Mehr erstatten als die Pauschale: was dann passiert
Großzügigkeit ist erlaubt, sie ist nur nicht steuerfrei. Wer 40 Euro Tagegeld zahlt, zahlt 28 Euro steuerfrei und 12 Euro Arbeitslohn — und bei den Fahrtkosten liegt der Fall anders als bei der Verpflegung.
Stand: 08. August 2026
Zwei Ebenen, die auseinandergehalten gehören
Was ein Betrieb seinen Mitarbeitenden für eine Reise zahlt, ist eine arbeitsrechtliche Entscheidung. Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reisekostenrichtlinie können jeden Betrag vorsehen — auch einen über den amtlichen Sätzen.
Steuerfrei ist davon nur, was das Gesetz steuerfrei stellt. Alles darüber ist steuerpflichtiger Arbeitslohn, mit Lohnsteuer und in der Regel Beiträgen. Das ist kein Fehler in der Abrechnung, sondern eine Folge der Entscheidung — solange sie in der Lohnabrechnung ankommt und nicht als steuerfreie Erstattung gebucht wird.
Wo die steuerfreie Grenze verläuft
| Kostenart | Steuerfrei bis | Was darüber hinaus gilt |
|---|---|---|
| Verpflegung Inland, 24 Stunden Abwesenheit | 28,00 € | steuerpflichtiger Arbeitslohn — ein Kassenbon hilft nicht |
| Verpflegung Inland, An- und Abreisetag oder mehr als 8 Stunden | 14,00 € | steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| Verpflegung Ausland | länderweiser Pauschbetrag | steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| Fahrt mit dem eigenen Pkw ohne Einzelnachweis | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | mit Nachweis der tatsächlichen Kilometerkosten ist mehr möglich |
| Fahrt mit anderem motorbetriebenem Fahrzeug | 0,20 € je gefahrenem Kilometer | wie beim Pkw |
| Übernachtung Inland ohne Einzelnachweis | 20,00 € je Übernachtung | mit Rechnung sind die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattbar |
| Reisenebenkosten | tatsächliche Aufwendungen | nachzuweisen oder glaubhaft zu machen |
Bei der Verpflegung hilft kein Beleg
Der Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal anzusetzen; tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Wer die Restaurantrechnungen der Reise sammelt, kann damit keinen höheren steuerfreien Betrag begründen — die Sammlung ändert nichts an den 28 oder 14 Euro.
Das ist der wichtigste Unterschied zu allen anderen Reisekostenarten: Bei Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten führt ein Nachweis zu einer höheren steuerfreien Erstattung, bei der Verpflegung nicht.
Umgekehrt gilt: Erhält jemand eine steuerfreie Verpflegungserstattung, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug für dieselben Tage ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Beides nebeneinander geht nicht.
Bei Fahrtkosten liegt der Fall anders
Abziehbar und erstattbar sind bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen. Wahlweise dürfen die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für den Kraftwagen, 0,20 Euro für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG; BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 37).
Wer 0,35 Euro zahlt, ohne die tatsächlichen Kosten zu ermitteln, erstattet 0,05 Euro je Kilometer als Arbeitslohn. Wer die tatsächlichen Kilometerkosten des Fahrzeugs ermittelt und belegt, kann auch einen höheren Satz steuerfrei erstatten. Bei Nutzung der Pauschale entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kosten — das ist ihr eigentlicher Zweck.
Vier Entscheidungen, die in der Prüfung tragen
Trägt nicht: Die Verpflegungspauschale erhöhen, weil das Essen am Zielort teurer war. Der Verpflegungsmehraufwand ist nur pauschal ansetzbar.
Trägt nicht: Nach Ablauf der Dreimonatsfrist weiter Verpflegungspauschalen steuerfrei zahlen. Sie sind ab dann in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 59).
Trägt nicht: Gestellte Mahlzeiten nicht kürzen und die Differenz als freiwillige Zulage stehen lassen. Die Kürzung ist zwingend, der zu viel gezahlte Teil ist Arbeitslohn.
