Vorsteuerabzug bei Reisekosten
Aus Pauschalen entsteht nie Vorsteuer, aus Hotel-, Taxi- und Parkbelegen schon. Der Unterschied liegt an einer einzigen Voraussetzung: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine Rechnung vorliegt — und die muss bestimmte Angaben tragen.
Stand: 07. August 2026
Die Grundregel und ihre Folge
§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG sagt es wörtlich: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt." Ohne Beleg kein Abzug.
Daraus folgt die wichtigste Weichenstellung bei Reisekosten. Verpflegungspauschale, Kilometergeld und die 20-Euro-Übernachtungspauschale sind Rechengrößen des Einkommensteuerrechts. Ihnen steht keine Rechnung gegenüber, also auch keine Vorsteuer. Umgekehrt trägt jede tatsächlich bezogene Leistung — Hotel, Bahn, Taxi, Parkhaus, Bewirtung — den Abzug, sofern der Beleg die verlangten Angaben enthält.
Vorsteuer je Position einer Reise
| Position | Vorsteuerabzug | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale 28,00 oder 14,00 EUR | nein | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Kilometergeld 0,30 EUR je Kilometer | nein | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Übernachtungspauschale 20,00 EUR | nein | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Hotelrechnung auf das Unternehmen | ja | § 14 Abs. 4 UStG |
| Parkbeleg oder Quittung bis 250,00 EUR | ja | § 33 UStDV |
| Fahrausweis | ja | § 34 UStDV |
| Bewirtung, angemessen und nachgewiesen | ja, zu 100 % | § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG |
Warum Kleinbelege funktionieren und große Belege scheitern
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen vier Angaben: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt anzuwendendem Steuersatz (§ 33 UStDV). Es entfallen Name und Anschrift des Leistungsempfängers, die Steuernummer und die fortlaufende Rechnungsnummer. Deshalb trägt der Ausdruck aus dem Parkscheinautomaten den Abzug.
Oberhalb von 250 Euro kippt genau dieser Punkt. Dann verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers — also des Unternehmens, nicht der reisenden Person. Die Hotelrechnung, die auf den Namen der Mitarbeiterin lautet, ist der häufigste Fall, in dem ein Abzug an einer Formalie hängt.
Die Erleichterung des § 33 UStDV gilt zudem nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Die Grenze von 250 Euro besteht seit dem 1. Januar 2017 unverändert.
Was den Abzug trägt und was ihn kostet
Trägt: Bewirtung: Die Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 Prozent schlägt nicht auf die Umsatzsteuer durch. Die Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ist voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
Trägt: Fahrausweise gelten als Rechnungen mit reduzierten Angaben (§ 34 UStDV) — Name und Anschrift des Beförderungsunternehmens, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz.
Trägt nicht: Aus einem Eigenbeleg entsteht kein Vorsteuerabzug. Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, ersetzt aber keine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG.
Trägt nicht: Ausländische Umsatzsteuer in der deutschen Voranmeldung geltend machen. Sie ist keine deutsche Vorsteuer, sondern gegebenenfalls Sache des Vorsteuervergütungsverfahrens im jeweiligen Staat.
Trägt nicht: Aus einer Pauschale einen Steuerbetrag herausrechnen. Wo keine Leistung an das Unternehmen abgerechnet wurde, gibt es keinen Steuerbetrag, den man aufteilen könnte.
Rechnungsfehler: was sich heilen lässt und was strittig ist
Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs darf der Vorsteuerabzug nicht allein wegen formeller Rechnungsmängel versagt werden, wenn die materiellen Voraussetzungen feststehen; eine Rechnungsberichtigung kann auf den Zeitpunkt der erstmaligen Rechnungserteilung zurückwirken (Urteile vom 15. September 2016, C-518/14 und C-516/14; dazu BFH, Urteil vom 20. Oktober 2016, V R 26/15).
Der deutsche Gesetzgeber hat dagegen in § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG bestimmt, dass die Berichtigung einer Rechnung kein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Abgabenordnung ist. Verfahrensrechtlich ist die Rückwirkung damit nicht ohne Weiteres durchzusetzen. Diese Wechselwirkung ist streitanfällig — sie ist kein Grund, einen fehlerhaften Beleg stehen zu lassen.
Praktisch heißt das: Fehler beim Eingang des Belegs korrigieren lassen, nicht erst in der Prüfung. Bis dahin ist die reisende Person die einzige, die den Vorgang noch erklären kann.
Ein fehlender Beleg schließt den Vorsteuerabzug aus, lässt den Betriebsausgabenabzug aber nicht automatisch entfallen. Dessen Grenze ist § 160 Abs. 1 AO: Wer den Empfänger auf Verlangen nicht genau benennt, verliert auch den Betriebsausgabenabzug.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, vier Angaben
- § 34 UStDV — Fahrausweise als Rechnung
- § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — volle Vorsteuer aus Bewirtungsaufwendungen
- EuGH, Urteile vom 15.9.2016, C-518/14 und C-516/14; BFH V R 26/15; § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG
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Häufige Fragen
- Kann ich aus der Verpflegungspauschale Vorsteuer ziehen?
- Nein. Die Pauschale bildet keinen Leistungsbezug ab und es gibt keine Rechnung dazu. Der Vorsteuerabzug setzt jedoch eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Dasselbe gilt für Kilometergeld und für die Übernachtungspauschale von 20 EUR.
- Muss die Hotelrechnung auf die Firma lauten?
- Sobald sie über 250 Euro brutto liegt, ja: Dann gehören vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers zu den Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, die den Leistungsempfänger nicht nennen muss.
- Wie viel Vorsteuer gibt es aus einer Bewirtungsrechnung?
- Die volle. Die 30 Prozent, die beim Betriebsausgabenabzug wegfallen, schlagen nicht auf die Umsatzsteuer durch (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Voraussetzung bleibt, dass die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind.
- Trägt der Bewirtungs-Eigenbeleg den Vorsteuerabzug?
- Nein, das tut die Rechnung des Bewirtungsbetriebs. Der Eigenbeleg liefert Anlass und Teilnehmende. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist zusätzlich der Betriebsausgabenabzug zu versagen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 20).
- Was ist mit der Umsatzsteuer auf ausländischen Hotelrechnungen?
- Sie ist keine deutsche Vorsteuer und gehört nicht in die Voranmeldung. Ob und wie sie erstattet wird, richtet sich nach dem Vorsteuervergütungsverfahren des jeweiligen Staates, mit eigenen Fristen und eigenen Anforderungen an die Belege. Die Originalbelege müssen dafür verfügbar bleiben.
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