Reisekostenabrechnung-Vorlage: die Felder, die zählen
Für die Reisekostenabrechnung existiert kein amtlicher Vordruck. Was existiert, sind Rechtsfolgen, die an einzelnen Angaben hängen. Jedes Feld unten steht deshalb nicht da, weil es üblich ist, sondern weil ohne es eine Rechenoperation oder ein Nachweis fehlt.
Stand: 08. August 2026
Woran sich eine Vorlage messen lassen muss
Eine Reisekostenabrechnung hat zwei Aufgaben. Sie muss den steuerfrei erstattbaren Betrag rechnen können, und sie muss den Vorgang so belegen, dass er sich Jahre später nachvollziehen lässt. Beides scheitert an denselben zwei oder drei fehlenden Feldern.
Die Rechenseite hängt fast vollständig an Uhrzeiten und an gestellten Mahlzeiten. Die Nachweisseite hängt an der Belegfunktion: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen (GoBD Rz. 61), und der Beleg muss mit der Buchung verknüpft bleiben (GoBD Rz. 63, 64).
Kopf und Reisedaten
| Feld | Wofür es gebraucht wird | Fundstelle |
|---|---|---|
| Name der reisenden Person, Kostenstelle oder Projekt | Zuordnung des Aufwands und der Lohnabrechnung | GoBD Rz. 61 — Belegfunktion |
| Anlass und Ziel der Reise, in ganzen Worten | Nachweis der beruflichen Veranlassung; „Kundentermin" allein ist keine Beschreibung | GoBD Rz. 61 |
| Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit | entscheidet über 0 €, 14 € oder 28 € je Kalendertag | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG |
| Abwesenheitsdauer je Kalendertag, nicht je Reise | die Pauschale ist tagesbezogen, nicht reisebezogen | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG |
| Übernachtung ja/nein je Nacht | ohne Übernachtung gilt die Achtstundengrenze, mit Übernachtung keine Mindestzeit | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 und 3 EStG |
| Ort oder Land je Reisetag | im Ausland gilt der Pauschbetrag des Ortes, nicht des Landes | BMF vom 5.12.2025 |
Das Feld, das in den meisten Vorlagen fehlt
Gestellte Mahlzeiten. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, im Inland also 5,60 € und je 11,20 € (BMF vom 25.11.2020, Rz. 73).
Deshalb braucht die Vorlage je Reisetag drei Häkchen — Frühstück, Mittagessen, Abendessen — und eine eigene Zeile, in der die Kürzung sichtbar abgezogen wird. Verschwindet sie im Endbetrag, kann später niemand mehr prüfen, ob gekürzt wurde.
Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Das Häkchen fragt also nicht, ob jemand gegessen hat, sondern ob eine Mahlzeit gestellt wurde.
Die Kostenblöcke und ihre Felder
- Fahrtkosten: Datum, Start und Ziel, Anlass, gefahrene Kilometer für Hin- und Rückweg, Fahrzeugart. Der Kilometersatz beträgt 0,30 € für den Kraftwagen und 0,20 € für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (§ 5 Abs. 1 und 2 BRKG).
- Öffentliche Verkehrsmittel und Mietwagen: tatsächliche Kosten mit Beleg, keine Kilometerzeile. Der Fahrausweis ist ein Beleg mit reduzierten Pflichtangaben (§ 34 UStDV).
- Übernachtung: Hotelrechnung mit Betrag, dazu ein Feld für den Frühstücksanteil. Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber im Inland 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten (BMF vom 25.11.2020, Rz. 128) — im Werbungskostenabzug gilt diese Pauschale nicht.
- Reisenebenkosten: Parken, Maut, Gepäckbeförderung, beruflich veranlasste Telekommunikation. Nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (BMF vom 25.11.2020, Rz. 129, 130).
- Bewirtung: gehört nicht in den Verpflegungsblock, sondern auf einen eigenen Nachweis mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Aufzuzeichnen ist einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 7 EStG).
- Vorschuss und bereits gezahlte Beträge: sonst wird zweimal erstattet.
