Fünf Fehler, an denen Reisekostenabrechnungen scheitern

Eine Vorbemerkung zur Reihenfolge

Eine amtliche Fehlerstatistik der Finanzverwaltung gibt es nicht. Die folgende Liste leitet sich aus den Stellen ab, an denen die Vorschriften selbst eine harte Rechtsfolge anordnen: Kürzung, Nachversteuerung oder vollständiger Abzugsausschluss. Sie deckt sich mit den Prüfungsschwerpunkten der Fachliteratur.

Die Reihenfolge ist eine fachliche Einschätzung, keine belegte Rangfolge. Wer sie als Rangliste der häufigsten Beanstandungen liest, liest mehr hinein, als hier steht.

Fünf Fehler und ihre Rechtsfolge

Fehler 1: das Frühstück, das in keiner eigenen Zeile steht

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit oder wird sie auf seine Veranlassung gestellt, ist die Verpflegungspauschale des Tages zu kürzen: um 20 Prozent für ein Frühstück, um je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale. Im Inland sind das 5,60 und 11,20 Euro. Gekürzt wird auch dann, wenn der Mitarbeitende die Mahlzeit nicht isst (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH VI R 16/18).

Tückisch wird es, wenn das Hotel einen Sammelposten ausweist und das Frühstück dort verschwindet. An der Pflicht ändert das nichts: Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus, ist zur Ermittlung der Übernachtungskosten um dieselben 20 beziehungsweise je 40 Prozent zu kürzen (Rz. 118). Rechnerisch ist es gleich, an welcher Stelle gekürzt wird — falsch ist nur, gar nicht zu kürzen.

Fehler 2 und 3: der Bewirtungsbeleg kostet nicht 30 Prozent, sondern alles

Nutzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen anerkannt. Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht — die Aufwendungen sind dann vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, nicht nur der 30-Prozent-Anteil (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13).

Ebenso wenig genügt „Speisen und Getränke" als Leistungsbeschreibung. Zulässig sind Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" und selbsterklärende Abkürzungen (Rn. 6). Auf der Belegseite kommt hinzu: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Abzug ist zu versagen (Rn. 20). Der Anlass muss dabei konkret sein — allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch" oder „Kundenpflege" reichen nicht.

Fehler 4 und 5: die beiden, die sich still summieren

Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung setzt die Frist nur neu, wenn sie mindestens vier Wochen dauert — der Grund ist unerheblich, Urlaub und Krankheit zählen mit (Satz 7; BMF Rz. 54). Die Frist läuft erst an, wenn an mindestens drei Tagen pro Woche dort gearbeitet wird (Rz. 55). Ab dem vierten Monat gezahlte Pauschalen sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (Rz. 59).

Der fünfte Fehler hat die größte Hebelwirkung: Wird die erste Tätigkeitsstätte falsch bestimmt, wird aus einem Arbeitsweg eine Dienstreise. Statt 0,38 Euro je Entfernungskilometer als Werbungskosten werden 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet, dazu Verpflegungspauschalen — beides zu Unrecht. Weil die Zuordnung meist für ganze Mitarbeitendengruppen gleich getroffen wird, betrifft der Fehler nie nur einen Fall.

Knapp dahinter, ebenfalls prüfungsrelevant

• Bewirtungsaufwendungen nicht einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Die 20-Euro-Übernachtungspauschale oder ein Auslandspauschbetrag im Werbungskostenabzug oder beim Unternehmer selbst angesetzt. Beide gelten ausschließlich bei Arbeitgebererstattung (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR; R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
• Auslandspauschale nach Land statt nach Ort angesetzt — „Vereinigtes Königreich" statt „London" kostet 14 Euro Unterschied am Tag (BMF-Schreiben vom 5.12.2025).
• Beträge aus Vorjahresübersichten übernommen. Die Auslandspauschbeträge werden jährlich neu festgesetzt.

Was ist der teuerste Fehler in einer Reisekostenabrechnung?

Gemessen an der Rechtsfolge der Bewirtungsbeleg: Fehlen die Angaben der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung oder ist die Leistungsbeschreibung pauschal, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig — nicht nur die nicht abziehbaren 30 Prozent (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 6 und 13). Eine belegte Rangfolge der Häufigkeit gibt es nicht.

Muss gekürzt werden, wenn das Hotel kein Frühstück ausweist?

Ja. Bei einem Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ist um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale zu kürzen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 118). Ein fehlender Ausweis auf der Rechnung ist kein Grund, die Kürzung zu unterlassen.

Wann läuft die Dreimonatsfrist neu an?

Wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens vier Wochen unterbrochen wird (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund spielt keine Rolle, Urlaub und Krankheit zählen mit. Geprüft wird stets im Nachhinein (BMF Rz. 54 und 55).

Wie fällt ein solcher Fehler überhaupt auf?

Meist erst in der Lohnsteuer-Außenprüfung, und dann rückwirkend für mehrere Jahre. Genau darin liegt die Belastung: Die Dreimonatsfrist und die falsche erste Tätigkeitsstätte wirken pro Monat und pro Kopf, bevor sie jemand bemerkt.

• Verpflegungsmehraufwand Ausland 2026: die TabelleDie Auslandspauschbeträge ab 1. Januar 2026: 24-Stunden-Satz, An- und Abreisetag, Übernachtung — und die Regeln, ohne die die Tabelle falsch trifft.
• Spesen Österreich 2026: 50 und 33 EuroÖsterreich 2026: 50 Euro je vollem Kalendertag, 33 Euro am An- und Abreisetag, 117 Euro Übernachtung — Letztere nur bei Arbeitgebererstattung.
• Reisekostenabrechnung: der vollständige AblaufVier Kostenarten, ein Ablauf: was in eine Reisekostenabrechnung gehört, welche Sätze 2026 gelten und woran Abrechnungen in der Prüfung scheitern.