Eine Rechnung schreiben, die durchgeht
Die zehn Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG und sind schnell abgehakt. Falsch werden Rechnungen an anderer Stelle: beim Format, beim Nummernkreis, beim Empfänger und beim Steuerausweis. Diese Reihenfolge entscheidet, ob die Rechnung beim Empfänger durchgeht.
Stand: 08. August 2026
Erste Entscheidung: das Format
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Inlandsgeschäft zwischen Unternehmen der gesetzliche Regelfall. Sind leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig, ist nach § 14 Abs. 2 UStG als E-Rechnung abzurechnen. Empfangsbereit müssen Sie seitdem in jedem Fall sein — unabhängig davon, was Sie selbst versenden.
Für das Ausstellen gilt eine Übergangsregelung. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 lässt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG weiterhin Papier zu oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format. Für 2027 gilt das nach Nummer 2 nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat.
Praktisch heißt das: Ein PDF ist nach dieser Systematik keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Wer heute noch PDF verschickt, terminiert den Wechsel besser, als ihn abzuwarten.
Die Reihenfolge, in der eine Rechnung entsteht
- Prüfen, ob überhaupt eine Rechnungspflicht besteht: bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen binnen sechs Monaten nach Ausführung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, entsteht sie nicht.
- Nummer vergeben — fortlaufend und einmalig (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Mehrere Nummernkreise nach Jahr, Standort oder Geschäftsbereich sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vorkommt und sich eindeutig zuordnen lässt.
- Empfänger vollständig benennen: Name und Anschrift, wie sie im Vertrag stehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Bei einer Gesellschaft gehört die Firmierung hin, nicht der Name der Ansprechpartnerin.
- Leistung beschreiben: Menge und Art in handelsüblicher Bezeichnung, bei sonstigen Leistungen Umfang und Art (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Ein internes Projektkürzel ist keine handelsübliche Bezeichnung.
- Zeitpunkt angeben: Liefer- oder Leistungszeitpunkt, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Das Ausstellungsdatum ersetzt ihn nicht.
- Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufschlüsseln und jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG) — hier gehört die Skontovereinbarung hin, nicht in eine Fußzeile.
- Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen oder auf die Steuerbefreiung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG).
- Doppel aufbewahren: acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
Die Sonderfälle, die den Steuerausweis verändern
Trägt: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto mit den reduzierten Angaben des § 33 UStDV. Die Erleichterung gilt nicht in den Fällen der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
Trägt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und nennen stattdessen den Grund, aus dem keine Steuer berechnet wird.
Trägt: Reverse-Charge: Schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, ist ohne Steuerausweis abzurechnen und die Angabe „Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger" aufzunehmen (§ 14a Abs. 5 UStG).
Trägt nicht: Umsatzsteuer sicherheitshalber ausweisen. Wer einen höheren Betrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG); wer als Nichtberechtigter Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).
Trägt nicht: Eine Rechnungsnummer zweimal vergeben oder eine bereits versandte Rechnung überschreiben. Korrigiert wird über eine Berichtigung; § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
Was gar keine Pflichtangabe ist
| Angabe | Pflicht nach § 14 Abs. 4 UStG? | Einordnung |
|---|---|---|
| Unterschrift | nein | Die Aufzählung nennt sie nicht — auch die E-Rechnung braucht keine. |
| Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum | nein | Die Fälligkeit richtet sich nach dem Vertrag, sonst nach § 271 Abs. 1 BGB. |
| Bankverbindung | nein | Ohne sie zahlt niemand; der Verzug tritt trotzdem ein. |
| Steuernummer des Empfängers | nein | Verlangt wird die des leistenden Unternehmers (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). |
| Handelsregisternummer, Vertretungsberechtigte | nein | Diese Pflicht folgt nicht aus § 14 UStG, sondern für Kaufleute aus § 37a HGB und für die GmbH aus § 35a GmbHG. |
Was nach dem Versand weiterläuft
Mit dem Versand starten drei Fristen nebeneinander. Das Rechnungsdoppel ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Der Vorgang gehört innerhalb von zehn Tagen in die Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47), und zwischen Erfassung und Buchung darf nicht mehr liegen als der Ablauf des Folgemonats (Rz. 52).
Zivilrechtlich läuft die regelmäßige Verjährung von drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen Kenntnis hatten (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Das Rechnungsdatum verschiebt diese Frist nicht — wer spät fakturiert, gewinnt keine Zeit.
Und über die gesamte Aufbewahrungsfrist müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG). Erreicht wird das durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft — dokumentiert, nicht nur gedacht.
Welche Steuerregel für einen konkreten Umsatz gilt, hängt von Leistungsart, Ort und Empfänger ab. Diese Seite ordnet den Ablauf; die Einordnung des einzelnen Umsatzes gehört zu Ihrer Kanzlei, insbesondere bei Auslandsbezug und in den Fällen des § 13b UStG.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 2, Abs. 3 und Abs. 4 UStG — Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, E-Rechnung als Regelfall, Echtheit und Lesbarkeit, die zehn Pflichtangaben
- § 27 Abs. 38 UStG — Übergang bis 31.12.2026 und für 2027 bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro
- § 33 UStDV, § 19 UStG und § 14a Abs. 5 UStG — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto und ihre Ausnahmen, Kleinunternehmer, Reverse-Charge
- § 14c Abs. 1 und Abs. 2 UStG — unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, GoBD Rz. 47 und 52 sowie § 146 Abs. 4 AO — acht Jahre Aufbewahrung, Erfassungsfristen, Unveränderbarkeit
- § 271 Abs. 1, § 195 und § 199 Abs. 1 BGB sowie § 37a HGB und § 35a GmbHG — Fälligkeit, Verjährung, Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie schreibe ich eine Rechnung, ohne etwas zu vergessen?
- Arbeiten Sie in der Reihenfolge Format, Nummer, Empfänger, Leistung, Zeitpunkt, Entgelt, Steuer, Ablage. Die vollständige Aufzählung der zehn Angaben steht in § 14 Abs. 4 UStG; bis 250 Euro brutto genügen die reduzierten Angaben des § 33 UStDV.
- Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
- § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Mehrere Nummernkreise — etwa je Jahr, Standort oder Geschäftsbereich — sind zulässig, solange sich jede Nummer eindeutig zuordnen lässt und keine zweimal vorkommt.
- Was passiert, wenn ich zu viel Umsatzsteuer ausweise?
- Sie schulden den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Wer als Kleinunternehmer oder Nichtunternehmer Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Beide Fälle lassen sich unter den dort genannten Voraussetzungen berichtigen — das ist ein Fall für die Kanzlei, nicht für eine stille Korrektur im System.
- Muss ich ein Zahlungsziel angeben?
- Nein. § 14 Abs. 4 UStG kennt diese Angabe nicht. Fehlt eine Vereinbarung, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Ein Zahlungsziel ist damit eine Vertragsfrage, keine Rechnungspflicht.
- Darf ich weiter PDF-Rechnungen verschicken?
- Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Für 2027 bleibt das nur Unternehmen erlaubt, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat (Nr. 2). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen unabhängig davon bereits.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStGZehn Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG, vier genügen bis 250 Euro. Was jede Nummer bedeutet und was passiert, wenn eine davon fehlt.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDVBis 250 Euro brutto genügen vier Angaben. Was dabei entfällt, wo die Erleichterung nicht gilt und warum hier keine E-Rechnung verlangt wird.
- Wann eine Rechnung fällig wirdOhne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig — § 271 BGB. Was ein Zahlungsziel daran ändert, und wann aus Fälligkeit Verzug wird.