- Summenzeile getrennt nach steuerfreiem und steuerpflichtigem Teil. Eine Abrechnung mit nur einer Endsumme macht diese Trennung nachträglich unmöglich.
Vier Felder, die aus Bequemlichkeit weggelassen werden
Trägt nicht: Nur das Reisedatum statt Uhrzeiten: Ohne Beginn und Ende lässt sich die Achtstundengrenze nicht belegen, und die Pauschale steht ohne Grundlage in der Abrechnung.
Trägt nicht: Keine Angabe zum Beginn der Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle: Die Verpflegungspauschale ist auf drei Monate begrenzt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Ohne Startdatum fällt der Fristablauf erst in der Prüfung auf.
Trägt nicht: Kein Feld für die Freigabe mit Name und Zeitpunkt: Die sachliche und rechnerische Prüfung ist der Punkt, an dem aus dem Antrag ein Buchungsbeleg wird (GoBD Rz. 63).
Trägt nicht: Keine Verknüpfung zu den Belegen: Ein Stapel Quittungen neben einer Tabelle ist keine Zuordnung. Zulässig ist jede eindeutige Verknüpfung — Index, Barcode, Verweis im Dokumentenmanagement (GoBD Rz. 64).
Trägt: Eine Zeile je Kalendertag statt einer Zeile je Reise. Damit fallen Mitternachtsfälle, Kürzungen und Auslandstage von selbst an die richtige Stelle.
Ein amtlicher Vordruck für die Reisekostenabrechnung existiert nicht. Die Felder oben leiten sich aus den genannten Vorschriften und aus der Belegfunktion der GoBD ab; Ihre Kanzlei kann für Ihren Betrieb weitere Angaben verlangen.
Die Vorlage ist am Ende ein Buchungsbeleg
Sobald die Abrechnung freigegeben und gebucht ist, ist sie kein Hilfsmittel mehr, sondern Buchungsbeleg. Sie ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
Das entscheidet auch über das Dateiformat. Eine Tabellendatei, die jeder überschreiben kann, ist als Ablage schwach: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110).
Praktisch heißt das: Die Vorlage darf eine Tabelle sein, das Archiv nicht. Wer den freigegebenen Stand nicht festhält, kann später nicht zeigen, welcher Betrag tatsächlich freigegeben wurde.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Abwesenheitszeiten, Pauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist, Auslandssätze
- § 5 Abs. 1 und 2 BRKG — Kilometersätze 0,20 € und 0,30 €
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73, 75, 128 bis 130
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- GoBD Rz. 61, 63, 64, 110 — Belegfunktion, Verknüpfung, Unveränderbarkeit
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO — acht Jahre für Buchungsbelege
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es ein amtliches Formular für die Reisekostenabrechnung?
- Nein. Weder das Einkommensteuergesetz noch die BMF-Schreiben geben ein Formular vor. Vorgegeben sind die Angaben, an denen die Rechtsfolgen hängen: Abwesenheitszeiten je Kalendertag, gestellte Mahlzeiten, Belege zu Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten.
- Reicht eine Excel-Vorlage aus?
- Zum Rechnen ja. Als Archiv ist sie schwach: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110). Der freigegebene Stand muss festgehalten und mit den Belegen verknüpft bleiben.
- Muss die Uhrzeit wirklich in die Vorlage?
- Ja, sonst fehlt die Rechengrundlage. Bei einer eintägigen Reise entscheidet die Achtstundengrenze über 14 € oder 0 € (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung ist am An- und Abreisetag zwar keine Mindestzeit nötig, die Uhrzeiten belegen aber die Tageszuordnung.
- Welche Felder braucht der Auslandsteil zusätzlich?
- Den Ort je Reisetag. Für Auslandstätigkeiten treten länderweise Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze, und maßgebend ist der Ort, den die reisende Person vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Die Werte setzt das Bundesfinanzministerium jährlich neu fest, für 2026 mit Schreiben vom 5.12.2025.
- Was gehört in die Vorlage, wenn ein Beleg fehlt?
- Ein Eigenbeleg. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug — dieser setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
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