Mahlzeitengestellung: wann gekürzt wird und wann nicht
Gekürzt wird nicht, weil jemand satt ist, sondern weil eine Mahlzeit gestellt wurde. Dieser Unterschied entscheidet über die Lohnsteuer, und er wird auf Hotelrechnungen regelmäßig übersehen — das Frühstück steckt dort oft in einem Sammelposten.
Stand: 07. August 2026
Die Regel in zwei Sätzen
Stellt der Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung oder wird sie auf seine Veranlassung von einem Dritten gestellt, ist die Verpflegungspauschale dieses Tages zu kürzen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung beträgt 20 Prozent für ein Frühstück und je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen.
Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit — im Inland also 28 Euro. Das gilt auch an einem An- oder Abreisetag, an dem nur 14 Euro angesetzt werden. Gekürzt wird tagesbezogen und höchstens bis auf null; ein negativer Betrag entsteht nie.
Kürzungsbeträge im Inland
| Gestellte Mahlzeit | Kürzung von der 24-Stunden-Pauschale | Betrag Inland |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Der Bezugspunkt, an dem es klemmt
Am An- und Abreisetag stehen 14 Euro zu, gekürzt wird aber von den 28 Euro des vollen Tages. Ein gestelltes Frühstück im Hotel kostet den Mitarbeitenden deshalb 5,60 Euro von 14 Euro — es bleiben 8,40 Euro. Wer stattdessen 20 Prozent von 14 Euro rechnet, kürzt zu wenig und zahlt den Rest als steuerpflichtigen Arbeitslohn nach.
Zahlt der Mitarbeitende für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). Wer für das Hotelfrühstück drei Euro selbst trägt, dessen Pauschale wird nur noch um 2,60 Euro gekürzt.
Was als Mahlzeit zählt — und was nicht
- Mahlzeit ist auch der Imbiss: belegte Brötchen, Kuchen, Obst während einer Besprechung oder im Flugzeug (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 74).
- Keine Mahlzeit sind Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und unbelegte Backwaren. Der BFH hat für unbelegte Backwaren mit Heißgetränk entschieden, dass darin kein Frühstück liegt (VI R 36/17).
- Gekürzt wird auch, wenn der Mitarbeitende die gestellte Mahlzeit gar nicht isst. Auf die Einnahme kommt es nicht an (BMF Rz. 75; BFH VI R 16/18).
- Die Kürzung entfällt nur, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit tatsächlich nicht zur Verfügung stellt — etwa weil das Frühstück vor der Reise abbestellt wurde (BMF Rz. 75).
Drei Sätze, die eine Prüfung überstehen
Trägt nicht: „Er war beim Frühstück gar nicht dabei." Das ändert nichts. Maßgeblich ist, ob die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Trägt nicht: „Das Hotel weist kein Frühstück aus." Auch dann ist zu kürzen: Bei einem Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung schreibt Rz. 118 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020 die Kürzung um 20 beziehungsweise je 40 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale vor.
Trägt: Abbestellt und nachweisbar nicht gestellt: keine Kürzung. Der Nachweis gehört zur Reiseabrechnung, nicht in die Erinnerung der Reisenden.
Der Gesamtpreis auf der Hotelrechnung
Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung aus, ist dieser zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen. Das BMF rechnet es an einem Beispiel vor: Ein Arrangement für 70 Euro führt zu 64,40 Euro steuerfreier Übernachtung plus 28 Euro ungekürzter Verpflegung — zusammen 92,40 Euro. Wer stattdessen 70 Euro Übernachtung erstattet und die Verpflegung auf 22,40 Euro kürzt, kommt auf denselben Betrag.
Das Ergebnis ist also identisch, egal an welcher Stelle gekürzt wird. Falsch ist nur, gar nicht zu kürzen.
Im Ausland wird tagesbezogen von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Auslandspauschale gekürzt, nicht von der des Landes, in dem gegessen wurde. Das amtliche Beispiel: Rückreise aus Straßburg mit Weiterreise nach Kopenhagen — das Frühstück in Straßburg kürzt um 15 Euro, nämlich 20 Prozent der Kopenhagener 24-Stunden-Pauschale.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG — Kürzung um 20 und 40 Prozent der 24-Stunden-Pauschale
- § 9 Abs. 4a Satz 10 EStG — gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73 bis 75 und Rz. 118 nebst Beispiel 65
- BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Einnahme der Mahlzeit
- BFH, Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17 — unbelegte Backwaren sind kein Frühstück
- § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG i. V. m. BMF-Schreiben vom 29.12.2025 — Sachbezugswerte 2026 und die 60-Euro-Grenze
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ein Geschäftspartner lädt zum Essen ein — muss die Pauschale gekürzt werden?
- Die Kürzung setzt voraus, dass die Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung von einem Dritten gestellt wurde (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Lädt ein Dritter aus eigenem Antrieb und ohne Zutun des Arbeitgebers ein, ist dieser Tatbestand nicht erfüllt. Ob eine Veranlassung vorliegt — etwa weil der Arbeitgeber ein Seminar mit Verpflegung gebucht hat —, entscheidet sich am Einzelfall und gehört in die Reisekostenrichtlinie.
- Wird am An- und Abreisetag von 14 oder von 28 Euro gekürzt?
- Von 28 Euro. Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, auch wenn für den Tag selbst nur 14 Euro angesetzt werden. Ein Frühstück kürzt deshalb um 5,60 Euro, ein Abendessen um 11,20 Euro.
- Kann die Kürzung die Pauschale ins Minus ziehen?
- Nein. Gekürzt wird höchstens bis auf null (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Wer am An- und Abreisetag Frühstück und Abendessen gestellt bekommt, hat für diesen Tag keine Verpflegungspauschale mehr — nachzahlen muss er nichts.
- Was sind die Sachbezugswerte für Mahlzeiten 2026?
- Für 2026 gelten 2,37 Euro für ein Frühstück und je 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen; für Vollverpflegung 11,50 Euro. Anwendbar sind sie nur, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Das ist eine andere Größe als die Kürzungsbeträge — welcher Weg für einen Tag greift, hängt davon ab, ob für diesen Tag überhaupt eine Verpflegungspauschale beansprucht werden kann.
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