Reisekostenerstattung: was der Arbeitgeber schuldet
Die Erstattung selbst ist eine Überweisung. Was der Betrieb schuldet, entscheidet sich davor und danach: an der Grenze des § 3 Nr. 16 EStG, am Nachweis je Kostenart und an der Aufzeichnung. Fällt die Steuerfreiheit weg, haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer.
Stand: 08. August 2026
Die Grenze steht in einem Halbsatz
Steuerfrei sind Vergütungen zur Erstattung von Reisekosten, „soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen" (§ 3 Nr. 16 EStG). Was der Betrieb erstattet, ist damit an das gebunden, was die abrechnende Person selbst abziehen könnte — nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Diese Grenze läuft je Kostenart unterschiedlich. Verpflegung ist ausschließlich pauschal ansetzbar; tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten dagegen folgen den tatsächlichen Aufwendungen, mit pauschalen Alternativen als Vereinfachung.
Was darüber hinaus gezahlt wird, ist nicht verboten, sondern steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Fehler beginnt erst dort, wo dieser Teil als steuerfreie Erstattung gebucht wird.
Woran der Nachweis je Kostenart hängt
| Kostenart | Was steuerfrei erstattet werden darf | Woran der Nachweis hängt |
|---|---|---|
| Verpflegung | die Pauschale nach Abwesenheitsdauer, gekürzt um gestellte Mahlzeiten | Abwesenheitszeiten je Kalendertag mit Uhrzeit; kein Beleg möglich |
| Fahrtkosten | tatsächliche Aufwendungen oder 0,30 € je gefahrenem Kilometer | Fahrtanlass, Strecke, gefahrene Kilometer für Hin- und Rückweg |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten, ohne Einzelnachweis 20,00 € im Inland | Hotelrechnung; Verpflegungsanteile sind herauszurechnen |
| Reisenebenkosten | nachgewiesene tatsächliche Aufwendungen | Beleg oder Glaubhaftmachung, BMF vom 25.11.2020, Rz. 129 und 130 |
| Auslagen für den Betrieb | ersetzte Auslagen in tatsächlicher Höhe | Fremdbeleg des Dritten, § 3 Nr. 50 EStG |
Was der Betrieb schuldet, wenn die Grenze reißt
Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG). Eine zu Unrecht steuerfrei belassene Reisekostenerstattung ist deshalb kein Problem der abrechnenden Person, sondern zuerst eines des Betriebs — typischerweise fällt es in der Lohnsteuer-Außenprüfung auf, für mehrere Jahre und für ganze Gruppen zugleich.
Die drei Stellen, an denen das regelmäßig passiert, sind bekannt: nicht gekürzte Mahlzeiten, weitergezahlte Pauschalen nach Ablauf der Dreimonatsfrist und eine falsch bestimmte erste Tätigkeitsstätte. Alle drei entstehen nicht aus bösem Willen, sondern daraus, dass die Abrechnung die nötigen Angaben gar nicht erst erhebt.
Dazu kommt die Aufzeichnungspflicht: Steuerfreie Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen, mit Ausnahme der in der Vorschrift benannten Vorteile (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Eine Erstattung, die nur als Zahlung existiert, erfüllt diese Pflicht nicht.
Der Weg von der Reise zur Zahlung
- Reisedaten erfassen: Anlass, Ziel, Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit, gestellte Mahlzeiten.
- Belege anhängen und mit dem Vorgang verknüpfen — nicht in einer Sammelmappe ablegen (GoBD Rz. 63 und 64).
- Pauschalen berechnen, Kürzungen sichtbar ausweisen statt sie im Endbetrag verschwinden zu lassen.
- Sachlich und rechnerisch freigeben, mit Name und Zeitpunkt.
- Steuerfreien und steuerpflichtigen Teil getrennt ausweisen und an die Lohnabrechnung übergeben.
- Auszahlen: freigegebene Erstattungen laufen üblicherweise gebündelt als Sammelüberweisung aus dem eigenen Online-Banking.
- Belege aufbewahren: acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
Vier Entscheidungen, die die Erstattung tragfähig machen
Trägt nicht: Die Erstattung als eine Summe auszahlen. Ohne getrennte Ausweisung lässt sich später weder die Steuerfreiheit belegen noch der lohnsteuerpflichtige Teil bestimmen.
Trägt nicht: Den Kontoauszug als Nachweis führen. Er belegt eine Zahlung, nicht die Leistung und nicht den betrieblichen Anlass; verlangt ist der Beleg des Dritten (GoBD Rz. 61).
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschale von 20 Euro neben der Hotelrechnung ansetzen oder im Werbungskostenabzug verwenden. Sie ist ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR; BMF vom 25.11.2020, Rz. 128).
Trägt: Die Sätze am Bericht festhalten, wie sie zum Reisezeitpunkt galten. Auslandspauschbeträge werden jährlich neu festgesetzt; eine später geänderte Tabelle darf eine abgeschlossene Reise nicht rückwirkend verändern.
Ob und in welcher Höhe erstattet werden muss, ist eine arbeitsrechtliche Frage aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. § 3 Nr. 16 EStG regelt allein, wie weit die Zahlung steuerfrei bleiben kann.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Die Sammelüberweisung geben Sie in Ihrem eigenen Online-Banking frei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit der Reisekostenerstattung, soweit nach § 9 EStG abziehbar
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist, Satz 11
- § 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG — Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
- § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV — Aufzeichnung steuerfreier Bezüge im Lohnkonto
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 37, 117, 128 bis 130
- GoBD Rz. 47, 52, 61, 63 und 64; § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was gehört alles in eine Reisekostenerstattung?
- Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Auslagen für den Betrieb laufen daneben über § 3 Nr. 50 EStG. Jede dieser Positionen hat eine eigene Nachweisebene — deshalb gehören sie in der Abrechnung auch getrennt ausgewiesen.
- Bis wann muss der Arbeitgeber erstatten?
- Das Steuerrecht kennt dafür keine Frist. Verbindlich sind arbeits- oder tarifvertragliche Regelungen, oft als Ausschlussfrist. Aus der Buchführung ergibt sich der praktische Rahmen: unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen erfassen und den Abstand zwischen Erfassung und Buchung nicht über den Folgemonat hinaus wachsen lassen (GoBD Rz. 47 und 52).
- Was passiert, wenn zu viel steuerfrei erstattet wurde?
- Der übersteigende Teil ist Arbeitslohn und nachzuversteuern. Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG). Deshalb ist die Trennung von steuerfreiem und steuerpflichtigem Teil kein Formalismus.
- Muss die steuerfreie Erstattung in der Lohnabrechnung erscheinen?
- Steuerfreie Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Wie das im Einzelnen darzustellen ist, richtet sich nach Ihrer Entgeltabrechnung; ohne Aufzeichnung fehlt der Nachweis, dass zu Recht steuerfrei gezahlt wurde.
- Kann der Mitarbeitende zusätzlich Werbungskosten geltend machen?
- Für erstattete Verpflegung nicht: Bei steuerfreier Verpflegungserstattung ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Für nicht erstattete Kosten bleibt der Abzug bestehen — auch das ist ein Grund, die Abrechnung eindeutig zu halten.
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