Auslöse: der Begriff aus dem Bau und was steuerlich gilt
Auf dem Bau, in der Montage und im Anlagenbau heißt es Auslöse oder Auslösung. Im Steuerrecht kommt das Wort nicht vor. Wer die Zahlung abrechnen muss, zerlegt sie deshalb zuerst in die Bestandteile, für die es Regeln gibt.
Stand: 08. August 2026
Zwei Ebenen, die nichts miteinander zu tun haben
Die erste Ebene ist die Zahlung: Wie viel Auslöse gezahlt wird, steht im Tarifvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag. Das Steuerrecht setzt dafür keine Untergrenze und keine Obergrenze.
Die zweite Ebene ist die Steuerfreiheit. Vergütungen des Arbeitgebers zur Erstattung von Reisekosten sind steuerfrei, soweit sie die beim Arbeitnehmer abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Damit hängt alles an der Frage, welche abziehbaren Beträge in der gezahlten Auslöse überhaupt stecken.
Der Rest der Abrechnung folgt daraus: Die Auslöse wird nicht als eine Zahl behandelt, sondern in Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung und Fahrtkosten zerlegt. Jeder dieser Teile hat seine eigene Grenze.
In welche Bestandteile die Auslöse zerfällt
| Bestandteil | Steuerfrei bis | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung, voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag bei Übernachtung | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Verpflegung, eintägig und mehr als 8 Stunden abwesend | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Übernachtung Inland ohne Einzelnachweis, nur bei Arbeitgebererstattung | 20,00 € | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
| Übernachtung mit Rechnung | tatsächliche Kosten | BMF vom 25.11.2020, Rz. 117 |
| Fahrt mit dem eigenen Pkw | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG |
Wann die Auslöse zu Arbeitslohn wird
Zahlt der Betrieb mehr, als in dieser Tabelle steht, ist die Zahlung deswegen nicht unzulässig — sie ist nur nicht mehr in voller Höhe steuerfrei. Der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Ob dafür eine Pauschalierung in Betracht kommt, entscheidet die Lohnabrechnung im Einzelfall; diese Seite trifft dazu keine Aussage.
Für die Verpflegung hilft dabei kein Beleg. Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Wer die Quittungen der Monteure sammelt, kann damit keinen höheren steuerfreien Betrag begründen.
Bei Übernachtung und Fahrtkosten ist es umgekehrt: Dort führt ein Nachweis zu einer höheren steuerfreien Erstattung. Die Rechnung der Monteurunterkunft ist deshalb bares Geld, die Restaurantquittung nicht.
Vier Stellen, an denen Montageabrechnungen reißen
Trägt nicht: Dreimonatsfrist übersehen: Verpflegungspauschalen gibt es für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur für drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach gezahlte Pauschalen sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59). Auf einer Großbaustelle betrifft das die ganze Kolonne gleichzeitig.
Trägt nicht: Die Unterbrechung falsch gerechnet: Die Frist beginnt nur dann neu, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert — der Grund ist unerheblich, Urlaub und Krankheit zählen mit (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 54).
Trägt nicht: Gestellte Mahlzeiten nicht gekürzt: Frühstück in der Monteurunterkunft, Mittagessen vom Auftraggeber, Verpflegung im Camp. Gekürzt wird um 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der 24-Stunden-Pauschale, im Inland also 5,60 € und je 11,20 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 73).
Trägt nicht: Die Übernachtungspauschale von 20 € für die Inhaberin oder den Inhaber selbst angesetzt: Sie gilt ausschließlich für die Arbeitgebererstattung. Für den eigenen Betriebsausgabenabzug zählen die tatsächlichen Kosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Trägt: Abwesenheit je Kalendertag mit Datum und Uhrzeit erfassen, Unterkunftsrechnung anhängen, Mahlzeiten markieren, steuerfreien und steuerpflichtigen Teil getrennt ausweisen. Damit ist die Auslöse aus der Abrechnung heraus erklärbar.
