehbare Anteil auf ein eigenes Aufwandskonto gebucht und nicht in die Umsatzsteuer hineingerechnet.
Unternehmer und Arbeitnehmer sind zwei Welten
Der Arbeitgeber darf je Übernachtung im Inland 20 EUR ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten; für Auslandsübernachtungen gelten die im BMF-Schreiben bekannt gemachten Pauschbeträge (BMF 25.11.2020 Rz. 128). Beides gilt ausschließlich für die Arbeitgebererstattung.
Für sich selbst können Selbständige und Unternehmerinnen diese Pauschalen nicht ansetzen; dort zählen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR). Wer das in einem gemeinsamen Konto vermischt, bekommt es spätestens in der Betriebsprüfung getrennt — dann rückwirkend.
Bei der Verpflegung ist es umgekehrt einfach: Die Pauschalen gelten für beide Gruppen gleichermaßen, weil sie am Gesetz und nicht am Erstattungsverhältnis hängen (§ 9 Abs. 4a EStG).
Die Kürzung gehört in die Buchung, nicht in eine Nebenrechnung
- Ein gestelltes Frühstück kürzt die Tagespauschale um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale, im Inland um 5,60 EUR.
- Ein gestelltes Mittag- oder Abendessen kürzt um je 40 Prozent, im Inland um je 11,20 EUR.
- Bezugsgröße ist immer der volle Kalendertag, auch am An- und Abreisetag mit 14 EUR.
- Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde (BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18).
- Gebucht wird der gekürzte Betrag. Eine Kürzung, die nur in einer Nebenrechnung existiert, ist in der Buchführung nicht nachvollziehbar.
Vier Trennungen, die eine saubere Buchung tragen
Trägt: Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und Nebenkosten je auf eigenen Konten. Nur so ist erkennbar, welcher Betrag eine Rechnung hinter sich hat und welcher eine Pauschale ist.
Trägt: Bewirtung getrennt aufzeichnen, abziehbaren und nicht abziehbaren Anteil auf eigenen Konten (§ 4 Abs. 7 EStG).
Trägt nicht: Vorsteuer aus einer Verpflegungspauschale oder aus Kilometergeld buchen. Es gibt dazu keine Rechnung, und ohne Rechnung nach §§ 14, 14a UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschale für den eigenen Betriebsausgabenabzug ansetzen. Sie ist der Arbeitgebererstattung vorbehalten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Kontonummern sind Vereinbarung, keine Norm. Stimmen Sie den Kontenplan mit Ihrer Kanzlei ab, bevor Sie eigene Konten anlegen — eine spätere Umbuchung ganzer Jahre ist teurer als eine Rückfrage.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG — 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen abziehbar
- § 4 Abs. 7 EStG — Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt aufzeichnen
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — volle Vorsteuer aus Bewirtungsaufwendungen
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73 und 128 — Kürzung und Übernachtungspauschale
- R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Übernachtungspauschalen nicht für den Unternehmer selbst
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Welches Konto nehme ich im SKR03 für Reisekosten?
- Die Reisekostenkonten liegen im SKR03 in der Kontenklasse 4 und im SKR04 in der Kontenklasse 6, jeweils getrennt nach Unternehmer und Arbeitnehmer sowie nach Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungsaufwand. Die konkrete Nummer entnehmen Sie dem Kontenplan Ihrer Kanzlei; sie ist eine Vereinbarung des Kontenrahmens und keine gesetzliche Vorgabe.
- Darf ich Verpflegungspauschale und Hotelrechnung auf ein Konto buchen?
- Technisch ja, praktisch nein. Die Hotelrechnung trägt Vorsteuer, die Pauschale nicht; die Pauschale ist zu kürzen, die Rechnung nicht. Auf einem gemeinsamen Konto ist beides später nicht mehr auseinanderzuhalten, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird zur Schätzung.
- Wie buche ich die nicht abziehbaren 30 Prozent der Bewirtung?
- Auf ein eigenes Aufwandskonto für nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen. Grundlage sind § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG für die Beschränkung und § 4 Abs. 7 EStG für die getrennte Aufzeichnung. Die Vorsteuer bleibt davon unberührt und ist voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
- Muss ich als Unternehmerin die 20-Euro-Übernachtungspauschale buchen?
- Nein, sie steht Ihnen für sich selbst nicht zu. Der Betriebsausgabenabzug umfasst nur die tatsächlichen Übernachtungskosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR). Die Pauschale ist ausschließlich ein Instrument der steuerfreien Arbeitgebererstattung.
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