Dreimonatsfrist: wann die Verpflegungspauschale endet
Die Frist läuft still. Sie steht in keiner Abrechnung, sie meldet sich nicht — und wenn sie abgelaufen ist, wird jede weiter gezahlte Verpflegungspauschale zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Bis das auffällt, sind meist mehrere Monate zusammengekommen.
Stand: 07. August 2026
Die Regel
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach entfällt die Pauschale, obwohl die Auswärtstätigkeit fortbesteht.
Betroffen ist ausschließlich die Verpflegung. Für die Unterkunft gilt eine eigene Frist mit einer ganz anderen Rechtsfolge.
Die vier Zahlen, auf die es ankommt
| Regel | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale an derselben Tätigkeitsstätte | 3 Monate | § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG |
| Unterbrechung, die die Frist neu starten lässt | mindestens 4 Wochen | § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG |
| Anlauf der Frist erst ab | 3 Tage je Woche | BMF 25.11.2020 Rz. 55 |
| Unterkunftskosten im Inland danach begrenzt auf | 48 Monate / 1.000 € | BMF 25.11.2020 Rz. 123 |
Wann die Frist überhaupt anläuft
Sie beginnt erst, sobald der Mitarbeitende an mindestens drei Tagen pro Woche an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig wird. Bei höchstens zwei Tagen pro Woche läuft sie nicht an — dann bleibt die Verpflegungspauschale dauerhaft erhalten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 55).
Geprüft wird stets im Nachhinein. Die Verwaltung nennt das Ex-post-Betrachtung: Ob eine Unterbrechung ausreichend lang war und ob die Frist abgelaufen ist, entscheidet sich anhand des tatsächlichen Verlaufs, nicht anhand der Planung zu Projektbeginn.
Was die Frist neu startet — und was nicht
Trägt: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen. Der Grund ist unerheblich: Urlaub und Krankheit zählen genauso wie ein Einsatz an einem anderen Ort (BMF Rz. 54).
Trägt nicht: Drei Wochen Urlaub reichen nicht. Die Frist läuft nach der Rückkehr an derselben Stelle weiter, an der sie stehen geblieben ist.
Trägt nicht: Ein Wechsel innerhalb desselben Werks- oder Betriebsgeländes ist kein Wechsel der Tätigkeitsstätte. Mehrere ortsfeste Einrichtungen auf einem Gelände gelten als eine großräumige Tätigkeitsstätte (BMF Rz. 53; BFH VI R 40/16 und VI R 12/17).
Trägt: Einrichtungen verschiedener Auftraggeber sind verschiedene Tätigkeitsstätten — auch dann, wenn sie nebeneinanderliegen.
Fälle, in denen die Frist anders läuft
- Auf Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen findet die Dreimonatsfrist keine Anwendung (BMF Rz. 56). Wer im Fahrdienst arbeitet, verliert die Pauschale nicht nach drei Monaten.
- Bei doppelter Haushaltsführung gilt die Frist entsprechend (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG).
- Für Unterkunftskosten im Inland gilt keine Dreimonats-, sondern eine 48-Monatsfrist: Danach sind sie nur noch bis 1.000 Euro im Monat abziehbar oder steuerfrei erstattbar (BMF Rz. 123). Auch diese Frist läuft erst ab drei Tagen pro Woche an, und erst eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten startet sie neu (Rz. 125).
- Bei Auslandsübernachtungen im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit greift die 1.000-Euro-Grenze nicht (BMF Rz. 124).
Warum der Fehler teuer wird
Nach Fristablauf weiter gezahlte Verpflegungspauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF Rz. 59). Nicht anteilig, sondern in voller Höhe. Bei einem Montageteam auf derselben Baustelle betrifft das mehrere Personen gleichzeitig und summiert sich über Monate, bevor jemand nachrechnet.
Praktisch heißt das: Die Frist gehört pro Person und pro Einsatzort geführt, nicht pro Projekt. Und sie gehört überwacht, solange der Einsatz läuft — nicht erst, wenn die Lohnsteuer-Außenprüfung das Thema aufwirft.
Ob mehrere Einsatzorte eine oder mehrere Tätigkeitsstätten sind und wann eine Unterbrechung als solche zählt, entscheidet sich am Einzelfall. Die Einordnung gehört vor Projektbeginn geklärt, nicht rückwirkend.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG — Dreimonatsfrist und Unterbrechung von vier Wochen
- § 9 Abs. 4a Satz 12 EStG — entsprechende Anwendung bei doppelter Haushaltsführung
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 53 bis 56 und Rz. 59
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 123 bis 125 — 48-Monatsfrist für Unterkunftskosten
- BFH, Urteile vom 11.4.2019, VI R 40/16 und VI R 12/17 — großräumige Tätigkeitsstätte
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Zählt Urlaub als Unterbrechung der Dreimonatsfrist?
- Ja, wenn er mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich, es zählt allein die Dauer (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG; BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 54). Zwei Wochen Urlaub ändern an der laufenden Frist nichts.
- Gilt die Dreimonatsfrist auch für Fahrtkosten und Übernachtung?
- Nein. Sie betrifft ausschließlich die Verpflegungspauschalen. Für Unterkunftskosten im Inland gilt eine eigene 48-Monatsfrist, nach deren Ablauf nur noch 1.000 Euro im Monat abziehbar oder steuerfrei erstattbar sind (BMF Rz. 123).
- Wann beginnt die Frist bei zwei Tagen pro Woche vor Ort?
- Gar nicht. Die Frist läuft erst an, sobald an mindestens drei Tagen pro Woche an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gearbeitet wird (BMF Rz. 55). Bei höchstens zwei Tagen pro Woche bleibt die Verpflegungspauschale erhalten, auch über drei Monate hinaus.
- Was passiert mit Pauschalen, die nach Ablauf der Frist gezahlt wurden?
- Sie sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 59). Nicht anteilig, sondern in voller Höhe.
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