Die Fahrten zur Einsatzstelle sind ein eigener Fall
Wer wechselnde Einsatzstellen anfährt und keine erste Tätigkeitsstätte hat, ist auf diesen Fahrten auswärts tätig: Es gelten die tatsächlichen Aufwendungen oder 0,30 € je gefahrenem Kilometer.
Anders liegt es beim Sammelpunkt. Ist arbeitsrechtlich dauerhaft festgelegt, dass die Arbeit immer am selben Ort aufgenommen wird — Betriebshof, Treffpunkt, Bauhof —, gelten für die Fahrten dorthin die Regeln der Entfernungspauschale entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Erst ab diesem Punkt beginnt die auswärtige Tätigkeit.
Bei längerer Unterbringung kommt eine zweite Frist ins Spiel: Nach 48 Monaten Tätigkeit an derselben Stelle im Inland sind Unterkunftskosten nur noch bis 1.000 € im Monat abziehbar oder steuerfrei erstattbar (BMF vom 25.11.2020, Rz. 123). Sie hat mit der Dreimonatsfrist für die Verpflegung nichts zu tun und läuft parallel.
Wie hoch die Auslöse ist, ergibt sich aus Ihrem Tarifvertrag oder Ihren vertraglichen Vereinbarungen. Diese Seite trifft dazu keine Aussage und nennt nur die steuerlichen Grenzen, bis zu denen eine Erstattung steuerfrei bleibt.
Was die Abrechnung aufbewahren muss
Die Auslöse ist ein Geschäftsvorfall wie jeder andere und braucht ihren Beleg. Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; fehlt ein Fremdbeleg, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61).
Die Aufzeichnung über Abwesenheitszeiten ist dabei der eigentliche Nachweis: An ihr hängt, ob 14 €, 28 € oder nichts steuerfrei bleiben. Wird sie erst am Monatsende aus dem Gedächtnis geschrieben, ist sie in der Prüfung schwer zu halten.
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- Tarifliche und arbeitsvertragliche Ansprüche auf Auslöse hängen vom Einzelfall ab und ersetzen keine Rechtsberatung.
- § 3 Nr. 16 EStG — Steuerfreiheit der Reisekostenerstattung, soweit abziehbar
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung bei Mahlzeiten, Dreimonatsfrist
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 BRKG — Fahrtkosten und Sammelpunkt
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 54, 59, 73, 75, 117, 123, 128
- BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Verzehr der Mahlzeit
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO — acht Jahre für Buchungsbelege
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist die Auslöse steuerfrei?
- Nicht als solche. Steuerfrei ist die Erstattung von Reisekosten, soweit sie die beim Arbeitnehmer abziehbaren Beträge nicht übersteigt (§ 3 Nr. 16 EStG). Für die Verpflegung sind das im Inland 28 € oder 14 € je Kalendertag, für die Übernachtung die tatsächlichen Kosten oder 20 € ohne Einzelnachweis. Was darüber gezahlt wird, ist Arbeitslohn.
- Wie hoch ist die Auslöse in Deutschland?
- Einen gesetzlichen Betrag gibt es nicht. Die Höhe folgt aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. Das Steuerrecht regelt nur, bis zu welchem Betrag die Zahlung steuerfrei bleibt.
- Gibt es Auslöse auch ohne Übernachtung?
- Steuerlich ja: Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden sind 14 € steuerfrei erstattbar (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Ob eine Zahlung in diesem Fall arbeitsrechtlich geschuldet ist, steht im Tarif- oder Arbeitsvertrag.
- Was passiert nach drei Monaten auf derselben Baustelle?
- Die Verpflegungspauschale entfällt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); weiter gezahlte Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59). Fahrtkosten und Übernachtungskosten bleiben davon unberührt — für die Unterkunft gilt im Inland eine eigene 48-Monatsfrist.
- Zählt das Frühstück in der Monteurunterkunft?
- Ja. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen — auch dann, wenn niemand sie isst (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Steht das Frühstück nur im Gesamtpreis der Unterkunft, ändert das an der Kürzung nichts.
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Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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