Trägt: Den höheren Satz bewusst festlegen, ihn in der Richtlinie benennen und den übersteigenden Teil über die Lohnabrechnung führen. Dann ist die Zahlung keine Beanstandung, sondern eine Kalkulation.
Was mit dem übersteigenden Teil geschieht
Der über der Pauschale liegende Betrag gehört in die Lohnabrechnung. Je nach Lohnart kommt dort eine Pauschalversteuerung in Betracht; welche Vorschrift dafür einschlägig ist und ob sie sich rechnet, entscheidet die Lohnabrechnung im Einzelfall. Diese Seite trifft dazu keine Aussage.
Für die Belegseite ist der Fall dagegen eindeutig: Aus der Abrechnung muss hervorgehen, welcher Teil steuerfrei erstattet und welcher Teil als Arbeitslohn behandelt wurde. Eine Reisekostenabrechnung, die nur eine Summe ausweist, macht diese Trennung nachträglich unmöglich.
Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Nebenkosten dürfen über drei Monate im Einzelnen nachgewiesen und danach mit dem Tagesdurchschnitt angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 130).
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Sätze 1 bis 3 EStG — Verpflegungsmehraufwand nur pauschal, 28 und 14 Euro
- § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG — kein zusätzlicher Werbungskostenabzug bei steuerfreier Erstattung
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG — tatsächliche Aufwendungen oder 0,30 bzw. 0,20 Euro
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 37, 59, 128 bis 130
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR — Übernachtungspauschbeträge nur bei Arbeitgebererstattung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf der Arbeitgeber mehr als 28 Euro Tagegeld zahlen?
- Ja. Arbeitsrechtlich ist der Betrag frei vereinbar. Steuerfrei bleibt aber nur die Pauschale nach § 9 Abs. 4a EStG; der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung.
- Hilft es, die Restaurantrechnungen der Reise zu sammeln?
- Für die Verpflegung nicht. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar, der Mehraufwand wird ausschließlich pauschal angesetzt (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Für Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten sind Belege dagegen genau der Weg zu einer höheren steuerfreien Erstattung.
- Wir zahlen 0,35 Euro je Kilometer. Ist das ein Fehler?
- Kein Fehler, aber eine Entscheidung mit Folgen. Ohne Ermittlung der tatsächlichen Kilometerkosten sind 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei, die restlichen 0,05 Euro sind Arbeitslohn. Werden die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs ermittelt und belegt, kann auch ein höherer Satz steuerfrei erstattet werden.
- Kann jemand die Pauschale zusätzlich in der Steuererklärung ansetzen, wenn er sie schon erstattet bekommen hat?
- Nein. Erhält der Arbeitnehmer eine steuerfreie Verpflegungserstattung, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Deshalb muss die Abrechnung erkennen lassen, was tatsächlich erstattet wurde.
- Und bei der Übernachtung?
- Mit Rechnung sind die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstattbar. Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber im Inland 20 Euro je Übernachtung pauschal steuerfrei erstatten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 128); im Ausland gelten die Pauschbeträge des BMF-Schreibens vom 5.12.2025. Diese Pauschbeträge sind ausschließlich bei Arbeitgebererstattung anwendbar.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Fünf Fehler, an denen Reisekostenabrechnungen scheiternKürzung, Nachversteuerung, vollständiger Abzugsausschluss: die fünf Stellen, an denen Reisekostenabrechnungen in der Prüfung reißen — und ihre Rechtsfolge.
- Verpflegungsmehraufwand Ausland 2026: die TabelleDie Auslandspauschbeträge ab 1. Januar 2026: 24-Stunden-Satz, An- und Abreisetag, Übernachtung — und die Regeln, ohne die die Tabelle falsch trifft.
- Spesen Österreich 2026: 50 und 33 EuroÖsterreich 2026: 50 Euro je vollem Kalendertag, 33 Euro am An- und Abreisetag, 117 Euro Übernachtung — Letztere nur bei Arbeitgebererstattung.